26.01.1998 3/1998

Luovutus - Massaluovutus - Yhdistäminen - Rekisterinpitäjä - Yhteysvaatimus

Tietosuojalautakunta myönsi Teknisen Kaupan Liitto r.y:n jäsenyrityksinä oleville rakennuskonevuokraamoille määräaikaisen poikkeusluvan ylläpitää yhteistä sulkulistaa henkilöistä, jotka ovat syyllistyneet kyseisiin rakennuskonevuokraamoihin kohdistuviin väärinkäytöksiin.

ASIA
Henkilötietojen luovuttamista, yhdistämistä sekä
keräämistä ja tallettamista koskeva poikkeuslupahakemus

HAKIJA
Teknisen Kaupan Liitto r.y:n jäsenyrityksinä olevat
rakennuskonevuokraamot, asiamiehenään Teknisen Kaupan
Liitto r.y.

HAKEMUS
Hakijat pyytävät lupaa saada ylläpitää yhteistä
sulkulistaa henkilöistä, jotka ovat syyllistyneet
hakijoihin kohdistuviin väärinkäytöksiin.

Uudistaen tietosuojalautakunnalle 20.8.1997 jättämässään
hakemuksessa dnro 36/72/97 esittämänsä perustelut hakijat
toteavat, että rakennuskonevuokraamoille aiheutuu
väärinkäytöksistä suuret taloudelliset menetykset.
Menetykset ovat arviolta 10- 20 miljoonaa markkaa
vuosittain. Eniten väärinkäytöksiä tekevät luonnolliset
henkilöt. Väärinkäytökset tehdään pääasiassa tietoisesti
ja toiset henkilöt syyllistyvät niihin toistuvasti
(ammattirikolliset). Koska vuokrattavat koneet ovat
kalliita, ei vuokraajalta voida käytännössä vaatia
kattavaa takuumaksua. Ruotsissa rakennuskonevuokraamot
ovat saanet luvan sulkulistan pitämiseen.

Hakijat ovat arvioineet väärinkäytöksiä tai niiden
yrityksiä olevan noin 2 000 kappaletta vuodessa.
Kyseessä on jatkuva ongelma, joka ajoittuu erityisesti
keväälle kun rakennustoiminta vilkastuu.

Väärinkäytöksen esiintyessä vuokraamo ilmoittaisi
tapahtumasta telefaxilla tehtävään valittavalle
perintätoimistolle, joka lähettäisi varoitustelefaxit
kaikille muille vuokraamoille. Perintätoimisto laatisi
sulkulistan ilmoitetuista tapauksista ja toimittaisi
päivitetyn listan yrityksille kerran kuukaudessa. Kukin
yritys tekisi sopimuksen perintätoimiston kanssa ja
sitoutuisi huolellisesti hävittämään saapuneet
varoitustelefaxit aina kun perintätoimisto toimittaa
uuden sulkulistan. Uusi lista olisi siten aina
päivitetty ja mahdolliset virheet korjattu. Vanhat
tiedot poistuisivat myös keskitetysti.

Faxilomakkeelle, jolla väärinkäytöksistä
ilmoitettaisiin, merkittäisiin

- ilmoituksen tehneen yrityksen nimi ja
kotipaikkakunta
- vuokrauksen kohde (koneen/laitteen nimike)
- vuokraavan henkilön nimi ja henkilötunnuksen
neljä viimeistä merkkiä
- tieto tapahtumasta seuraavasti (rasti ruutuun
valinnat):
- konevuokraamo kieltäytynyt vuokraamisesta
- konetta ei palautettu
- vuokra kokonaan maksamatta
- loppuvuokra maksamatta
- ilmoitettu poliisille
- ilmoitetaan poliisille ensi tilassa

Ensisijaisesti lupaa pyydetään kuitenkin siten, että
kuvauksen mukaisessa toiminnassa ilmoitus poliisille
voitaisiin jättää kokonaan pois. Ilmoituksesta ei olisi
käytännössä hyötyä, koska ammattirikollisilta koneita ei
saada kuitenkaan takaisin eikä myöskään korvausta.
Ilmoitusmenettely kuormittaisi poliisiviranomaisia ja
oikeuslaitosta tarpeettomasti. Toissijaisesti lupaa
pyydetään siten, että kuvauksen mukainen toiminta
sisältäisi ilmoituksen poliisiviranomaiselle.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Tietojen luovuttaminen muille rakennuskonevuokraamoille

Hakijoiden tarkoituksena on luovuttaa toisilleen tietoja
sekä telefaxin välityksellä että yhteisesti pidettävän
sulkulistan välityksellä.

Henkilörekisterilain 18 §:n 1 momentin mukaan
henkilörekisterissä olevia tai sitä varten kerättyjä
henkilötietoja ei saa luovuttaa ellei tietoja luovuteta

1) rekisteröidyn suostumuksella tai rekisteröidyn
toimeksiannosta;
2) lain tai asetuksen taikka niiden nojalla
annetun määräyksen mukaisesti;
3) sellaisissa olosuhteissa, joissa henkilötiedon
luovuttaminen kuuluu tavanomaisena osana sellaisen
toiminnan harjoittamiseen; luovuttamisen
edellytyksenä on tällöin kuitenkin, että
rekisteröidyn voidaan olettaa tietävän
henkilötietojen tällaisesta luovuttamisesta ja
että kysymys ei ole arkaluonteisista tiedoista;
tai
4) tieteellistä tutkimusta tai tilastointia
varten.

Henkilörekisterilain 18 §:n 1 momentin edellytykset
eivät täyty hakemuksissa tarkoitetuissa luovutuksissa.
Hakijat tarvitsevat näin ollen henkilörekisterilain
37 §:ssä tarkoitetun poikkeusluvan väärinkäytöstietojen
luovutukseen muille rakennuskonevuokraamoille.

Massaluovutuksella tarkoitetaan henkilörekisterilain 2
§:n 8 kohdan mukaan mm. suurehkoa määrää rekisteröityjä
koskevien henkilötietojen luovuttamista. Vaikka kerralla
luovutettaisiinkin vain pienehköjä määriä
henkilötietoja, on tietojen luovutusta pidettävä
massaluovutuksena, jos tällainen luovutus samalle
luovutuksensaajalle on säännönmukaista ja jatkuvaa.
Väärinkäytöstietojen luovutuksissa muille
rakennuskonevuokraamoille on näin ollen yleensä kysymys
henkilötietojen henkilörekisterilain 2 §:n 8 kohdassa
tarkoitetuista massaluovutuksista.

Henkilörekisterissä olevia tai sitä varten kerättyjä
henkilötietoja saa henkilörekisterilain 19 §:n 1
momentin mukaan luovuttaa massaluovutuksena vain:

1) jos rekisteröity on antanut siihen
suostumuksensa tai jos se tapahtuu rekisteröidyn
toimeksiannosta;
2) jos tietojen tällainen luovuttaminen tapahtuu
henkilörekisterilain 18 §:n 3 momentin taikka muun
lain tai asetuksen taikka tietosuojalautakunnan
antaman luvan mukaisesti; tai
3) jos luovutuksensaajalla on tämän lain mukainen
oikeus tallettaa luovutettavat henkilötiedot
henkilörekisteriin eikä henkilötietojen luovutus
ja käyttö vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden
suojaa tai hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka
valtion turvallisuutta.

Henkilörekisterilain 19 §:ssä tarkoitetut edellytykset
henkilötietojen massaluovutukselle eivät täyty tietojen
luovutuksissa muille rakennuskonevuokraamoille. Tämän
vuoksi hakijat tarvitsevat poikkeusluvan myös
henkilötietojen massaluovutusta koskevista
henkilörekisterilain 19 §:n säännöksistä.

Henkilötietojen yhdistäminen

Tarkoituksena on yhdistää yksittäisten
rakennuskonevuokraamoiden henkilörekistereihin
sisältyviä tietoja yhteiseksi sulkulistaksi.

Henkilörekistereitä saa henkilörekisterilain 20 §:n 1
momentin mukaan yhdistää vain:

1) jos rekisteröity on antanut siihen
suostumuksensa tai tietosuojalautakunta luvan;
2) jos yhdistäminen johtuu välittömästi laissa
säädetystä tehtävästä ja rekisterinpitäjällä on
tätä tarkoitusta varten oikeus saada ja käyttää
yhdisteltäviä tietoja;
3) jos yhdistäminen tapahtuu osoitetietojen tavanomaiseksi
päivittämiseksi tai moninkertaisten
postilähetysten välttämiseksi; tai
4) jos on ilmeistä, että yhdistäminen ei vaaranna
rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen
etujaan tai oikeuksiaan.

Tietosuojalautakunta katsoo, että 20 §:n 1
momentissa yhdistämiselle säädetyt edellytykset
eivät täyty. Tämän vuoksi hakijat tarvitsevat
poikkeusluvan henkilötietojen yhdistämiseen.

Henkilötietojen kerääminen ja tallettaminen yhteiselle sulkulistalle

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan
henkilörekisterilain 2 §:n 3 kohdassa henkilöä,
yhteisöä tai säätiötä, jonka käyttöä varten
henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus
määrätä henkilörekisterin käytöstä.

Tietosuojalautakunta katsoo, että perustettavan
sulkulistan rekisterinpitäjänä olisivat Teknisen
Kaupan Liitto r.y:een kuuluvat
rakennuskonevuokraamot yhdessä.

Yhteysvaatimus

Henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentin mukaan
henkilörekisteriin merkittäviksi saa kerätä ja
rekisteriin tallettaa ilman rekisteröidyn
suostumusta tai tietosuojalautakunnan lupaa
tietoja vain sellaisista henkilöistä, joilla
asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun
niihin verrattavan suhteen vuoksi on asiallinen
yhteys rekisterinpitäjän toimintaan, jollei
rekisterin pitäminen johdu rekisterinpitäjälle
säädetystä taikka lain tai asetuksen nojalla
määrätystä tehtävästä (yhteysvaatimus).

Tietosuojalautakunta katsoo, että
henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentissa
tarkoitettu yhteysvaatimus toteutuu vuokraajan ja
vuokraajana olevan rakennuskonevuokraamon välillä.
Yhteysvaatimus voi kuitenkin katketa esimerkiksi
sen jälkeen kun mahdollinen saatava on suoritettu.
Muilta osin yhteysvaatimus ei toteudu
rakennuskonevuokraamoiden ja rekisteröitävien
välillä.

Henkilötietojen kerääminen ja tallettaminen
rakennuskonevuokraamoiden sulkulistalle ei johdu
vuokraamoille säädetystä taikka lain tai asetuksen
nojalla määrätystä tehtävästä. Koska
rekisteröitävät eivät myöskään ole antaneet
suostumustaan tietojensa tallettamiseen
sulkulistalle, tarvitsevat hakijat poikkeusluvan
yhteysvaatimuksesta siltä osin kuin ko. tietoja
talletettaisiin henkilöistä, joiden osalta
yhteysvaatimus ei täyty.

Poikkeusluvan myöntämisen edellytykset

Henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitettu
poikkeuslupa henkilötietojen luovuttamiseen ja
yhdistämiseen samoin kuin poikkeuslupa
yhteysvaatimuksesta voidaan myöntää vain
painavasta syystä ja edellyttäen, että
rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja
oikeuksiensa ja valtion turvallisuuden
vaarantuminen voidaan estää.

Päätös

Asiassa saadun selvityksen mukaan rakennuskonevuokraamoihin
kohdistuneista väärinkäytöksistä
aiheutuu vuosittain huomattavia taloudellisia menetyksiä
rakennuskonevuokraamoille. Tietosuojalautakunta
katsoo, että hakemuksessa tarkoitetulla
sulkulistalla on mahdollista ehkäistä
rakennuskonevuokraamoihin kohdistuvia
väärinkäytöksiä. Tämän vuoksi tietosuojalautakunta
katsoo, että hakemuksessa tarkoitetun
poikkeusluvan myöntämiseen hakijoiden esittämän
ensisijaisen vaihtoehdon mukaisesti on painava syy.

Tietosuojalautakunta myöntää hakijoina oleville
rakennuskonevuokraamoille poikkeusluvan
hakemuksessa tarkoitettuun henkilötietojen
luovuttamiseen ja yhdistämiseen sekä poikkeusluvan
yhteysvaatimuksesta ja oikeuttaa hakijat
ylläpitämään yhteistä sulkulistaa henkilöistä,
jotka ovat syyllistyneet hakijoihin kohdistuviin
väärinkäytöksiin. Poikkeuslupa myönnetään
hakijoiden esittämän ensisijaisen vaihtoehdon
mukaisena.

Ottaen huomioon sulkulistan tietosisältö ja
jäljempänä asetetut lupamääräykset,
tietosuojalautakunta katsoo, että poikkeusluvan
myöntäminen ei perusteettomasti vaaranna
rekisteröidyn yksityisyyttä tai hänen etujaan ja
oikeuksiaan.

Lupamääräykset

Rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja
oikeuksiensa vaarantumisen estämiseksi
tietosuojalautakunta määrää, että

1. Rakennuskonevuokraamoiden on vuokraussopimuksia
tehdessään ilmoitettava vuokraajalle hakemuksessa
tarkoitettujen tietojen rekisteröimisestä ja
hakemuksessa tarkoitetun sulkulistan
käyttötarkoituksesta.

2. Rekisteröidylle on ilmoitettava viipymättä
häntä koskevasta sulkulistalle tehdystä
merkinnästä.

3. Rekisteröidyllä on oikeus saada sulkulistalle
merkintä siitä, että vuokrasaatava on riitautettu.

4. Sulkulistalla olevat tiedot on hävitettävä
kolmen vuoden kuluttua rekisteröinnin
aiheuttaneesta tapahtumasta.

Luvan määräaikaisuus

Lupa myönnetään määräaikaisena 29.2.2000 asti,
jotta poikkeusluvan nojalla toteutetun järjestelyn
toimivuus voidaan tarvittaessa arvioida uudelleen.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2 §
Henkilörekisterilaki 5 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 18 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 19 §
Henkilörekisterilaki 20 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 37 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.