24.08.1998 24/1998

Suoramarkkinointi - Pysyvä suoramarkkinointirekisteri - Yhteysvaatimus - Käyttötarkoitus - Yhdistäminen

Tietosuojalautakunta hylkäsi Enso Oyj:n poikkeuslupahakemuksen saada kerätä ja tallettaa pysyvään suoramarkkinointirekisteriin tietoja metsänomistajista, jotka saattaisivat tulevaisuudessa myydä puuta, eli potentiaalisista asiakkaista. Rekisteriä oli tarkoitus käyttää puukaupan markkinoinnissa ja metsäviestinnässä.

Päätöksestä on valitettu korkeimpaan hallinto-oikeuteen.

Ks. myös päätös 25/24.8.1998

ASIA
Henkilötietojen keräämistä ja tallettamista koskeva
poikkeuslupahakemus

HAKIJA
Enso Oyj

HAKEMUS
Hakija pyytää poikkeuslupaa saada kerätä ja tallettaa
Enso Oyj:n metsänomistajarekisteriin asiakkaita
koskevien tietojen lisäksi tietoja myös henkilöistä,
jotka saattaisivat tulevaisuudessa myydä puuta, eli
potentiaalisista asiakkaista. Tietoja kerättäisiin ja
talletettaisiin puukaupan markkinointia ja
metsäviestintää varten.

Tietoja on tarkoitus alkaa kerätä ja rekisteri ottaa
käyttöön syksyllä 1998.

Hakemuksen perustelut

Metsävarojen hyödyntäminen ja puukaupan turvaaminen
teollisuuden raaka-aineensaannin varmistamiseksi ovat
kansallisesti hyväksyttyjä periaatteita. Suuri osa
metsänomistajista ei kuitenkaan aikaisemmasta poiketen
enää asu tilallaan. Tämän vuoksi heidän kosketuksensa
metsään, sen hoitoon ja puukauppaan saattaa olla
etäinen. Usein nämä uudet metsänomistajat, jotka ovat
esimerkiksi perineet metsälönsä, eivät tiedä miten
metsäomaisuutta tulisi hoitaa ja miten sitä on
mahdollista hyödyntää taloudellisesti. He eivät
välttämättä myöskään tiedä mahdollisuuksiaan
omaisuutensa hoitoon liittyvän tiedon hankkimiseen.

Tavoitteena on metsänomistajien aktivoiminen; tiedon
jakaminen metsäomaisuuden hoidosta ja puukaupasta, minkä
avulla metsänomistajilla on parempi mahdollisuus
omaisuutensa hyödyntämiseen.

Puunjalostusteollisuuden tuotteiden markkinoilla
tapahtuu nykyisin nopeita muutoksia, joiden vaikutukset
heijastuvat koko jalostusketjuun. Metsänomistajien
kannalta on tärkeätä, että he saavat muuttuvasta
markkinatilanteesta ja laatuvaatimuksista tiedon suoraan
ja mahdollisimman pian ja voivat siten reagoida niihin.

Metsäalalla toimivien neuvontajärjestöjen ym. resurssit
eivät riitä tyydyttämään syntynyttä tiedon tarvetta.
Tiedon tarjoaminen puun ostajan taholta on omiaan
parantamaan tiedon luotettavuutta ja tasapuolisuutta.
Markkinoiden toimivuudelle on ominaista riittävä ja
objektiivinen tiedonsaanti. Puun ostajan tarjoama tieto
mahdollistaa täten myös puutavaramarkkinoiden paremman
toimivuuden.

Hakijan suullisesti antama lisäselvitys

Hakijalta suullisesti saadun lisäselvityksen mukaan
rekisteriin merkittävät tilatiedot ovat: kunta, kylä,
tilan nimi ja rekisterinumero.

Metsäviestinnällä tarkoitetaan mm. sitä, että sellaisia
henkilöitä, jotka eivät ole olleet puukaupan kanssa
tekemisissä pitkään aikaan, lähestytään ensin esim.
jakamalla perustietoa, kuten tietoa metsäverotuksesta.
Näin tekemällä näiden metsänomistajien asenne pyritään
saamaan otollisemmaksi puukauppaa kohtaan.

Enson myyjärekisterissä, josta tietoja
metsänomistajarekisteriä varten kerätään, on tietoja
vain asiakkaista. Metsänomistajille järjestettyjen
tilaisuuksien asiakkaita koskevat tiedot on kerätty
lomakkeilla, joissa usein on rastitettava kohta, jossa
voi kieltää tietojen käyttämisen suoramarkkinointiin.

Julkisista rekistereistä kerättävien tietojen osalta
hakija lähtee siitä, että kaikki, jotka omistavat maata
vähintään 5 ha ja pohjoisessa 10 ha, omistavat myös
metsää. Lounais-Suomessa saattaa olla tämän kokoisia
maatiloja, joihin ei kuulu metsää, mutta Lounais-Suomi
ei kuulu Enso Oyj:n toiminta-alueeseen.

Kiinteistörekisteristä on tarkoitus hankkia uusia
tietoja aina kun löytyy joku mielenkiintoinen metsä,
jonka omistajaa ei tiedetä. Lainhuuto- ja
kiinnitysrekisteristä tietoja on tarkoitus hankkia vain
sellaisissa tapauksissa, joissa on jokin erityinen syy
selvittää, kenellä on kiinteistöön lainhuuto. Hakijalla
on tekninen käyttöyhteys sekä kiinteistörekisteriin että
lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin. Tietoja
metsänomistajarekisteriin voitaisiin näistä
rekistereistä ottaa kuitenkin muutenkin kuin teknisen
käyttöyhteyden avulla.

Hakijalla on vanhoja atk-tulosteita
kiinteistörekisteristä vuodelta 1994, jotka on saatu
maanmittauslaitoksen kanssa tehdyn sopimuksen nojalla.
Tiedot luovutettiin yhtiölle muuhun kuin
suoramarkkinointitarkoitukseen lähinnä yhtiön omien
rajanaapureiden selvittämistä varten. Näitä vanhoja atk-tulosteita
on tarkoitus käyttää pohjana
metsänomistajarekisteriä muodostettaessa. Vanhoihin
kiinteistötietoihin sisältyvät omistajien nimet ja
osoitteet. Tiedot on järjestetty kylittäin ja
rekisterinumeroittain.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Hakemuksen liitteenä olevan Enso Oyj:n
metsänomistajarekisterin rekisterin kuvauksen mukaan
rekisteri on tarkoitettu pysyväksi
suoramarkkinointirekisteriksi. Rekisterin
käyttötarkoitus on puukaupan markkinointi ja
metsäviestintä. Rekisteriä käytetään Enso Oyj:n
markkinoimiseen puun ostajana ja yleiseen metsäasioista
tiedottamiseen.

Rekisterin avulla hakija tarjoaa ostopalveluja ja
välittää viestejä määrätylle väestönosalle
suoramarkkinointikanavien avulla tarkoituksena tiedottaa
tai koettaa saada rekisteröity vastaamaan viesteihin.
Tietosuojalautakunta katsoo, että
metsänomistajarekisteri on suoramarkkinointirekisteri.

Henkilötietojen kerääminen ja tallettaminen pysyvään suoramarkkinointirekisteriin

Henkilörekisterilain 5 §:n 4 momentin mukaan
suoramainontaa ja muuta suoramarkkinointia varten saa 5
§:n 1 momentin yhteysvaatimuksen estämättä kerätä ja
tallettaa henkilötietoja henkilörekisteriin.

Henkilörekisteriasetuksen 4 §:n 2 kohdassa säädetään
pysyvään käyttöön tarkoitetun
suoramarkkinointirekisterin tietosisällöstä. Tällainen
rekisteri saa sisältää tiedot vain rekisteröidyn
nimestä, osoitteesta, puhelinnumerosta, arvosta tai
ammatista, iästä, sukupuolesta ja äidinkielestä eikä
rekisteri saa kattavuutensa ja käyttötapansa vuoksi
vaarantaa valtion turvallisuutta.

Poikkeusluvan tarve

Hakemuksessa tarkoitettu metsänomistajarekisteri
sisältäisi myös tilatiedot, joita pysyvään
suoramarkkinointirekisteriin ei
henkilörekisteriasetuksen 4 §:n 2 kohdan mukaan saa
tallettaa. Hakija tarvitsee näin ollen poikkeusluvan
pysyvää suoramarkkinointirekisteriä koskevasta
henkilörekisteriasetuksen 4 §:n 2 kohdan säännöksestä.

Poikkeuslupaa ei tarvita siltä osin kuin
henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentissa mainittu
yhteysvaatimus hakijan ja rekisteröidyn välillä täyttyy
eikä asianomainen ole kieltänyt tietojensa käyttämistä
suoramarkkinointiin.

Vanhojen kiinteistörekisteritietojen käyttö metsänomistajarekisterin muodostamisessa

Henkilörekisterilain 21§:n mukaan se, jolle
henkilötietoja on luovutettu, ei saa käyttää saamiaan
henkilötietoja muuhun kuin niitä luovutettaessa
määriteltyihin käyttötarkoituksiin.

Poikkeusluvan tarve

Hakijalle vuonna 1994 luovutetut
kiinteistörekisteritiedot on hakijan ilmoituksen mukaan
luovutettu muuta tarkoitusta kuin
suoramarkkinointirekisterin perustamista varten. Tämän
vuoksi hakija tarvitsee poikkeusluvan
henkilörekisterilain 21 §:n säännöksestä.

Kiinteistötietojärjestelmästä saatavien tietojen yhdistäminen hakijalla jo oleviin tietoihin

Tietojen luovuttamisesta kiinteistörekisteristä
säädetään kiinteistörekisterilain 9 ja 10 §:ssä.
Tietojen luovuttamisesta lainhuuto- ja
kiinnitysrekisteristä säädetään maakaaren 7 luvun 2
§:ssä ja lainhuuto- ja kiinnitysrekisteristä annetun
asetuksen 36 §:ssä.

Metsänomistajarekisteri on tarkoitus muodostaa
yhdistämällä kiinteistörekisterin, lainhuuto- ja
kiinnitysrekisterin ja Enson myyjärekisterin tietoja.
Lisäksi rekisteriin kerätään tietoja lomakkeista, jotka
metsänomistajat ovat täyttäneet metsänomistajille
järjestetyissä tilaisuuksissa. Kysymyksessä on
henkilörekisterien yhdistäminen.

Henkilörekisterilain 20 §:n mukaan henkilörekistereitä
saa yhdistää vain:

1) jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa
tai tietosuojalautakunta luvan;
2) jos yhdistäminen johtuu välittömästi laissa
säädetystä tehtävästä ja rekisterinpitäjällä on tätä
tarkoitusta varten oikeus saada ja käyttää
yhdisteltäviä tietoja;
3) jos yhdistäminen tapahtuu osoitetietojen
tavanomaiseksi päivittämiseksi tai moninkertaisten
postilähetysten välttämiseksi; tai
4) jos on ilmeistä, että yhdistäminen ei vaaranna
rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen etujaan
tai oikeuksiaan.

Henkilörekisterilain 20 §:n 1 momentin 1-3 kohdan
edellytykset henkilörekisterien yhdistämiselle eivät
täyty. Tietosuojalautakunta katsoo, ettei myöskään 4
kohdan edellytys täyty, koska ei voida pitää ilmeisenä,
että yhdistäminen ei vaaranna rekisteröidyn
yksityisyyden suojaa.

Poikkeusluvan tarve

Koska henkilörekisterilain 20 §:n 1 momentin
edellytykset henkilörekisterien yhdistämiselle eivät
täyty, tarvitsee hakija poikkeusluvan henkilörekisterien
yhdistämiseen.

Poikkeusluvan myöntämisen edellytykset

Tietosuojalautakunta voi antaa henkilörekisterilain 37
§:ssä tarkoitetun luvan poiketa luovutettujen tietojen
käyttöä koskevasta henkilörekisterilain 21 §:stä,
henkilörekisteriasetuksen 4 §:n 2 kohdan pysyvän
suoramarkkinointirekisterin tietosisältöä koskevasta
säännöksestä ja henkilörekisterilain 20 §:n yhdistämistä
koskevasta säännöksestä. Poikkeuslupa voidaan myöntää
vain painavasta syystä ja edellyttäen, että
rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja
oikeuksiensa ja valtion turvallisuuden vaarantuminen
voidaan estää.

Päätös

Kyseessä on suurehkoa määrää rekisteröityjä koskeva
henkilörekisteri. Henkilörekisterilain lähtökohtana on,
että rekisterinpitäjällä on rekisteröidyn suostumus
henkilötietojen keräämiseen ja tallettamiseen tai että
henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentin yhteysvaatimus
rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä muuten
täyttyy.

Poikkeustilanteista, jolloin henkilötietojen kerääminen
ja tallettaminen on sallittua yhteysvaatimuksen
estämättä on erityisesti säädetty. Muiden poikkeusten
mahdollistaminen edellyttää painavan syyn olemassaoloa
ja sitä, että rekisteröidyn yksityisyys ei vaarannu.
Painavan syyn olemassaoloa arvioitaessa on kiinnitettävä
huomiota mm. rekisterinpidon välttämättömyyteen ja
siihen, voidaanko tarkoitettuun tulokseen päästä myös
muilla keinoilla.

Metsävarojen hyödyntämiseen tähtäävän markkinoinnin
helpottumista ei tietosuojalautakunnan mielestä
pelkästään voida pitää painavana syynä poikkeusluvan
myöntämiselle. Tietosuojalautakunta katsoo, että
poikkeusluvan myöntämiseen ei ole henkilörekisterilain
37 §:ssä mainittuja edellytyksiä, ja hylkää hakemuksen.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 5 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 5 § 4 mom
Henkilörekisterilaki 20 §
Henkilörekisterilaki 21 §
Henkilörekisterilaki 37 §
Henkilörekisteriasetus 4 § 2 kohta

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.