02.06.1997 15/1997

Tarpeellisuusvaatimus

Video Film Town Oy määrättiin lopettamaan välittömästi niiden asiakkaiden henkilötunnustietojen kerääminen ja tallettaminen asiakasrekisteriinsä, joilla ei ole mitään tuotetta vuokralla. Yhtiö määrättiin poistamaan näitä asiakkaita koskevat henkilötunnukset asiakasrekisteristään määräaikaan mennessä.

ASIA
Hakemus määräyksen antamisesta lainvastaisen rekisteritoiminnan
oikaisemiseksi

HAKIJA
Tietosuojavaltuutettu

HAKEMUS
Tietosuojavaltuutettu esittää, että tietosuojalautakunta määräisi
henkilörekisterilain 35 §:n nojalla Video Film Town
Oy:n lopettamaan henkilötunnusten keräämisen ja tallettamisen
asiakasrekisteriin videovuokrauksessa.

Tietosuojavaltuutettu katsoo, että henkilötunnuksen käyttö
asiakasrekisterissä ei ole videovuokraustapahtuman yhteydessä
rekisterin käyttötarkoituksen kannalta henkilörekisterilain
5 §:n 2 momentin tarkoittamalla tavalla tarpeellista.

ASIAN AIKAISEMMAT VAIHEET

Asia on tullut vireille tietosuojavaltuutetun toimistossa
yksityishenkilön selvityspyynnöllä 4.10.1994, joka koski
henkilötunnuksen keräämistä Video Film Town Oy:n videovuokraamossa.

Video Film Town Oy antoi pyynnöstä tietosuojavaltuutetulle
1.2.1996 päivätyn selvityksen henkilötunnuksen käytöstä
videovuokrauksen yhteydessä. Selvityksen mukaan
Video Film Town Oy:n liikkeet vuokraavat etupäässä ainoastaan
videokasetteja. Kaikkien asiakkaiden henkilötunnukset kerätään
ja liike varmistaa tietojen oikeellisuuden kuvallisista
henkilökorteista tai ajokorteista ja passeista. Asiakastiedot
talletetaan atk-rekisteriin, millä samalla seurataan
vuokrattujen kasettien palautuksia.
Selvityksen mukaan henkilötunnusta pidetään tarpeellisena
tietona vuokrattavan tavaran palauttamisen varmistamiseksi.

Luodakseen hyvää rekisteritapaa ja rajoittaakseen henkilötunnusten
tarpeetonta käyttöä tietosuojavaltuutettu kehotti
29.11.1996 Video Film Town Oy:tä henkilörekisterilain 34 §:n
nojalla lopettamaan henkilötunnusten keräämisen ja tallettamisen
asiakasrekisteriin videovuokrauksessa. Tietosuojavaltuutettu
katsoi, ettei henkilötunnuksen käyttö asiakasrekisterissä
ole videovuokraustapahtuman yhteydessä rekisterin
käyttötarkoituksen kannalta henkilörekisterilain 5 §:n
2 momentin tarkoittamalla tavalla tarpeellista.

Video Film Town Oy ilmoitti 20.12.1996, että se ei noudata
tietosuojavaltuutetun kehotusta. Yhtiö ilmoitti, että sen
asiakasmäärä liikkui yhteensä sadoissa tuhansissa
asiakkaissa ja katsoi, että sillä tuli olla oikeus kerätä
ja tallettaa henkilötunnuksia.

Tämän jälkeen tietosuojavaltuutettu saattoi asian tietosuojalautakunnan
käsiteltäväksi.

KUULEMINEN

Tietosuojalautakunta on varannut Video Film Town Oy:lle
tilaisuuden selityksen antamiseen tietosuojavaltuutetun hakemuksen
johdosta. Selityksessään 3.3.1997 yhtiö toteaa, että
sillä on 24 videovuokraamoa ja yhtiö on laajentanut toimintaansa
jatkuvasti. Yhtiö viittaa palauttamattomista kaseteista
aiheutuviin tappioihin ja korostaa henkilötunnuksen tarpeellisuutta
syyllisten tunnistamisessa.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Asiakasrekisterin tietosisältö

Videovuokraamojen asiakasrekisterien tietosisältöä ei ole
säännelty erikseen, joten rekisterin tietosisällön lainmukaisuus
määräytyy henkilörekisterilakiin sisältyvien
tietojen keräämistä ja tallettamista koskevien yleisten
säännösten perusteella.

Tarpeellisuusvaatimus

Henkilörekisterilain 5 §:n 2 momentin mukaan henkilörekisteriin
saa tallettaa vain sellaisia henkilötietoja, jotka
ovat rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia.

Tarpeellisuusvaatimus määrittelee sen, millaisia tietoja
rekisteriin saa tallettaa. Rekisteriin otettavien henkilötietojen
tulee olla rekisterinpitäjän hallinnon ja
toiminnan kannalta asiallisesti perusteltuja yleisen
mittapuun mukaan arvioituna.

Lisäksi tulee ottaa huomioon, että henkilörekisterilain
1 §:n mukaan lain tarkoituksena on suojella rekisteröidyn
henkilön yksityisyyttä sekä hänen etujaan ja oikeuksiaan.
Merkitystä on myös henkilörekisterilain 3 §:llä, jonka
mukaan rekisterinpitäjän on henkilötietoja kerättäessä,
talletettaessa, käytettäessä ja luovutettaessa noudatettava
huolellisuutta ja hyvää rekisteritapaa sekä toimittava
muutoinkin niin, ettei rekisteröidyn yksityisyyden suojaa
taikka hänen etujaan ja oikeuksiaan perusteettomasti
loukata.

Henkilötunnuksen käyttötarkoitus

Videovuokraamon asiakasrekisterin käyttötarkoitukseksi on
katsottava vuokrauksen valvonnan hoitaminen. Saadun selvityksen
mukaan henkilötunnustietoa käytetään asiakkaan
luotettavan yksilöinnin varmistamiseksi tilanteissa, joissa
asiakas jättää palauttamatta vuokraamansa videon.

Päätös

Hakijan toiminta perustuu videoiden ja muiden laitteiden
vuokraukseen, jossa vuokrattavien esineiden palauttamatta
jättäminen on saadun selvityksen mukaan suhteellisen
yleistä. Tietosuojalautakunta katsoo, että henkilötunnusten
keräämistä ja tallettamista hakijan asiakasrekisteriin
voidaan pitää perimistoimenpiteiden kohdistamisen vuoksi
tarpeellisena siltä osin kuin hakija kerää ja tallettaa
sellaisten asiakkaiden henkilötunnuksia, joilla on vuokralla
video tai muu vuokrattava tuote.

Tämän vuoksi tietosuojalautakunta hylkää tietosuojavaltuutetun
hakemuksen siltä osin, kuin kysymys on edellä mainittujen
asiakkaiden henkilötunnusten keräämisestä ja tallettamisesta.

Sen sijaan tietosuojalautakunta katsoo, ettei henkilötunnuksen
käyttö hakijan asiakasrekisterissä ole henkilörekisterilain
5 §:n 2 momentin tarkoittamalla tavalla tarpeellista siltä
osin, kuin kysymys on asiakkaista, joilla ei ole mitään
tuotetta vuokralla.

Tämän vuoksi tietosuojalautakunta määrää henkilörekisterilain
35 §:n nojalla Video Film Town Oy:n

1) lopettamaan välittömästi niiden asiakkaiden henkilötunnustietojen
keräämisen ja tallettamisen asiakasrekisteriinsä,
joilla ei ole mitään tuotetta vuokralla ja

2) poistamaan edellä mainittuja asiakkaita koskevat
henkilötunnukset asiakasrekisteristään 31.12.1997 mennessä.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 3 §
Henkilörekisterilaki 5 § 2 mom
Henkilörekisterilaki 35 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.