05.05.1998 15/1998

Arkistointi - Potilasasiakirja - Tietosuojalautakunnan toimivalta

Tietosuojalautakunnan toimivaltaan ei kuulunut päättää kunnallisen keskussairaalan potilasasiakirjojen säilytysajoista. Arkistolain piiriin kuuluvien asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä määräsi arkistolaitos. Muiden kuin pysyvästi säilytettävien potilasasiakirjojen säilytysajoista päättäminen kuului sosiaali- ja terveysministeriölle.

ASIA
Arkistointilupahakemus

HAKIJA
Etelä-Karjalan keskussairaalan sisätautien vastuuyksikkö

HAKEMUS
Hakija pyytää, että sairaalan arkisto saa säilyttää
kuolleiden dialyysi- ja elinsiirtopotilaiden
sairauskertomukset toistaiseksi ilman hävitysvelvollisuutta.

Hakemuksen perustelut

Kysymyksessä on yhteiskunnan varoja paljon vaatinut pienehkö potilasryhmä, jonka piirissä tehdään tutkimustyötä myös takautuvasti pitkiltä ajoilta. Olisi vahinko, jos mahdollisuudet tärkeisiin selvityksiin häviäisivät.

Hakemuksen mukaan asia koskee koko maan kaikkia dialyysi- ja elinsiirtopotilaita.

Pyydetty lisäselvitys

Tietosuojalautakunta on pyytänyt hakijalta lisäselvitystä hakemuksesta.

Hakijan antaman lisäselvityksen 4.3.1998 mukaan Etelä-Karjalan keskussairaala on kuntayhtymän ylläpitämä. Hakemus koskee vain Etelä-Karjalan keskussairaalassa hoidettuja potilaita.

Hakemuksessa tarkoitetut sairauskertomukset on määrätty säilytettäviksi arkistonmuodostussuunnitelmassa. Säilytysaika on 10 vuotta ennen 30.4.1987 kuolleiden potilaiden asiakirjoille, sen jälkeen 20 vuotta. Vuodesta 1980 on säilytettäviä sairauskertomuksia kertynyt noin 90 ja niitä tulee lisää vuosittain alle 10 kappaletta. Tiedot on tarkoitus säilyttää sairauskertomusarkistossa.

KUULEMINEN

Tietosuojalautakunta on pyytänyt kansallisarkiston lausunnon hakemuksesta.

Lausunnossaan 14.4.1998 dnro 6/41/98 kansallisarkisto katsoo, että asian käsittely ei kuulu tietosuojalautakunnan toimivaltaan. Mikäli hakemuksessa tarkoitetut asiakirjat halutaan säilyttää pysyvästi, kuuluu asian käsittely arkistolaitokselle. Mikäli kysymys on sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirjoille määräämän säilytysajan pidentämisestä, määräaikaisen säilytysajan pituutta koskeva muutosesitys on osoitettava sosiaali- ja terveysministeriölle.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Henkilörekisterilain 27 §:n mukaan henkilörekisteri, joka ei ole enää rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellinen, on hävitettävä, jollei siihen talletettuja tietoja ole erikseen säädetty tai määrätty säilytettäviksi tai jollei sitä siirretä arkistoitavaksi siten kuin asetuksella tarkemmin säädetään.

Henkilörekisteriasetuksen 14 §:n 1 momentin mukaan henkilörekisteri, joka on tieteellisen tutkimuksen kannalta tai muusta syystä merkityksellinen, voidaan siirtää arkistoitavaksi sellaiseen korkeakouluun taikka tutkimustyötä lakisääteisenä tehtävänä suorittavaan laitokseen tai viranomaiseen, jolle tietosuojalautakunta on antanut arkistointiin luvan. Tietosuojalautakunta voi antaa yhteisölle, säätiölle ja laitokselle luvan arkistoida omassa toiminnassaan syntyneitä henkilörekistereitä, jotka täyttävät edellä mainitut vaatimukset.

Henkilörekisterilain säännöksiä sovelletaan, jollei laissa tai ennen henkilörekisterilain voimaantuloa annetussa asetuksessa ole toisin säädetty (henkilörekisterilain 1 §:n 1 momentti ja 49 §:n 2 momentti).

Arkistolaki (831/1994) koskee muun julkishallinnon lisäksi myös kunnallisia viranomaisia ja toimielimiä (arkistolain 1 §). Etelä-Karjalan keskussairaala on kunnallinen arkistonmuodostaja, jonka arkistotoimeen ja asiakirjahallintoon sovelletaan arkistolakia.

Arkistolain 8 §:n mukaan arkistonmuodostajan on itsensä määrättävä tehtäviensä hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvästi säilytettäviksi tulee arkistolain 13 §:n mukaan hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen.

Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 12 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön ja kunkin terveydenhuollon toimintayksikön on säilytettävä potilasasiakirjat siten kuin sosiaali- ja terveysministeriö tarkemmin määrää.

Päätös

Hakemuksessa tarkoitettujen asiakirjojen arkistoinnissa noudatetaan arkistolain säännöksiä. Arkistolain piiriin kuuluvien asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä määrää arkistolaitos. Muiden kuin pysyvästi säilytettävien potilasasiakirjojen säilytysajoista päättää sosiaali- ja terveysministeriö.

Tämän vuoksi tietosuojalautakunta jättää hakemuksen toimivaltaansa kuulumattomana tutkimatta.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Laki tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta 2 §
Henkilörekisterilaki 1 §
Arkistolaki 1 §
Arkistolaki 8 §
Arkistolaki 13 §
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 12 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.