07.09.1998 28/1998

Arkistointi - Tutkimusrekisteri

Tietosuojalautakunta myönsi Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymälle luvan arkistoida Tampereen yliopistollisessa sairaalassa muuna kuin virkatyönä tehdyssä tieteellisessä tutkimustyössä kertyneet asiakirjat sairaalassa sijaitsevaan Pirkanmaan sairaanhoitopiirin keskusarkistoon.

ASIA
Henkilötietojen arkistointia koskeva lupahakemus

HAKIJA
Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä

HAKEMUS
Hakija pyytää lupaa saada arkistoida henkilökohtaisessa
tai ulkopuolisen tahon TAYSissa tekemässä tieteellisessä
tutkimustyössä kertyneet asiakirjat TAYSissa sijaitsevaan
Pirkanmaan sairaanhoitopiirin keskusarkistoon.

TAYSin tutkimustyön tekijät ovat enenevässä määrin
esittäneet pyyntöjä saada luovuttaa aineistonsa
säilytettäväksi Pirkanmaan sairaanhoitopiirin
keskusarkistossa.

Tutkimusta tehdään sekä virkatyönä että henkilökohtaisena
tutkimuksena. Koska rajanveto näiden kahden välillä on
vaikeaa, on hakijan tavoitteena tutkimusasiakirjojen
säilytysohjeiden ja arkistointitapojen yhdenmukaistaminen.
Virkatyönä tehtävän tieteellisen tutkimusaineiston
säilytysajaksi on TAYSissa määritelty 15 vuotta. Sen sijaan
henkilökohtaisena työnä tehtävien tutkimusten
tutkimusaineiston osalta noudatetaan pääsääntöisesti
henkilörekisterilakia ja tutkija vastaa itse asiakirjojen
säilyttämisestä ja hävittämisestä.

Ottaen huomioon tutkimusasiakirjojen ainutkertaisuuden,
arkaluontoisuuden ja henkilökohtaisen tutkimusaineiston
säilytysvaikeudet, hakija haluaisi keskittää kaikkien
tutkimusasiakirjojen säilyttämisen ammattitaitoisen
arkistohenkilöstön haltuun keskusarkistoon, jossa aineiston
säilyvyys ja tietosuoja olisi turvatumpaa. Tietojen käyttö
ja luovutus tultaisiin määrittelemään tutkija ja
tutkimuskohtaisesti erillisillä sopimuksilla. Aineisto
hävitettäisiin säilytysajan päätyttyä keskusarkiston
toimesta.

Hakemukseen on liitetty pohjapiirros vuonna 1995
valmistuneen ns. FinnMedi -rakennuksen 0-kerroksesta, jonne
tutkimusaineisto on tarkoitus sijoittaa. Kyseinen tila on
varustettu keskusarkiston käyttöön ja siinä säilytetään
myös muita asiakirjoja, mm. kuolleiden potilaiden
sairauskertomukset.

Kansallisarkiston lausunto

Kansallisarkistolle on henkilörekisteriasetuksen 14 §:n
mukaisesti varattu tilaisuus lausunnon antamiseen
arkistointilupahakemuksesta. Kansallisarkisto on 17.8.1998
antanut siltä pyydetyn lausunnon 12/32/98, jossa se puoltaa
arkistointiluvan myöntämistä.

Kansallisarkisto toteaa, että hakemuksessa ei ole kysymys
tutkimusaineiston pysyvästä säilyttämisestä, mikä
edellyttäisi arkistolaitoksen päätöstä.

Kansallisarkisto katsoo, että keskusarkiston henkilökunta
on kokenutta, arkistoalan koulutuksen saanutta ja
ammatillisesti pätevää. Arkistotilaksi tarkoitettu
materiaalivarasto vastaa määräaikaiseen säilytykseen
tarkoitetulle tilalle asetettuja vaatimuksia.

Edellä esitetyt seikat huomioon ottaen Kansallisarkisto
puoltaa arkistointia ehdotetulla tavalla ja esittää, että
tietosuojalautakunta antaa Pirkanmaan sairaanhoitopiirin
kuntayhtymälle luvan mainittujen Tampereen
yliopistollisessa sairaalassa tutkimustyössä kertyneiden
asiakirja-aineistojen arkistointiin sairaalan
keskusarkistossa.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Henkilörekisterilain 27 §:n mukaan rekisterinpitäjän
toiminnan kannalta tarpeeton henkilörekisteri tulee
hävittää, jollei sitä siirretä arkistoitavaksi siten kuin
asetuksella tarkemmin säädetään.

Henkilörekisteriasetuksen 1 §:n mukaan tutkimusrekisterit
on hävitettävä pykälässä säädetyissä määräajoissa, ellei
niitä siirretä arkistoitavaksi henkilörekisteriasetuksen
14 §:ssä tarkoitetulla tavalla.

Henkilörekisteriasetuksen 14 §:n mukaan
tietosuojalautakunta voi antaa yhteisölle, säätiölle ja
laitokselle luvan arkistoida omassa toiminnassaan
syntyneitä henkilörekistereitä, jos ne ovat tieteellisen
tutkimuksen kannalta tai muusta syystä merkityksellisiä.
Tietosuojalautakunnan on lupapäätöksessä määrättävä, miten
rekistereiden suojaus on järjestettävä sekä miten
henkilötietojen käyttöä on valvottava.

Päätös

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitetut
tieteellisessä tutkimustyössä kertyneet asiakirjat ovat
TAYSin omassa toiminnassa syntyneitä henkilörekistereitä.
Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitetut
tutkimusrekisterit voivat olla mahdollisen myöhemmän
tutkimustoiminnan kannalta merkityksellisiä.

Tämän vuoksi tietosuojalautakunta, ottaen huomioon myös
hakemuksessa esitetyt perustelut ja kansallisarkiston
lausunnon, myöntää hakijalle luvan arkistoida
henkilökohtaisessa tai ulkopuolisen tahon TAYSissa
tekemässä tieteellisessä tutkimustyössä kertyneet
asiakirjat TAYSissa sijaitsevaan Pirkanmaan
sairaanhoitopiirin keskusarkistoon.

Arkistoitavat rekisterit on suojattava asianmukaisesti
luvatonta käsittelyä, käyttöä, tuhoamista ja muuttamista
sekä anastusta vastaan.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 27 §

Henkilörekisteriasetus 1 §
Henkilörekisteriasetus 14 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.