13.01.1998 1/1998

Henkilötieto - Luovutus - Massaluovutus - Ulkomailleluovutus - Käyttötarkoitussidonnaisuus

Tietosuojalautakunta hylkäsi Karjala-tietokantasäätiön hakemuksen saada siirtää Karjala-tietokantaan sisältyviä vuotta 1900 vanhempia kirkonkirjatietoja Internet-tietoverkkoon. Henkilörekisterilaki tuli sovellettavaksi, koska tietokantaan sisältyi tietoja henkilöistä, joista jotkut saattoivat vielä olla elossa tai jotka olivat vasta hiljattain kuolleet. Tiedot oli tarkoitus siirtää Internetiin siten, että ne olisivat olleet vapaasti kaikkien saatavilla. Kysymyksessä oli henkilötietojen massaluovutus ja tällainen luovutus ulkomaille sekä tietokannan käyttötarkoituksen muutos.

Päätöksestä on valitettu korkeimpaan hallinto-oikeuteen.

ASIA
Henkilötietojen ulkomaille luovuttamista ja
henkilörekisterin käyttötarkoituksen muutosta koskeva hakemus
HAKIJA
Karjala-tietokantasäätiö

HAKEMUS
Hakija pyytää poikkeuslupaa saada siirtää Karjalatietokantaan
sisältyviä vuotta 1900 vanhempia
kirkonkirjatietoja Internet-tietoverkkoon.

Karjala-tietokanta

Karjala-tietokantasäätiön tarkoituksena on säätiön
sääntöjen mukaan edistää Neuvostoliitolle luovutetun
Karjalan väestöä koskevan väestötietomateriaalin
saamista tutkimusta palvelevaan käyttöön sekä edistää
Karjalan väestöä koskevaa tutkimusta.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi säätiö ylläpitää
Mikkelin kaupungissa atk-pohjaista väestötieteellistä
Karjala-tietokantaa. Tietokanta luodaan tallentamalla
Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettäviä luovutetun
Karjalan evankelis-luterilaisten seurakuntien
kirkonkirjatietoja atk-tiedostoon. Tietokantaa
käytetään säätiön sääntöjen mukaan tieteelliseen
tutkimukseen sekä muuhun siihen verrattavaan tarkoitukseen.

Hakemuksen perustelut

Karjalan väestötieteellinen tietokanta on
ensisijaisesti suunniteltu yliopistolliseen tutkimus- ja
opetuskäyttöön, mutta myös sukututkijat voivat
hyödyntää tietokannan sisältämiä tietoja.

Tietokannan käyttö on tähän asti ollut sangen vähäistä,
koska Mikkelissä ei ole omaa tiedekorkeakoulua ja
muualta Suomesta olevien käyttäjien on matkustettava
Mikkeliin tietokantaa käyttämään. Lisäksi tietokannan
käyttö vaatii tietoteknistä asiantuntemusta, sillä
tietokantaa voidaan hyödyntää ainoastaan dBaseIV-ohjelman
ohjauskeskusta ja SQL-kyselykieltä
käyttämällä. Tällaiset taidot puuttuvat mm.
humanisteilta, yhteiskuntatieteilijöiltä ja
lääketieteilijöiltä, joiden kaikkien tutkimustarpeita
väestötieteellinen tietokanta palvelee.

Vuoden 1998 alussa Karjala-tietokannassa alkaa windows-pohjaisen,
uuden, tehokkaan ja käyttökelpoisen
tiedonhakujärjestelmän suunnittelu ja rakentaminen.
Järjestelmän avulla voidaan hakea vastauksia
tutkimuksellisiin ongelmiin yhdistelemällä
kirkonkirjatyyppien erilaisia tietokokonaisuuksia
keskenään.

Uuteen hakujärjestelmään talletetaan tiedot vuotta 1900
edeltävältä ajalta. Järjestelmään tulee tiedot

- rippikirjoista,
- lastenkirjoista,
- historiakirjoista ja
- muuttaneiden luetteloista.

Tietokantaan ei ole kerätty ja talletettu
henkilörekisterilain 6 §:n 2 momentissa tarkoitettuja
arkaluonteisia tietoja. Tiedonhakujärjestelmä kytketään
Internet-tietoverkkoon, jos lupa siihen saadaan.

Hakijan edustajalta, tutkija Päivi Repo-Lehikoiselta
1.12.97 puhelimitse saadun tiedon mukaan Karjalatietokannan
tiedot on tarkoitus siirtää Internetiin
siten, että ne ovat siellä vapaasti kaikkien
saatavilla.

TIETOKANTAA KOSKEVAT AIKAISEMMAT PÄÄTÖKSET

Tietosuojalautakunta myönsi päätöksellään 48/30.11.1992
hakijalle poikkeusluvan Karjala-tietokannan
perustamiseen, koska korkein hallinto-oikeus oli
päätöksellään 9.11.1992 taltio nro 4018 katsonut,
ottaen huomioon muun muassa rekisterin tarkoituksesta,
tietojen luovuttamisesta ja rekisterin käytön
valvonnasta saatu selvitys, että poikkeusluvan
myöntämiseen oli henkilörekisterilain 37 §:n 1
momentissa tarkoitettu painava syy.
Tietosuojalautakunta katsoi, ottaen huomioon rekisterin
käyttötarkoituksesta ja sen käytön valvonnasta saatu
selvitys, että poikkeusluvan myöntäminen ei vaarantanut
rekisteröityjen yksityisyyttä eikä heidän etujaan ja
oikeuksiaan eikä myöskään valtion turvallisuutta.

Korkeimmalle hallinto-oikeudelle annetun selvityksen
mukaan Karjala-tietokannan tietoja oli tarkoitus
luovuttaa tutkijoille historian, sosiologian,
väestötieteen, taloustieteen ja kulttuurimaantieteen
sekä muuhun tieteelliseen tutkimukseen ja siihen
verrattavaan tarkoitukseen. Käyttöoikeuden tietokantaan
sai ainoastaan perustajayhteisön tai säätiön
hallitukseen kuuluvan yhteisön kautta. Lisäksi 120
vuotta nuorempien tietojen käyttö edellytti Mikkelin
maakunta-arkiston erityislupaa. Käyttöoikeutta hakevan
yhteisön oli annettava selvitys tutkimusaiheesta ja
tutkimukseen tarvittavista tiedoista. Käyttöoikeuden
saaneelle annettiin käyttäjätunnus ja salasana ja hänen
tuli sitoutua olemaan väärinkäyttämättä saamiaan
tietoja ja noudattamaan tietosuojaa koskevia
säännöksiä. Rekisterin käyttöä valvottiin
rekisteröimällä käyttöajankohdat ja käyttäjät. Luvaton
käyttö estettiin tarpeellisin valvontajärjestelmin.
Rekisterinpitäjänä säätiö noudatti sääntöjensä
mukaisesti sen viranomaisen neuvoja ja ohjeita, joka
oli luovuttanut tietoja tietokantaan. Lisäksi
noudatettiin muita tietosuojaa koskevia säännöksiä.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Henkilörekisterilain 1 §:n 1 momentin mukaan
henkilötietoja kerättäessä, talletettaessa,
käytettäessä ja luovutettaessa on henkilön
yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa
suojelemiseksi noudatettava, mitä
henkilörekisterilaissa säädetään.

Henkilötiedolla tarkoitetaan henkilörekisterilain 2 §:n
1 kohdan mukaan sellaista henkilön taikka henkilön
ominaisuuksien tai elinolosuhteiden kuvausta, joka
voidaan tunnistaa tiettyä luonnollista yksityistä
henkilöä koskevaksi. Tietosuojalautakunta katsoo, että
henkilötiedon määritelmä sinänsä kattaa myös kuollutta
henkilöä koskevat tiedot.

Hakemuksessa tarkoitettuihin tietoihin sisältyy tietoja
henkilöistä, joista jotkut saattavat vielä olla elossa
tai jotka ovat vasta hiljattain kuolleet. Tämän vuoksi
tietosuojalautakunta katsoo, että henkilörekisterilaki
tulee sovellettavaksi hakemuksessa tarkoitettuja
tietoja käytettäessä ja luovutettaessa.

Henkilötietojen siirtäminen Internet-tietoverkkoon

Henkilötietojen luovutus

Hakijan ilmoituksen mukaan tiedot on tarkoitus siirtää
Internet-tietoverkkoon siten, että ne ovat siellä
vapaasti kaikkien saatavilla. Kysymyksessä on näin
ollen henkilötietojen luovutus.

Henkilörekisterilain 18 §:n 1 momentin mukaan
henkilörekisterissä olevia tai sitä varten kerättyjä
henkilötietoja saa luovuttaa rekisteröidyn
suostumuksella tai rekisteröidyn toimeksiannosta.
Tietoja saa luovuttaa myös lain tai asetuksen taikka
niiden nojalla annetun määräyksen mukaisesti. Tietoja
saa lisäksi luovuttaa sellaisissa olosuhteissa, joissa
tiedon luovuttaminen kuuluu tavanomaisena osana
sellaisen toiminnan harjoittamiseen. Edellytyksenä on
tällöin kuitenkin, että rekisteröidyn voidaan olettaa
tietävän henkilötietojen tällaisesta luovuttamisesta ja
että kysymys ei ole arkaluonteisista tiedoista.
Luovuttaminen on sallittua myös tieteellistä tutkimusta
ja tilastointia varten.

Henkilörekisterilain 18 §:n 1 momentin edellytykset
eivät täyty tietojen luovutuksissa Internetin
välityksellä. Hakija tarvitsee näin ollen
henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitetun poikkeusluvan
henkilörekisterilain
18 §:stä.

Massaluovutuksella tarkoitetaan henkilörekisterilain 2
§:n 8 kohdan mukaan muun muassa koko henkilörekisterin
tai suurehkoa määrää rekisteröityjä koskevien
henkilötietojen luovuttamista. Hakemuksessa tarkoitettu
tietojen siirtäminen Internetiin on henkilötietojen
massaluovutusta.

Henkilötietojen massaluovutuksesta säädetään
henkilörekisterilain 19 §:ssä. Henkilötietoja saa
luovuttaa massaluovutuksena, jos rekisteröity on
antanut siihen suostumuksensa tai jos se tapahtuu
rekisteröidyn toimeksiannosta. Tietoja saa luovuttaa
myös henkilörekisterilain 18 §:n 3 momentin taikka muun
lain tai asetuksen mukaisesti. Luovuttaminen on lisäksi
sallittu, jos luovutuksensaajalla on
henkilörekisterilain mukainen oikeus tallettaa
luovutettavat henkilötiedot henkilörekisteriin eikä
henkilötietojen luovutus ja käyttö vaaranna
rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen etujaan
tai oikeuksiaan taikka valtion turvallisuutta.

Rekisteröidyt eivät ole antaneet suostumustaan
tietojensa luovuttamiseen eivätkä muutkaan
henkilörekisterilain 19 §:ssä säädetyt edellytykset
täyty. Tämän vuoksi hakija tarvitsee
henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitetun poikkeusluvan
myös henkilörekisterilain 19 §:stä.

Poikkeuslupa voidaan henkilörekisterilain 37 §:n
nojalla myöntää vain painavasta syystä ja jos
rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja
oikeuksiensa ja valtion turvallisuuden vaarantuminen
voidaan estää.

Henkilötietojen luovutus ulkomaille

Koska Internet-tietoverkko on maailmanlaajuinen eikä
tietojen saatavuutta Internetissä ole tarkoitus
mitenkään rajoittaa, kysymyksessä on tietojen
massaluovutus ulkomaille.

Henkilörekisterilain 22 §:n 1 momentin mukaan
henkilörekisterissä olevia tai sitä varten kerättyjä
henkilötietoja saa massaluovutuksena luovuttaa ilman
tietosuojalautakunnan lupaa taikka rekisteröidyn
suostumusta tai toimeksiantoa vain sellaiseen maahan,
jonka lainsäädäntö vastaa henkilörekisterilain
säännöksiä.

Henkilörekisteriasetuksen 13 §:ssä säädetään, että
ilman henkilörekisterilain
22 §:ssä tarkoitettua lupaa saa henkilötietoja
luovuttaa niihin maihin, jotka ovat liittyneet
yksilöiden suojelua henkilötietojen automaattisessa
tietojenkäsittelyssä koskevaan yleissopimukseen (SopS
36/92).

Henkilörekisterilain 22 §:n 2 momentin mukaan lupa
henkilötietojen massaluovutukseen ulkomaille voidaan
myöntää, jos on ilmeistä, että luovutus ei
luovutettavien henkilötietojen määrä, laatu ja
käyttötarkoitus sekä suoritettavat suojaustoimet
huomioon ottaen vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden
suojaa tai loukkaa hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka
vaaranna valtion turvallisuutta.

Koska tietoja on tarkoitus luovuttaa myös muihin kuin
edellä mainittuun yleissopimukseen liittyneisiin
maihin, tarvitse hakija henkilörekisterilain
22 §:ssä tarkoitetun luvan hakemuksessa tarkoitettujen
tietojen siirtämiseen Internetiin.

Käyttötarkoitussidonnaisuus

Henkilörekisterilain 16 §:n mukaan henkilörekisterissä
olevia henkilötietoja saa käyttää vain siihen
tarkoitukseen, joka on määritelty ennen tietojen
keräämistä.

Karjala-tietokannan käyttötarkoitus on hakijan aiemmin
korkeimmalle hallinto-oikeudelle antaman selvityksen
mukaan tietokannan tietojen luovuttaminen tutkijoille
historian, sosiologian, väestötieteen, taloustieteen ja
kulttuurimaantieteen sekä muuhun tieteelliseen
tutkimukseen ja siihen verrattavaan tarkoitukseen.

Tietosuojalautakunta katsoo, että Karjala-tietokannan
tietojen siirtäminen Internet-tietoverkkoon aiheuttaa
tietokannan käyttötarkoituksen muutoksen, koska tiedot
olisivat Internetissä kaikkien saatavilla kaikkia
mahdollisia tarkoituksia varten.

Henkilörekisterin käyttötarkoitus sekä säännönmukaiset
tietojensiirrot voidaan henkilörekisterilain 4 §:n 3
momentin mukaan myöhemmin määritellä uudelleen, jos se
on muuttuneiden olosuhteiden vuoksi tarpeen eikä näin
määritelty käyttötarkoitus olennaisesti poikkea
alkuperäisestä käyttötarkoituksesta.

Tietosuojalautakunta katsoo, että edellä mainitut
edellytykset käyttötarkoituksen uudelleen määrittelylle
eivät täyty. Tämän vuoksi hakija tarvitsee
henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitetun poikkeusluvan
henkilörekisterilain 16 §:n käyttötarkoitussidonnaisuudesta,
jotta tietojen siirto Internetiin olisi mahdollista.

Päätös

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakija ei ole
esittänyt henkilörekisterilain
37 §:ssä tarkoitettua painavaa syytä poikkeusluvan
myöntämiselle Karjala-tietokantaan sisältyvien
henkilötietojen luovuttamiseen rekisterin
käyttötarkoituksen ja rekisterin suojauksesta aiemmin
annetun selvityksen vastaisesti kaikkien saataville
Internet-tietoverkkoon.

Ottaen huomioon Internetiin siirrettävien
henkilötietojen laatu, määrä ja vapaa saatavuus
maailmanlaajuisessa tietoverkossa tietosuojalautakunta
katsoo, etteivät myöskään henkilörekisterilain 22 §:n 2
momentissa säädetyt edellytykset luvan myöntämiselle
tietojen luovuttamiseen ulkomaille täyty.

Näistä syistä tietosuojalautakunta hylkää hakemuksen.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 1 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 2 § 1 kohta
Henkilörekisterilaki 2 § 8 kohta
Henkilörekisterilaki 4 § 3 mom
Henkilörekisterilaki 16 §
Henkilörekisterilaki 18 §
Henkilörekisterilaki 19 §
Henkilörekisterilaki 22 §
Henkilörekisterilaki 37 §
Henkilörekisteriasetus 13 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.