25.08.1997 20/1997

Massaluovutus

Tietosuojalautakunta myönsi Kuntien eläkevakuutukselle määräaikaisen poikkeusluvan luovuttaa massaluovutuksena kunnallisille työnantajille kyseisen työnantajan palveluksessa olevan henkilöstön eläkeiät.

ASIA
Henkilötietojen massaluovutusta koskeva poikkeuslupahakemus

HAKIJA
Kuntien eläkevakuutus

HAKEMUS
Hakija pyytää yleisten asiakirjojen julkisuudesta annetun
lain 18 a §:n mukaista lupaa luovuttaa massaluovutuksena
hakijan jäsenyhteisöille eli kunnallisille työnantajille
kyseisen työnantajan palveluksessa olevan henkilöstön
eläkeiät.

Hakija pyytää, että lupa myönnettäisiin siten, että se
olisi voimassa ainakin vuoden 1998 loppuun saakka.

Hakemuksen perustelut

Kuntien eläkevakuutuksen jäsenyhteisöt tarvitsevat tietoja
henkilöstönsä eläkei istä omaa henkilöstösuunnitteluaan
varten. Eläkeikätiedon pyytäminen yhdestä henkilöstä
kerrallaan ja tiedon saaminen siitä ei mahdollista suuren
kunnan tai kuntayhtymän kyseistä suunnittelutehtävää.

Kunnallisten viranhaltijoiden ja työntekijöiden
eläkei issä on tapahtunut viime vuosina lukuisia muutoksia,
joiden johdosta suurella osalla kuntatyöntekijöistä tulee
jatkossa olemaan painotettu eläkeikä, jota työnantajan ei
ole käytännössä mahdollista määrittää. Hakijalta 4.8.1997
puhelimitse saadun lisäselvityksen mukaan kaikissa
ikäryhmissä voi olla sellaisia työntekijöitä, joille on
laskettu painotettu eläkeikä, jota työnantaja ei voi
määrittää. Tietojen saaminen hakijan jäsenyhteisöille on
aktualisoitunut nyt, koska työntekijöiden valintamahdollisuus
painotetun ja yleisen eläkeiän välillä päättyi
vuoden 1996 lopussa, eivätkä työntekijöiden eläkeiät
periaatteessa enää muutu.

Kuntien eläkevakuutus valmistelee tietojen luovuttamista
koskevia säännöksiä, jotka on tarkoitus ottaa kunnallisten
viranhaltijain ja työntekijäin eläkelakiin samassa yhteydessä,
kun koko työeläkesektorin tietosuojalainsäädäntö
ollaan saattamassa ajantasalle. Lainmuutokset etenevät
tämänhetkisten tietojen mukaan aikaisintaan syksyllä.
Tämän vuoksi lupaa pyydetään ainakin vuoden 1998 loppuun.

Lainmuutossuunnitelmat, joihin hakemuksessa viitataan,
tarkoittavat hakijalta 4.8.1997 saadun lisäselvityksen
mukaan EU:n tietosuojadirektiivin ja uuden henkilötietolain
voimaansaattamiseen liittyviä sektorikohtaisia muutoksia.
Mitään tarkempaa aikataulua työeläkesektorin tietosuojalainsäädännön
ajantasalle saattamiseksi ei vielä ole.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Kysymyksessä on henkilötietojen henkilörekisterilain
2 §:n 8 kohdassa tarkoitettu massaluovutus. Yleisten
asiakirjain julkisuudesta annetun lain 18 a §:ssä on
rajoitettu henkilötietojen massaluovutusta viranomaisten
teknisenä tallenteena olevasta henkilörekisteristä.

Edellä mainitun lainkohdan mukaan massaluovutus viranomaisen
teknisenä tallenteena olevasta henkilörekisteristä
on sallittu vain, jos rekisteröity on antanut siihen
suostumuksensa tai tietosuojalautakunta luvan. Massaluovutus
on sallittua myös, jos tietojen luovuttaminen
tapahtuu muun lain tai asetuksen mukaisesti, taikka
tieteellistä tutkimusta tai tilastointia varten.
Massaluovutus on sallittu määrätyin edellytyksin myös
henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten.

Rekisteröidyt eivät ole antaneet suostumustaan hakemuksessa
tarkoitettuun luovutukseen eivätkä muutkaan 18 a §:ssä
säädetyt edellytykset täyty. Tämän vuoksi hakija tarvitsee
tietosuojalautakunnan henkilörekisterilain 37 §:n nojalla
myöntämän poikkeusluvan hakemuksessa tarkoitettujen
eläkeikätietojen luovuttamiseen jäsenyhteisöilleen.

Poikkeuslupa voidaan myöntää vain painavasta syystä ja
edellyttäen, että rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen
etujensa ja oikeuksiensa ja valtion turvallisuuden
vaarantuminen voidaan estää.

Päätös

Kunnallisten viranhaltijoiden ja työntekijöiden eläkei issä
on tapahtunut viime vuosina lukuisia muutoksia, joiden
johdosta suurella osalla kuntatyöntekijöistä tulee jatkossa
olemaan painotettu eläkeikä, jota työnantajan ei ole käytännössä
mahdollista määrittää. Työnantajan henkilöstösuunnittelussa
tieto työntekijän eläkeiästä eli työsuhteen
lakkaamisen ajankohdasta on kuitenkin tarpeellinen. Henkilöstösuunnittelun
toteuttamisen kannalta eläkeikätiedon
pyytämistä yhdestä henkilöstä kerrallaan ei voida pitää
tarkoituksenmukaisena.

Tämän vuoksi tietosuojalautakunta katsoo, että poikkeusluvan
myöntämiselle on painava syy ja myöntää hakijalle
poikkeusluvan luovuttaa massaluovutuksena kunnallisille
työnantajille kyseisen työnantajan palveluksessa olevan
henkilöstön eläkeiät.

Ottaen huomioon, että luovutuksensaajina ovat työnantajat,
joilla on henkilörekisterilain mukainen oikeus tallettaa
luovutettavat, henkilörekisterilain 5 §:n 2 momentin
tarkoittamalla tavalla tarpeelliset eläkeikätiedot
työntekijöistään henkilöstöhallinnon rekistereihinsä,
tietosuojalautakunta katsoo, että poikkeusluvan myöntäminen
ei vaaranna rekisteröityjen yksityisyyden suojaa tai heidän
etujaan tai oikeuksiaan.

Poikkeusluvan määräaikaisuus

Koska EU:n tietosuojadirektiivin edellyttämät täytäntöönpanotoimet
on toteutettava 24.10.1998 mennessä, poikkeuslupa
myönnetään siten, että se on voimassa siihen asti,
kunnes kunnallisten viranhaltijain ja työntekijäin
eläkelakiin valmisteltavat henkilötietojen luovuttamista
koskevat säännökset tulevat voimaan, enintään
kuitenkin 23.10.1998 asti.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2 § 8 kohta
Henkilörekisterilaki 5 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 5 § 2 mom
Henkilörekisterilaki 37 §
Laki yleisten asiakirjain julkisuudesta 18 a §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.