09.05.1997 11/1997

Tarpeellisuusvaatimus - Arkaluonteinen tieto - Virheen oikaisu

Helsingin yliopiston Lahden tutkimus- ja koulutuskeskuksella oli oikeus kerätä ja tallettaa työntekijöitä koskevia lääkärintodistusten kopioita, koska lääkärintodistuksiin sisältyvät tiedot olivat tarpeellisia virkavapauspäätösten ja viran hoitamista koskevien päätösten tekoa varten. Keskuksella oli oikeus kerätä ja tallettaa myös lääkärintodistuksiin mahdollisesti sisältyviä arkaluonteisia tietoja.

ASIA
Virheen oikaisua koskeva hakemus

HAKIJA
A

HAKEMUS
Hakija vaatii, että

1) Helsingin yliopiston Lahden tutkimus- ja
koulutuskeskuksessa olevat häntä koskevat
lääkärintodistusten kaksoiskappaleet on
tarpeettomina ja näin ollen virheellisinä
hävitettävä keskuksessa pidettävästä
lääkärintodistuskopioita sisältävästä
henkilörekisteristä, ja että

2) tietosuojalautakunta selvittää
yksityiskohtaisesti, kenellä on oikeus saada
nähtäväkseen kaikki lääkärintodistuksessa olevat
sairauslomaa koskevat tiedot. Hakija tiedustelee,
ovatko tietosuojavaltuutetun toimistosta tältä osin
annetut tiedot virheellisiä.

ASIAN AIKAISEMMAT VAIHEET

Asiakirjoista käy ilmi, että hakija on toiminut
määräaikaisessa työsuhteessa Lahden tutkimus- ja
koulutuskeskuksessa 1.8.1994 alkaen. Keväällä 1995
hakija sairastui siten, että jäi 10.3.1995 lukien
sairasomalle. Hakijan sairastuttua keskus pyysi
hakijaa lähettämään lääkärintodistustensa kopiot
keskuksen varajohtajan sihteerille. Hakijan
kieltäydyttyä lähettämästä kopioita alkuperäisistä
lääkärintodistuksista, hakijalle ilmoitettiin, että
sellainen todistus kelpaa, josta poissaolon syy on
peitetty. Tämän jälkeen hakija toimitti keskukselle
pyydetyt kopiot siten, että niistä oli peitetty
poissaolon syy. Hakijan käsityksen mukaan vaatimus
lääkärintodistuskopioiden toimittamisesta
keskukselle ei ollut oikeutettu, sillä hän oli
toimittanut alkuperäiset lääkärintodistukset
yliopiston palkanlaskentaan Helsinkiin.

Hakija kanteli Helsingin yliopiston rehtorille 24.7.1995,
ja pyysi, että Lahden tutkimus- ja koulutuskeskuksen
toimisto velvoitettaisiin hävittämään toimistossa oleva
arkaluontoisia lääkärintodistustietoja sisältävä
rinnakkaisrekisteri tarpeettomana. Erityisesti
hakija vaati henkilörekisterilain 15 §:n mukaista
tiedon poistamista eli virheen oikaisua hänen
aiemmin toimittamiensa lääkärintodistusten osalta,
koska rekisterissä oleva tieto vaaransi hänen
yksityisyytensä suojaa ja etujaan ja oikeuksiaan.

Yliopiston kanteluun antamassa vastauksessa 17.10.1995
todetaan, että koska hakija ei vielä 28.3.1995 mennessä
ollut toimittanut lääkärintodistustansa palkka-asioihin
tai Lahden tutkimus- ja koulutuskeskukseen, pyydettiin
keskuksesta hakijaa toimittamaan lääkärintodistus. Koska
keskuksen johtajan tehtävänä on virkavapauspäätöksen
tekeminen ja hänen velvollisuutenaan on määrätä tehtävien
hoidosta hakijan sairausloman aikana, yliopisto
katsoi, että laitoksen johtajalla oli myös oikeus
saada tiedot hakijan sairausloma-ajasta. Tätä varten
hänellä on myös oikeus ja velvollisuus pitää henkilöstön
poissaolosta erillistä rekisteriä.

Lahden tutkimus- ja koulutuskeskuksella on henkilötietorekisteri,
joka sisältää tiedot henkilöstön loma-,
sairaus- ja muista poissaoloajoista. Rekisterissä ei ole
tietoja henkilöstön sairauspoissaolojen syistä. Yliopisto
katsoo, että keskuksella on oikeus pitää ko. rekisteriä
henkilöstöhallinnon päätöksentekoa varten ja että
rekisteri täyttää henkilörekisterilain tarpeellisuusvaatimuksen.
Keskuksessa ei ole hakijan mainitsemaa
rinnakkaisrekisteriä, joka sisältäisi hakijan mainitsemia
arkaluontoisia henkilötietoja. Lahden tutkimus- ja koulutuskeskukseen
toimitetut alkuperäiset lääkärintodistukset
toimitetaan välittömästi palkka-asioihin. Mikäli
lääkärintodistus toimitetaan suoraan palkanlaskentaa
hoitavaan hallintovirastoon Helsinkiin, se pyydettäessä
kopioidaan Lahden keskukselle virkavapauspäätöksen tekoa
varten, mutta todistuksesta peitetään sairauden laatua
koskeva osa.

Tietosuojavaltuutetulle toimittamassaan virheen oikaisua
koskevassa vaatimuksessa 19.10.1995 hakija katsoo, että
jos kaikkien työntekijöiden kaikista sairauspoissaoloista
on toimitettu lääkärintodistuskopiot Lahden tutkimus- ja
koulutuskeskukseen, sinne on muodostunut henkilörekisterilain
mukaista arkaluontoisia tietoja sisältävä
henkilörekisteri. Vaikka hakijan lääkärintodistuskopioista
olisikin peitetty sairauden laatua koskeva osa, todistus
saattaa silti sisältää myös monia muita arkaluonteisia
tietoja, kuten hoitavan lääkärin nimi ja hänen mahdollinen
erikoistumisalansa, mahdollisen sairaalahoidon kesto,
hoitolaitoksen nimi ja muitakin lisätietoja. Koska hakijan
omat lääkärintodistukset sisältävät joitain mainituista
tiedoista, hakija katsoo, että hänellä on oikeus
vaatia arkaluontoisia tietoja sisältävässä
rekisterissä olevan virheen oikaisua.

Helsingin yliopiston tietosuojavaltuutetulle antaman
selvityksen 7.6.1996 mukaan lääkärintodistukset säilytetään
Helsingin yliopiston arkistosäännön mukaan aakkosjärjestyksessä
kaksi vuotta. Kahden vuoden määräajan jälkeen
lääkärintodistukset hävitetään. Palkka-asioissa on ollut
A:n lääkärintodistuksia vuodelta 1994 kaksi kappaletta
ja nämä todistukset on hävitetty jo vuoden 1996 alussa.
Vuoden 1995 ajalta on palkka-asioiden arkistoon tallennettuna
viisi A:ta koskevaa lääkärintodistusta, jotka
hävitetään vuoden 1997 alkupuolella. Yliopiston
keskushallinnosta ei ole luovutettu A:n lääkärintodistuksia
eikä niiden kopioita. Lahden tutkimus- ja koulutuskeskuksen
varajohtajalle on ilmoitettu puhelimitse vain
A:n sairauslomien pituudet.

Päätöksessään 12.8.1996 Dnro 644/53/95 tietosuojavaltuutettu
hylkäsi hakijan virheen oikaisua koskevan vaatimuksen.
Päätöksessä todetaan, että työnantaja voi kerätä
palvelussuhdeasioiden hoidon ja hallinnoinnin
kannalta tarpeellisia tietoja. Tällaisia tietoja
ovat muun muassa tiedot poissaolojen syistä ja
kestoista. Sairauspoissaolojen osalta tiedot voivat
sisältyä lääkärintodistuksiin. Tietosuojavaltuutettu
katsoi, että hakijan Lahden tutkimus- ja koulutuskeskukselle
toimittamat lääkärintodistukset ovat rekisterin
käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja
eivätkä ne ole virheellisiä. Rekisteri, jossa lääkärintodistustiedot
ovat, on laillinen. Tietosuojavaltuutettu
katsoi, ettei asiassa ole edellytyksiä tai tarvetta
toteuttaa henkilörekisterilain 15 §:n mukaista
virheenoikaisua.

KUULEMINEN

Tietosuojalautakunta on pyytänyt tietosuojavaltuutettua
toimittamaan lautakunnalle asiassa tekemänsä päätöksen
ja sen perusteena olevat asiakirjat sekä antamaan asiasta
lausuntonsa. Lisäksi tietosuojalautakunta on
pyytänyt Helsingin yliopiston Lahden tutkimus- ja
koulutuskeskukselta selvityksen lääkärintodistusten
säilyttämisestä keskuksessa.

Lausunnossaan 23.1.1997 Dnro 778/43/96 tietosuojalautakunnalle
tietosuojavaltuutettu toteaa, että hän on
Helsingin yliopistolta saamansa selvityksen perusteella
katsonut, että menettely yliopistossa on lääkärintodistusten
käsittelyyn liittyvän rekisterinpidon osalta
asianmukainen. Mitä tulee erityisesti lääkärintodistusten
kaksoiskappaleiden mahdolliseen säilyttämiseen Lahden
tutkimus- ja koulutuskeskuksessa tietosuojavaltuutettu
toteaa, että kun niitä käsiteltäessä noudatetaan henkilörekisterilain
3 §:ssä säädettyä huolellisuusvelvoitetta ja
noudatetaan lain 41 §:ssä säädettyä vaitiolovelvollisuutta
ja kun ne hävitetään niiden käytyä tarpeettomiksi, ei
tietosuojavaltuutetulla ole huomauttamista henkilörekisterilain
soveltamisen kannalta.

Lahden tutkimus- ja koulutuskeskuksen 18.3.1997 antamassa
selvityksessä todetaan, että koska keskuksen johtajan
tehtävänä on virkavapauspäätösten tekeminen sekä sijaisuuksien
hoidosta päättäminen pitempiaikaisten sairaslomien
ajaksi, pyydetään lääkärintodistus tai kopio siitä
toimittamaan keskukseen. Kopiosta on mahdollisuus
peittää sairauden laatua koskeva kohta.
Alkuperäiset lääkärintodistukset toimitetaan aina
yliopiston palkka-asioihin.

Lääkärintodistuksista viedään tieto poissaolosta
atk-rekisteriin, jossa on tiedot henkilöstön
poissaoloajoista. Rekisterissä ei ole tietoja
poissaolojen syistä, ainoastaan maininta onko
kyseessä loma, sairaus vai ylityövapaa.

Kamreeri ja apulaiskamreeri säilyttävät
lääkärintodistuskopioita meneillään olevan vuoden
osalta. Tätä vanhemmat kopiot on hävitetty.
Varajohtaja ja kamreeri esittelevät laitoksen
palkka-asiat johtajalle. Lahden tutkimus- ja
koulutuskeskuksesta puhelimitse 28.4.97 saadun
tiedon mukaan varajohtaja ja kamreeri esittelevät
myös asiat, jotka koskevat virkavapauspäätösten
tekemistä ja sijaisuuksien hoidosta päättämistä.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Sovellettavat säännökset

Henkilörekisterilain 5 §:n 2 momentin mukaan
henkilörekisteriin saa tallettaa vain sellaisia
henkilötietoja, jotka rekisterin käyttötarkoituksen
kannalta ovat tarpeellisia. Henkilörekisterilain 15
§:n mukaan rekisterinpitäjän on huolehdittava
siitä, että henkilörekisterissä oleva, rekisterin
käyttötarkoituksen kannalta tarpeeton henkilötieto
ilman aiheetonta viivytystä poistetaan, jos on
ilmeistä, että tällainen tieto vaarantaa
rekisteröidyn yksityisyyden suojaa taikka hänen
etujaan tai oikeuksiaan. Rekisteröity voi
henkilörekisterilain 35 §:n 2 momentin nojalla
saattaa tietosuojalautakunnan käsiteltäväksi
virheen oikaisua koskevan asian, jos
tietosuojavaltuutettu on päättänyt olla antamatta
rekisterinpitäjälle määräystä taikka on
kieltäytynyt saattamasta asiaa
tietosuojalautakunnan käsiteltäväksi.

Henkilörekisterilain 6 §:n 1 momentin mukaan
henkilörekisteriin merkittäviksi ei saa kerätä eikä
rekisteriin tallettaa arkaluonteisia tietoja.
Arkaluonteisina tietoina pidetään pykälän 2
momentin 4 kohdan mukaan mm. henkilötietoja, jotka
on tarkoitettu kuvaamaan henkilön terveydentilaa,
sairautta tai vammaisuutta taikka häneen
kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin
verrattavia toimia. Mitä 6 §:ssä säädetään ei lain
7 §:n 1 kohdan mukaan kuitenkaan estä tietojen
keräämistä ja tallettamista henkilörekisteriin mm.
jos kysymys on henkilörekisteristä, jonka
perustaminen johtuu välittömästi
rekisterinpitäjälle säädetystä taikka lain tai
asetuksen nojalla määrätystä tehtävästä.

Valtion virkamiesasetuksen (971/94) 22 §:n mukaan
virkamiehen on hakiessaan virkavapautta sairauden
perusteella todistettava sairautensa
sairausvakuutuslain (364/63) mukaisen päivärahan
hakemista varten vahvistetun kaavan mukaisella
lääkärintodistuksella. Jos sairaus kestää enintään
kolme vuorokautta, voi virkamies todistaa
sairautensa myös muulla hyväksyttävällä tavalla.
Vastaavaa periaatetta sovelletaan myös valtion
työsuhteiseen henkilöstöön valtiovarainministeriön
määräyksen 1/96 mukaisesti.

Helsingin yliopistosta annetun asetuksen (1241/91)
38 §:n mukaan enintään kolmen kuukauden pituisen
virkavapauden tai vastaavan vapautuksen myöntää
erillisen laitoksen työsopimussuhteiselle
henkilökunnalle laitoksen johtaja tai laitokseen
kuuluvan yksikön päällikkö. Viran hoitamisesta
virkavapauden aikana päättää asetuksen 39 §:n
mukaan virkavapauden myöntäjä.

Päätös

Tietosuojalautakunta jättää hakemuksen 2 kohdan
tutkimatta, koska rekisteröity itse voi saattaa
tietosuojalautakunnan käsiteltäväksi vain virheen
oikaisua tai tarkastusoikeuden toteuttamista
koskevan asian.

Muilta osin tietosuojalautakunta on tutkinut
hakemuksen ja katsoo, että Lahden tutkimus- ja
koulutuskeskuksella on ollut oikeus kerätä ja
tallettaa hakemuksessa tarkoitetut hakijaa koskevat
lääkärintodistusten kopiot, koska
lääkärintodistuksiin sisältyvät tiedot ovat olleet
tarpeellisia hakijaa koskevien virkavapauspäätösten
ja viran hoitamista koskevien päätösten tekoa
varten. Koska lääkärintodistuksia sisältävän
henkilörekisterin perustamisen voidaan katsoa
johtuvan välittömästi keskukselle Helsingin
yliopistosta annetun asetuksen 38 ja 39 §:ssä
säädetystä tehtävästä myöntää virkavapaus ja
päättää viran hoitamisesta virkavapauden aikana,
keskuksella on oikeus kerätä ja tallettaa myös
lääkärintodistuksiin mahdollisesti sisältyviä
henkilörekisterilain 6 §:n 2 momentin 4 kohdassa
tarkoitettuja arkaluonteisia tietoja.

Näistä syistä tietosuojalautakunta hylkää
hakemuksen 1 kohdan.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Valtion virkamiesasetus 22 §
Asetus Helsingin yliopistosta 38 §
Asetus Helsingin yliopistosta 39 §
Henkilörekisterilaki 5 § 2 mom
Henkilörekisterilaki 6 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 6 § 2 mom 4 kohta
Henkilörekisterilaki 7 § 1 kohta
Henkilörekisterilaki 15 §
Henkilörekisterilaki 35 § 2 mom
Valtiovarainministeriön määräys 1/96

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.