26.02.1996 5/1996

Väestöluettelo - Yhteysvaatimus - Tarpeellisuusvaatimus - Asianmukaisuusvaatimus - Virheettömyysvaatimus

Tietosuojalautakunta myönsi LEL Työeläkekassalle määräaikaisen poikkeusluvan saada pitää hallussaan ja käyttää vuoden 1975 väestöluetteloa vuosilta 1962-1980 olevien palkkailmoitusten selvittelyä varten. Lupa myönnettiin poikkeuksena henkilörekisterilain tarkoittamista yhteys-, tarpeellisuus-, asianmukaisuus- ja tietojen laatua koskevista vaatimuksista.

ASIA
Henkilötietojen tallettamista ja käyttöä koskeva poikkeuslupahakemus

HAKIJA
LEL Työeläkekassa

HAKEMUS
LEL Työeläkekassa pyytää poikkeuslupaa saada edelleen pitää hallussaan ja käyttää aakkosellista väestöluetteloa vuodelta 1975 TUKO-kortiston selvittelytyöhön, jonka hakija arvioi kestävän vielä 5-10 vuotta.

Hakija viittaa hakemuksessaan tietosuojalautakunnan päätökseen nro 2/5.2.1990, jolla hakijalle on myönnetty määräaikainen poikkeuslupa vuoden 1975 väestöluettelon hallussapitoon ja käyttöön TUKO-kortiston selvittelyä varten.

Väestöluettelon käyttötarkoitus:

Tietoja on tarkoitus käyttää hakijan lakisääteistä tehtävää
varten LEL-palkkailmoitusten ja työntekijöiden henkilötietojen
rekisteröimiseksi eläketurvaa varten.

LEL työeläkekassa hoitaa rakennus-, metsä-, maatalous- ja
satama-alojen työntekijöiden eläketurvaa. Työnantajat
maksavat kuukausittain LEL-eläkevakuutusmaksun työntekijöiden
palkan perusteella. Nämä työnantajien ns. tilitystiedot
saapuvat LEL Työeläkekassaan, joka välittää ne
Eläketurvakeskukselle (ETK) rekisteröitäväksi ETK:n ylläpitämään
työsuhderekisteriin. Rekisteröiminen ETK:n työsuhderekisteriin
tapahtuu henkilötunnuksen perusteella.
LEL-työntekijöiden eläketurva perustuu työsuhderekisteriin
rekisteröityihin tietoihin.

Hakijalta tietosuojalautakunnan päätöksen 2/5.2.1990 valmistelun
yhteydessä saadun suullisen ilmoituksen mukaan
LEL Työeläkekassaan tuli aikaisemmin vuosittain noin
10.000 palkkailmoitusta, joita ei voitu kohdistaa oikeille
henkilöille. Tämä johtui siitä, että henkilötunnusta
ei vielä oltu opittu käyttämään. Tietoja yritettiin kysellä
työnantajilta ja työntekijöiltä, mutta vastauksia
oli vaikea saada. Aikaisempina vuosina kertyneistä palkkailmoituksista,
joita ei voitu puutteellisten henkilötietojen
vuoksi kohdentaa oikeille henkilöille, muodostettiin
LEL Työeläkekassassa nk. TUKO-kortisto eli tunnistamattomien
kortisto. Kortistoon sisältyi 87.000 palkkailmoitusta,
jotka koskivat vuosien 1962-1980 ansioita.

Hakijan antaman selvityksen mukaan hakijalta puuttuu
TUKO-kortistossa olevien henkilöiden henkilötunnukset. TU-KO-kortiston
selvittely tapahtuu hakijan tiedossa olevien
työnantajan osoitteen ja työntekijän suku- ja etunimen
avulla. Väestöluettelosta etsitään kyseessäolevan nimiset
henkilöt, jotka asuvat työnantajan paikkakunnalla tai lähettyvillä.
Henkilöiden työhistorian avulla tutkitaan,
kuka näistä mahdollisesti on se oikea henkilö, jolle kyseinen
palkka tulee rekisteröidä.

Henkilöitä tunnistettaessa on hakijan mukaan välttämätöntä
käyttää edelleen vuoden 1975 väestöluetteloa, koska
vuoden 1995 lopussa oli vielä selvittämättä 57.717 palkkailmoitusta.
Vuonna 1994 selvitettiin 10.000 tapausta.

Väestöluettelon tietosisältö:

Hakijalta saadun selvityksen mukaan väestöluettelo sisältää
tietoja kaikista elossa olevista henkilöistä, joille
on annettu henkilötunnus. Lisäksi luettelossa on tiedot
kahden viimeisen vuoden aikana kuolleista henkilöistä.
Väestöluettelossa on seuraavat tiedot:

1. Aktiivisuus- ja poissaolotunnus
2. Nimitiedot
3. Henkilötunnus
4. Väestörekisteri
5. Kotikunta
6. Muuttopäivä
7. Henkikirjoituskunta
8. Edellinen henkikirjoituskunta
9. Henkikirjoitettu nykyisessä kotikunnassaan ...
lähtien
10. Siviilisääty
11. Syntymäkotikunta
12. Äidinkieli
13. Kansalaisuus ellei Suomen
14. Ulkomaille muuttaneen asuinvaltio
15. Entinen henkilötunnus
16. Kuolintieto

Väestöluettelon sisältämistä tiedoista hakija on suullisesti
ilmoittanut tarvitsevansa lähinnä henkilötunnuksia,
nimitietoja, syntymäkotikuntaa, kotipaikkaa ja muuttopäivää
koskevia tietoja.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

PÄÄTÖS

Tietosuojalautakunta myöntää hakijalle määräaikaisen
poikkeusluvan saada pitää hallussaan ja käyttää väestörekisterikeskukselta
saamaansa aakkosellista väestöluetteloa
vuodelta 1975 nk. TUKO-kortiston eli tunnistamattomien
kortiston selvittelyä varten. Lupa on voimassa niin
kauan kuin hakijalla on väestörekisterikeskuksen lupa hakemuksessa
tarkoitetun väestöluettelon hallussapitoon,
mutta enintään kuitenkin 31.12.2000 asti.

PERUSTELUT

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitettu
väestöluettelo on henkilörekisterilain 2 :n 2 kohdassa
tarkoitettu henkilörekisteri ja LEL Työeläkekassa sen
henkilörekisterilain 2 :n 3 kohdassa tarkoitettu rekisterinpitäjä.

Yhteysvaatimus

Henkilörekisterilain 5 :n 1 momentissa on säädetty henkilötietojen
tallettamiselle asetetusta yhteysvaatimuksesta.
Yhteysvaatimus merkitsee, että ilman rekisteröidyn
suostumusta tai tietosuojalautakunnan lupaa saa henkilörekisteriin
kerätä ja tallettaa tietoja vain henkilöistä,
joilla on lainkohdassa tarkoitettu asiallinen yhteys rekisterinpitäjän
toimintaan, jollei rekisterin pitäminen
johdu rekisterinpitäjälle säädetystä taikka lain tai asetuksen
nojalla määrätystä tehtävästä.

Lyhytaikaisissa työsuhteissa olevien työntekijäin eläkelain
2 :n mukaan mainitussa laissa säädetyn eläketurvan
järjestämisestä huolehtii kullakin lain 1 :n 1 momentissa
tarkoitetulla alalla toimiva työeläkekassa. Asetuksella
voidaan kuitenkin säätää, että kahta tai useampaa alaa
varten muodostetaan yhteinen työeläkekassa. Työeläkekassan
ohjesääntö annetaan asetuksella.

LTyöEläkelaissa säädetyn eläketurvan järjestämistä varten
on perustettu kaikille LTyöEläkelain 1 :n 1 momentissa
tarkoitetuille työaloille yhteinen työeläkekassa, eli LEL
Työeläkekassa. Työeläkekassan ohjesäännön sisältävän asetuksen
2 :n mukaan työeläkekassan tehtävänä on huolehtia
työntekijäin eläketurvan järjestämisestä siinä laajuudessa
kuin lyhytaikaisissa työsuhteissa olevien työntekijäin
eläkelaissa ja sen nojalla on säädetty tai määrätty.

Tietosuojalautakunta katsoo, että siltä osin kuin väestöluettelo
sisältää tietoja TUKO-kortistossa olevista henkilöistä
tai muista henkilöistä, joiden palkkailmoitus on
saapunut hakijalle, mutta jotka ovat vielä tunnistamatta,
rekisterinpito johtuu hakijalle lain ja asetuksen nojalla
määrätystä tehtävästä, eli hakijan tehtävästä huolehtia
LTyöEläkelaissa säädetyn eläketurvan järjestämisestä.

Siltä osin kuin väestöluettelo sisältää tietoja muista
henkilöistä, tietosuojalautakunta katsoo, että yhteysvaatimus
ei täyty. Asiallisen yhteyden rekisterinpitäjän
toiminnan ja rekisteröitävien välillä ei voida katsoa
täyttyvän sillä perusteella, että hakija mahdollisesti
joutuu hakemuksessa tarkoitettua tehtävää suorittaessaan
selvittämään joidenkin mainittujen henkilöiden henkilötietoja.
Koska väestöluettelon pito ei tältä osin johdu
hakijalle säädetystä tai määrätystä tehtävästä, eivätkä
rekisteröidyt myöskään ole antaneet suostumustaan tietojensa
tallettamiseen hakijan väestöluetteloon, tarvitsee
hakija henkilörekisterilain 37 :ssä tarkoitetun poikkeusluvan
yhteysvaatimuksesta.

Tarpeellisuusvaatimus

Henkilörekisterilain 5 :n 2 momentissa säädetyn tarpeellisuusvaatimuksen
mukaan henkilörekisteriin saa kerätä
vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia
tietoja. Tarpeellisuusvaatimus tähtää henkilötietojen rekisteröinnin
minimointiin.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakijan väestöluettelossa
olevat tiedot ovat tarpeettomia siltä osin kuin
tiedot koskevat henkilöitä, joita koskevia tietoja hakija
ei tarvitse LEL-työntekijöiden eläketurvan järjestämisessä.
Niiltäkin osin kuin väestöluettelo sisältää tietoja
henkilöistä, joiden henkilöllisyyden selvittäminen kuuluu
hakijan tehtäviin, ainakin tiedot siviilisäädystä, äidinkielestä,
kansalaisuudesta ja ulkomaille muuttaneen
asuinvaltiosta ovat hakijan tehtävän hoitamisen kannalta
yleensä tarpeettomia.

Edellä mainitun perusteella tietosuojalautakunta katsoo,
että hakija tarvitsee henkilörekisterilain 37 :ssä säädetyn
poikkeusluvan tarpeellisuusvaatimuksesta.

Rekisterinpidon asianmukaisuusvaatimus

Henkilörekisterilain 4 :n 1 momentin mukaan henkilörekisterin
käytön tulee olla asiallisesti perusteltu rekisterinpitäjän
toiminnan ja hallinnon kannalta. Tämä merkitsee
sitä, että käytön tulee olla hyväksyttävää yleisen
mittapuun mukaan arvosteltuna.

Asianmukaisuusvaatimus edellyttää, että henkilörekisterin
pitämisen tulee olla tarpeen, jotta rekisterinpitäjä voisi
hoitaa toimialaansa kuuluvia tehtäviä asianmukaisesti.
Henkilötietojen käyttötarve sinänsä ei vielä oikeuta henkilörekisterin
pitämiseen, jos ao. tehtävien hoito on
järjestettävissä käyttämättä henkilörekisteriä.

TUKO-kortisto sisältää tietoja vuosien 1962-1980 ansioista.
Tietosuojalautakunta katsoo, että vuoden 1975 väestöluettelon
käyttö TUKO-kortiston selvittämisessä on osittain
perusteltua hakijan toiminnan kannalta. Paitsi, että
vuoden 1975 väestöluettelo kohdistuu aikavälille
1962-1980, ovat sen tiedot ansiovuotta ajatellen osittain
tarpeeksi ajankohtaisia TUKO-kortiston selvittämisen kannalta.
Laajan TUKO-kortiston selvittäminen ilman väestöluetteloa
on vaikeata. Asianmukaisuusvaatimus väestöluettelon
pidossa ei kuitenkaan täyty kaikilta osin, koska
rekisterin tietosisältö on tarpeettoman laaja hakijan
tehtävän hoitamisen kannalta.

Edellä mainitun perusteella tietosuojalautakunta katsoo,
että hakija tarvitsee henkilörekisterilain 37 :ssä tarkoitetun
poikkeusluvan myös henkilörekisterilain 4 :ssä
säädetystä asianmukaisuusvaatimuksesta.

Tietojen laatua koskevat vaatimukset

Henkilörekisterilain 9 :n mukaan rekisterinpitäjän on
käyttämällä luotettavia tietolähteitä huolehdittava siitä,
ettei henkilörekisteriin merkitä virheellisiä, epätäydellisiä
tai vanhentuneita tietoja. Rekisterinpitäjän
velvollisuutta arvioitaessa on otettava huomioon henkilörekisterin
käyttötarkoitus sekä rekisterin käytön merkitys
rekisteröidyn yksityisyyden suojalle sekä hänen
eduilleen ja oikeuksilleen.

Henkilörekisterilain 15 :n mukaan rekisterinpitäjän on
huolehdittava siitä, että rekisterin käyttötarkoituksen
kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut
henkilötieto oikaistaan, poistetaan tai täydennetään,
jos on ilmeistä, että tällainen tieto vaarantaa
rekisteröidyn yksityisyyden suojaa taikka hänen etujaan
tai oikeuksiaan.

Hakijan väestöluettelo on vuodelta 1975. Tietosuojalautakunta
katsoo, että väestöluettelon käyttö muiden kuin
vuoteen 1975 kohdistuneiden ansioiden selvittämisessä
saattaa esim. muuttuneiden, puutteellisten tai vanhentuneiden
kotipaikka- tai nimitietojen vuoksi vaarantaa rekisteröityjen
oikeusturvaa siten, että eläke ohjautuu
väärälle henkilölle. Tämän vuoksi lautakunta katsoo, että
hakija tarvitsee poikkeusluvan myös henkilörekisterilain
9 ja 15 :n säännöksistä.

Poikkeusluvan myöntämisen edellytykset

Poikkeuslupa yhteys-, tarpeellisuus-, asianmukaisuus- ja
tietojen laatua koskevista vaatimuksista voidaan myöntää
vain painavasta syystä ja edellyttäen, että rekisteröidyn
yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa ja valtion
turvallisuuden vaarantuminen voidaan estää.

Tietosuojalautakunta katsoo, että poikkeusluvan myöntämiselle
vuoden 1975 väestöluettelon hallussapitoon ja käyttöön
on painava syy. Väestöluettelon avulla pystytään
selvittämään ainakin osa TUKO-kortistoon sisältyvistä
tunnistamattomista henkilöistä ja näin voidaan turvata
osalle henkilöistä heidän ansaitsemansa eläke. Ilman tunnistamattomien
palkkailmoitusten selvittämistä osa ansaituista
eläkkeistä jäisi saamatta.

Poikkeusluvan määräaikaisuus

Hakija tarvitsee vuoden 1975 väestöluetteloa määrätyn
tehtävän hoitamiseksi, eli TUKO-kortiston selvittämistä
varten. Vuoden 1995 lopussa oli vielä selvittämättä
57.717 palkkailmoitusta. Vuonna 1994 selvitettiin 10.000
tapausta. Hakijalta suullisesti 19.2.96 saadun tiedon mukaan
sitä mukaa kun palkkailmoitukset vanhenevat, niiden
selvittäminen hidastuu entisestään.

Poikkeuslupa myönnetään määräaikaisena, jotta voidaan
seurata selvittelytyön edistymistä.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2
Henkilörekisterilaki 4 1 mom
Henkilörekisterilaki 5 1 mom
Henkilörekisterilaki 5 2 mom
Henkilörekisterilaki 9
Henkilörekisterilaki 15
Henkilörekisterilaki 37
Lyhytaikaisissa työsuhteissa olevien työntekijäin eläkelaki 2
Asetus työeläkekassan perustamisesta
Asetus joka sisältää työeläkekassan ohjesäännön 2

Ks. myös 2/5.2.1990 ja 14/21.5.1991

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.