24.03.1997 8/1997

Henkilörekisteri - Rekisterinpitäjä - Tarkastusoikeus

Tietosuojalautakunta katsoi, että hakijalla oli oikeus saada tarkastaa etsivätoimiston liikekirjassa olevat itseään koskevat tiedot. Lautakunta katsoi, että etsivätoimiston, jolla oli vuosittain noin 3-4 toimeksiantoa, liikekirja oli henkilörekisterilaissa tarkoitettu henkilörekisteri ja etsivätoimisto sen rekisterinpitäjä. (Äänestys 5-1).

ASIA
Tarkastusoikeuden toteuttamista koskeva hakemus

HAKIJA
A

HAKEMUS
Hakija pyytää saada tarkastaa X-nimisessä
etsivätoimistossa olevat itseään koskevat tiedot

ASIAN AIKAISEMMAT VAIHEET

Hakija on 20.6.1996 päivätyllä kirjeellä pyytänyt
saada tarkastaa X-nimisessä etsivätoimistossa
olevat itseään koskevat tiedot . Toimisto on
11.7.1996 kieltäytynyt antamasta tietoja.

Hakija on 22.7.1996 päivätyllä kirjeellä saattanut
asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Tietosuojavaltuutettu pyysi asiassa selvityksen
X:ltä. Selvityksessään 26.8.1996 X totesi, että sen
keräämät tiedot on kirjattu ainoastaan
tapauskohtaiseksi tutkimusaineistoksi. Tiedot ovat
yksittäisiä tutkimustuloksia eikä niiden voida
katsoa muodostavan henkilörekisteriä. Puhelimitse
23.10.1996 yksityisetsivä B lisäksi ilmoitti, että
yksityisetsivän ammatista annetussa asetuksessa
tarkoitettu liikekirja on hänen toimistossaan
hoidettu manuaalisesti siten, että toimeksiantosopimukset
säilytetään kansiossa numerojärjestyksessä
ja tapauskohtaiset kansiot (raportit liitteineen)
arkistoidaan erikseen. Tapauskohtaiset asiakirjat
voidaan löytää vain sopimusnumeron perusteella.

Tietosuojavaltuutettu antoi asiassa päätöksen
13.11.1996. Tietosuojavaltuutettu totesi, että
yksityisetsivän toimeksiannoista pitämä
yksityisetsivän ammatista annetun asetuksen 7 §:ssä
tarkoitettu liikekirja tai -kortisto saattaa
joissakin tapauksissa ainakin osittain muodostaa
henkilörekisterilaissa tarkoitetun
henkilörekisterin (esim. jos sitä pidetään
atk:lla). Sillä ei kuitenkaan tietosuojavaltuutetun
mielestä voida katsoa olevan itsenäistä
käyttötarkoitusta, eikä etsivätoimistolla
henkilörekisterilain tarkoittamaa itsenäistä
määräysvaltaa keräämiensä tietojen käytön suhteen,
vaan tietojen käyttö määräytyy toimeksiantojen
perusteella. Näin ollen henkilörekisterilain
soveltuminen liikekirjaan on monessa mielessä
ongelmallista.

Tietosuojavaltuutettu katsoi, että X:n toimeksiantojen
ei voida katsoa muodostavan henkilörekisterilaissa
tarkoitettua henkilörekisteriä, koska tiettyä henkilöä
koskevat tiedot eivät ole löydettävissä helposti. Näin
ollen etsivätoimisto X ei ole velvollinen antaman
hakijalle tämän pyytämiä tietoja henkilörekisterilain
11 §:n perusteella. Asia ei siten antanut aihetta enempiin
toimenpiteisiin tietosuojavaltuutetun puolelta.

Tämän jälkeen hakija on saattanut asian
tietosuojalautakunnan käsiteltäväksi.

KUULEMINEN

Tietosuojavaltuutettu on antanut asiasta lausunnon
15.1.1997 dnro 780/43/96 ja toimittanut
lautakunnalle päätöksensä perusteena olevat
asiakirjat.

Lausunnossaan tietosuojavaltuutettu toteaa, että
hänen käsityksensä mukaan em. liikekirjan tai
kortiston pitäminen johtuu yksinomaan yksityisetsivän
ammatin valvonnasta. Tietosuojavaltuutetun mielestä
sillä ei voida katsoa olevan henkilörekisterilain mukaista
itsenäistä käyttötarkoitusta, eikä yksityisetsivällä ole
siinä oleviin tietoihin henkilörekisterilain tarkoittamaa
itsenäistä määräysvaltaa niiden käytön suhteen. Tietojen
tarpeellisuus ja käyttö ei määräydy liikekirjan tarkoituksen
perusteella, vaan toimeksiannon perusteella.
Yksityisetsivä ei siten voi käyttää tietoja muuhun kuin
toimeksiantajan määrittelemään tarkoitukseen. Tietosuojavaltuutetun
mielestä on kyseenalaista voidaanko
henkilörekisterilakia ollenkaan soveltaa tällaiseen
toimintaan.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Henkilörekisterilain 2 §:n 2 kohdan mukaan
henkilörekisterillä tarkoitetaan henkilötietoja
sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään
automaattisen tietojenkäsittelyn avulla, sekä
sellaista luetteloa tai kortistoa tai muuta näihin
verrattavalla tavalla järjestettyä henkilötietoja
sisältävää tietojoukkoa, josta tiettyä henkilöä
koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja
kohtuuttomitta kustannuksitta.

Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan lain 2 §:n 3
kohdan mukaan henkilöä, yhteisöä tai säätiötä,
jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan
ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin
käytöstä.

Henkilörekisterilain 11 §:n 1 momentin mukaan
jokaisella on salassapitosäännösten estämättä
oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat
ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia
tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai ettei
rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Rekisterinpitäjän on henkilörekisterilain 11 ja 14
§:ssä säädetyin tavoin huolehdittava
tarkastusoikeuden toteuttamisesta.

Tietosuojavaltuutettu voi henkilörekisterilain 35
§:n 1 momentin nojalla antaa rekisteröidyn
hakemuksesta rekisterinpitäjälle määräyksen
rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttamisesta.
Pykälän 2 momentin mukaan rekisteröity voi saattaa
hakemuksella tietosuojalautakunnan käsiteltäväksi
tarkastusoikeuden toteuttamista koskevan asian, jos
tietosuojavaltuutettu on päättänyt olla antamatta
rekisterinpitäjälle määräystä taikka on
kieltäytynyt saattamasta asiaa
tietosuojalautakunnan käsiteltäväksi.

Yksityisetsivän ammatista annetun asetuksen
(112/1944) 1 §:n 2 momentin mukaan yksityisetsivän
ammatilla tarkoitetaan sellaista jatkuvaa toimintaa
ansion tai elatuksen hankkimiseksi, jossa ammatin
harjoittaja asiakkaittensa toimeksiannosta
poliisimiehen oikeuksitta suorittaa rikosten
tutkimista ja selvittämistä. Asetuksen 7 §:n 1
momentin mukaan sen lisäksi mitä kirjanpitolaissa
on säädetty, on yksityisetsivän ammatin harjoittaja
velvollinen vastaanottamistaan toimeksiannoista
pitämään erityistä liikekirjaa tai -kortistoa,
johon jokaisesta toimeksiannosta on merkittävä sen
järjestysnumero, vastaanottopäivä, toimeksiannon
laatu ja sisällys sekä toimeksiantajan täydellinen
nimi, ammatti ja asunto-osoite. Pykälän 2 momentin
mukaan jokaista toimeksiantoa suoritettaessa
kertyneet asiakirjat on asianmukaisessa
järjestyksessä, sivu- tai lehtinumeroilla
varustettuina, yhdistettävä asiakirjavihkoksi,
jonka päällyksessä tai päällimmäisellä sivulla
tulee näkyä toimeksiantajan täydellinen nimi, minkä
ohessa siihen on merkittävä liikekirjaa tai -
kortistoa vastaava järjestysnumero ja vuosiluku.

Päätös

X -nimisestä etsivätoimistosta yksityisetsivä B:ltä
17.3.1997 puhelimitse saadun tiedon mukaan
etsivätoimistolla on vuosittain noin 3-4
toimeksiantoa. Tietosuojalautakunta katsoo, että X-nimisen
etsivätoimiston toimeksiantosopimuksista ja
tapauskohtaisista kansioista muodostettu liikekirja
on sellainen järjestetty henkilötietoja sisältävä
tietojoukko, josta tiettyä henkilöä koskevat tiedot
voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta
kustannuksitta. Liikekirja on näin ollen
henkilörekisterilain 2 §:n 2 kohdassa tarkoitettu
henkilörekisteri.

Etsivätoimiston liikekirja on perustettu
yksityisetsivälle säädetyn liikekirjan pitämistä
koskevan velvollisuuden täyttämistä varten. Koska
liikekirja näin ollen on perustettu etsivätoimiston
käyttöä varten ja koska toimistolla voidaan katsoa
tästä velvollisuudesta johtuen olevan myös oikeus
henkilörekisterilain 2 §:n 3 kohdassa tarkoitetulla
tavalla määrätä liikekirjan käytöstä, X-nimistä
etsivätoimistoa on pidettävä sen ylläpitämän
liikekirjan rekisterinpitäjänä.

Tietosuojalautakunta määrää henkilörekisterilain
35 §:n 2 momentin nojalla X-nimisen etsivätoimiston
ilman aiheetonta viivytystä varaamaan hakijalle
tilaisuuden tutustua etsivätoimiston liikekirjassa
oleviin hakijaa itseään koskeviin tietoihin tai
antamaan pyynnöstä mainitut tiedot kirjallisesti.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2 § 2-kohta
Henkilörekisterilaki 2 § 3-kohta
Henkilörekisterilaki 11 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 14 §
Henkilörekisterilaki 35 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 35 § 2 mom
Asetus yksityisetsivän ammatista 7 § 1 mom
Asetus yksityisetsivän ammatista 7 § 2 mom

ÄÄNESTYS

Asiassa toimitettiin äänestys. Eri mieltä ollut
jäsen lausui:

Yhdyn tietosuojavaltuutetun päätöksessä 13.11.1996
ja valtuutetun tietosuojalautakunnalle 15.1.1997
annetusta lausunnosta esitettyyn ja katson,
etteivät yksityisetsivän toimeksiantotehtävään
liittyvät tiedot muodosta erillistä
henkilörekisteriä, sillä kunkin yksittäisen
toimeksiannon yhteydessä kertyvillä tiedoilla ja
tutkimusaineistolla ei ole henkilörekisterilain
mukaista itsenäistä käyttötarkoitusta eikä
yksityisetsivällä ole tällaisiin tietoihin
henkilörekisterilain tarkoittamaa itsenäistä
määräysvaltaa. Tietojen tarpeellisuus ja käyttö ei
määräydy liikekirjan tarkoituksen vaan
toimeksiantotehtävän perusteella. Hakijalla ei
siten ole henkilörekisterilain 11 §:ssä
tarkoitettua tarkastusoikeutta etsiväpalvelu X:n
toimeksiantosopimuksiin liittyviin tietoihin.

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.