07.09.1998 26/1998

Luovutus - Massaluovutus - Yhdistäminen - Rekisterinpitäjä - Yhteysvaatimus

Tietosuojalautakunta myönsi Videokauppiasliiton jäsenyrityksinä oleville videovuokraamoille määräaikaisen poikkeusluvan saada ylläpitää yhteistä sulkulistaa henkilöistä, jotka ovat jättäneet vuokrauskohteen palauttamatta ja/tai ylipäivien vuokran maksamatta. Lupaan sisältyi useita lupamääräyksiä.

Ks. myös päätös 14/2.6.1997

ASIA
Henkilötietojen keräämistä, tallettamista, yhdistämistä ja
luovuttamista koskeva poikkeuslupahakemus

HAKIJA
Videovuokraamoiden Liiton (oik. Videokauppiasliiton)
jäsenyrityksinä olevat videovuokraamot, asiamiehenään Timo
Dahlström

HAKEMUS
Hakijat pyytävät lupaa saada ylläpitää yhteistä
sulkulistaa henkilöistä, jotka ovat syyllistyneet
hakijoihin kohdistuviin väärinkäytöksiin.

Videovuokraamoille aiheutuu väärinkäytöksistä
yritysten kokoon nähden suuria taloudellisia
menetyksiä. Suuremmissa vuokraamoketjuissa
menetykset ovat useita satoja tuhansia markkoja
vuosittain ja yksittäisissä vuokraamoissa kymmeniä
tuhansia.

Hakijat arvioivat, että väärinkäytöksiä on
vuodessa noin tuhat ja määrä on varsinkin
pääkaupunkiseudulla kasvamaan päin. Keskeneräisiä
perittäviä saatavia on arviolta kolmetuhatta
kappaletta. Tuotteiden muutaman kymmenen markan
suuruinen vuokra maksetaan etukäteen ilman
takuumaksua. Takuumaksun vaatiminen saattaisi sen
suuruuden vuoksi lamaannuttaa vuokraustoiminnan.

Hakijat vetoavat hakemuksensa tueksi myös siihen,
että Suomessa ja Ruotsissa rakennuskonevuokraamoilla on
käytössä vastaavanlainen sulkulista.

Vuokraamo ilmoittaisi tapahtuneesta
väärinkäytöksestä telefaxilla tehtävään valitulle
perintätoimistolle, joka lähettäisi varoitusfaxit
kaikille muille liiton jäsenvuokraamoille.
Perintätoimisto laatisi sulkulistan ilmoitetuista
tapauksista ja toimittaisi päivitetyn listan
yrityksille kaksi kertaa kuukaudessa.

Kukin yritys tekisi sopimuksen perintätoimiston
kanssa ja sitoutuisi huolellisesti hävittämään
saapuneet varoitustelefaxit aina uuden sulkulistan
saavuttua. Uusi lista olisi siten aina päivitetty
ja mahdolliset virheet korjattu. Vanhat tiedot
poistuisivat myös keskitetysti.

Toimeksiantolomakkeelle merkittäisiin:

- vuokraamon tiedot (nimi, osoite, posti- ja
puhelinnumero)
- vuokrauksen kohde
- videokasetti
- videopeli
- pelikonsoli
- moviebox
- muu
- vuokraajan tiedot (nimi, osoite, henkilötunnuksen
tunnusosa)

- tieto tapahtuneesta (rasti ruutuun)
- vuokrauskohdetta ei palautettu
- vuokrauksen kohde palautettu rikottuna
- ylipäivien vuokra maksamatta

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Tietojen luovuttaminen muille videovuokraamoille

Hakijoiden tarkoituksena on luovuttaa toisilleen tietoja
sekä telefaxin välityksellä että yhteisesti pidettävän
sulkulistan välityksellä.

Henkilörekisterilain 18 §:n 1 momentin mukaan
henkilörekisterissä olevia tai sitä varten kerättyjä
henkilötietoja ei saa luovuttaa ellei tietoja luovuteta

1) rekisteröidyn suostumuksella tai rekisteröidyn
toimeksiannosta;
2) lain tai asetuksen taikka niiden nojalla
annetun määräyksen mukaisesti;
3) sellaisissa olosuhteissa, joissa henkilötiedon
luovuttaminen kuuluu tavanomaisena osana sellaisen
toiminnan harjoittamiseen; luovuttamisen
edellytyksenä on tällöin kuitenkin, että
rekisteröidyn voidaan olettaa tietävän
henkilötietojen tällaisesta luovuttamisesta ja
että kysymys ei ole arkaluonteisista tiedoista;
tai
4) tieteellistä tutkimusta tai tilastointia
varten.

Henkilörekisterilain 18 §:n 1 momentin edellytykset eivät
täyty hakemuksissa tarkoitetuissa luovutuksissa. Hakijat
tarvitsevat näin ollen henkilörekisterilain
37 §:ssä tarkoitetun poikkeusluvan väärinkäytöstietojen
luovutukseen muille videovuokraamoille.

Massaluovutuksella tarkoitetaan henkilörekisterilain 2
§:n 8 kohdan mukaan mm. suurehkoa määrää rekisteröityjä
koskevien henkilötietojen luovuttamista. Vaikka kerralla
luovutettaisiinkin vain pienehköjä määriä henkilötietoja,
on tietojen luovutusta pidettävä massaluovutuksena, jos
tällainen luovutus samalle luovutuksensaajalle on
säännönmukaista ja jatkuvaa. Väärinkäytöstietojen
luovutuksissa muille videovuokraamoille on näin ollen
yleensä kysymys henkilötietojen henkilörekisterilain 2
§:n 8 kohdassa tarkoitetuista massaluovutuksista.

Henkilörekisterissä olevia tai sitä varten kerättyjä
henkilötietoja saa henkilörekisterilain 19 §:n 1 momentin
mukaan luovuttaa massaluovutuksena vain:

1) jos rekisteröity on antanut siihen
suostumuksensa tai jos se tapahtuu rekisteröidyn
toimeksiannosta;
2) jos tietojen tällainen luovuttaminen tapahtuu
henkilörekisterilain 18 §:n 3 momentin taikka muun
lain tai asetuksen taikka tietosuojalautakunnan
antaman luvan mukaisesti; tai
3) jos luovutuksensaajalla on tämän lain mukainen
oikeus tallettaa luovutettavat henkilötiedot
henkilörekisteriin eikä henkilötietojen luovutus
ja käyttö vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden
suojaa tai hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka
valtion turvallisuutta.

Henkilörekisterilain 19 §:ssä tarkoitetut edellytykset
henkilötietojen
massaluovutukselle eivät täyty tietojen luovutuksissa
muille videovuokraamoille. Tämän vuoksi hakijat
tarvitsevat poikkeusluvan myös henkilötietojen
massaluovutusta koskevista henkilörekisterilain 19 §:n
säännöksistä.

Henkilötietojen yhdistäminen

Tarkoituksena on yhdistää yksittäisten videovuokraamoiden
henkilörekistereihin sisältyviä tietoja yhteiseksi
sulkulistaksi.

Henkilörekistereitä saa henkilörekisterilain 20 §:n 1
momentin mukaan yhdistää vain:

1) jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa
tai tietosuojalautakunta luvan;
2) jos yhdistäminen johtuu välittömästi laissa
säädetystä tehtävästä ja rekisterinpitäjällä on tätä
tarkoitusta varten oikeus saada ja käyttää
yhdisteltäviä tietoja;
3) jos yhdistäminen tapahtuu osoitetietojen tavanomaiseksi
päivittämiseksi tai moninkertaisten
postilähetysten välttämiseksi; tai
4) jos on ilmeistä, että yhdistäminen ei vaaranna
rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen etujaan
tai oikeuksiaan.

Tietosuojalautakunta katsoo, että 20 §:n 1 momentissa
yhdistämiselle säädetyt edellytykset eivät täyty. Tämän
vuoksi hakijat tarvitsevat poikkeusluvan henkilötietojen
yhdistämiseen.

Henkilötietojen kerääminen ja tallettaminen yhteiselle sulkulistalle

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan henkilörekisterilain 2
§:n 3 kohdassa henkilöä, yhteisöä tai säätiötä, jonka
käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on
oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä.

Tietosuojalautakunta katsoo, että perustettavan
sulkulistan rekisterinpitäjänä olisivat
Videokauppiasliiton jäsenyrityksinä olevat
videovuokraamot yhdessä.

Yhteysvaatimus

Henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentin mukaan
henkilörekisteriin merkittäviksi saa kerätä ja
rekisteriin tallettaa ilman rekisteröidyn suostumusta tai
tietosuojalautakunnan lupaa tietoja vain sellaisista
henkilöistä, joilla asiakas- tai palvelussuhteen,
jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi on
asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan, jollei
rekisterin pitäminen johdu rekisterinpitäjälle säädetystä
taikka lain tai asetuksen nojalla määrätystä tehtävästä
(yhteysvaatimus).

Tietosuojalautakunta katsoo, että henkilörekisterilain 5
§:n 1 momentissa tarkoitettu yhteysvaatimus toteutuu
vuokraajan ja vuokralle antavan videovuokraamon välillä.
Yhteysvaatimus voi kuitenkin katketa esimerkiksi sen
jälkeen kun mahdollinen saatava on suoritettu. Muilta
osin yhteysvaatimus ei toteudu videovuokraamoiden ja
rekisteröitävien välillä.

Henkilötietojen kerääminen ja tallettaminen
videovuokraamoiden sulkulistalle ei johdu vuokraamoille
säädetystä taikka lain tai asetuksen nojalla määrätystä
tehtävästä. Koska rekisteröitävät eivät myöskään ole
antaneet suostumustaan tietojensa tallettamiseen
sulkulistalle, tarvitsevat hakijat poikkeusluvan
yhteysvaatimuksesta siltä osin kuin ko. tietoja
talletettaisiin henkilöistä, joiden osalta yhteysvaatimus
ei täyty.

Poikkeusluvan myöntämisen edellytykset

Henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitettu poikkeuslupa
henkilötietojen luovuttamiseen ja yhdistämiseen samoin
kuin poikkeuslupa yhteysvaatimuksesta voidaan myöntää
vain painavasta syystä ja edellyttäen, että rekisteröidyn
yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa ja
valtion turvallisuuden vaarantuminen voidaan estää.

Päätös

Asiassa saadun selvityksen mukaan videovuokraamoihin
kohdistuneista väärinkäytöksistä aiheutuu
videovuokraamoille vuosittain yritysten kokoon nähden
suuria taloudellisia menetyksiä. Tietosuojalautakunta
katsoo, että hakemuksessa tarkoitetulla sulkulistalla on
mahdollista ehkäistä videovuokraamoihin kohdistuvia
väärinkäytöksiä. Tämän vuoksi tietosuojalautakunta
katsoo, että on painava syy myöntää hakijoille
poikkeuslupa hakemuksessa tarkoitetun yhteisen
sulkulistan pitämiseen siltä osin kuin vuokrauskohdetta
ei ole palautettu tai ylipäivien vuokraa ei ole maksettu.

Sen osoittaminen, onko vuokraaja rikkonut vuokraesineen
vai onko se ollut rikki jo vuokrattaessa, voi olla
vaikeaa. Tietosuojalautakunta katsoo, ettei ole painavaa
syytä myöntää hakijoille poikkeuslupaa tallettaa
yhteiselle sulkulistalle tietoa siitä, että vuokrauksen
kohde on palautettu rikottuna, minkä vuoksi lautakunta
hylkää hakemuksen tältä osin.

Tietosuojalautakunta myöntää hakijoina oleville
videovuokraamoille poikkeusluvan henkilötietojen
luovuttamiseen ja yhdistämiseen sekä poikkeusluvan
yhteysvaatimuksesta ja oikeuttaa hakijat ylläpitämään
yhteistä sulkulistaa henkilöistä, jotka ovat jättäneet
vuokrauskohteen palauttamatta ja/tai ylipäivien vuokran
maksamatta.

Ottaen huomioon sulkulistan tietosisältö ja jäljempänä
asetetut lupamääräykset, tietosuojalautakunta katsoo,
että poikkeusluvan myöntäminen ei perusteettomasti
vaaranna rekisteröidyn yksityisyyttä tai hänen etujaan ja
oikeuksiaan.

Lupamääräykset

Rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja
oikeuksiensa vaarantumisen estämiseksi
tietosuojalautakunta määrää, että

1. Videovuokraamoiden on vuokraussopimuksia tehdessään
kirjallisesti ilmoitettava vuokraajalle mahdollisuudesta
rekisteröidä hakemuksessa tarkoitettuja tietoja ja
sulkulistan käyttötarkoituksesta.

2. Tietoa ei saa tallettaa, ellei vuokraajalle ole
lähetetty palautusajan umpeuduttua kirjallista kehotusta
palauttaa vuokraesine ja/tai maksaa ylipäivien vuokra.

3. Tietoa ei saa tallettaa, ellei edellä mainitussa
kehotuksessa ole muistutettu siitä, että tieto voi tulla
rekisteröidyksi Videokauppiasliiton jäsenten yhteiselle
sulkulistalle.

4. Tiedon saa tallettaa vasta kun kehotuksen
lähettämisestä on kulunut kolme viikkoa eikä vuokraaja
tämän ajan kuluessa ole joko palauttanut vuokraesinettä
tai korvannut sen arvoa vuokraamolle ja/tai maksanut
ylipäivien vuokraa.

5. Rekisteröidyllä on oikeus saada sulkulistalle merkintä
siitä, että vuokrasaatava on riitautettu.

6. Sulkulistalla olevat tiedot on hävitettävä vuoden
kuluttua rekisteröinnistä.

Luvan määräaikaisuus

Lupa myönnetään määräaikaisena 30.9.2000 asti, jotta
poikkeusluvan nojalla toteutetun järjestelyn toimivuus
voidaan tarvittaessa arvioida uudelleen.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2 §
Henkilörekisterilaki 5 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 18 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 19 §
Henkilörekisterilaki 20 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 37 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.