26.02.1996 4/1996

Yhteysvaatimus - Arkistointi - Head-hunting

Yhtiö avusti toimeksiannon perusteella asiakasyrityksiään niiden avainhenkilöiden hakemisessa. Jokaisen toimeksiannon yhteydessä muodostettiin ns. peruskartoitusrekisteri tehtävään soveltuvista henkilöistä. Yhtiö tarvitsi tietosuojalautakunnan luvan poiketa yhteysvaatimuksesta, koska rekisteröidyt eivät olleet antaneet suostumustaan tällaiseen rekisteröintiin. Lupa myönnettiin. Arkistointia koskeva lupahakemus hylättiin tarpeettomana, koska kysymyksessä ei ollut rekistereiden arkistointi henkilörekisterilain ja -asetuksen tarkoittamassa mielessä. (Äänestys 3-3).

Päätöksestä on valitettu KHO:een.

Ks. 11/13.4.1992

ASIA
Henkilötietojen keräämistä ja tallettamista henkilörekisteriin koskeva poikkeuslupahakemus sekä henkilötietojen arkistointia koskeva lupahakemus

HAKIJA
Search & Selection - S&S Consulting Oy Ab

HAKEMUS
Hakija pyytää

- poikkeuslupaa peruskartoitusrekisterin muodostamiseen ja

- poikkeuslupaa uusien peruskartoitusrekisterien säilyttämiseen ja ylläpitoon niin kauan kuin se toimeksiannon toteutuksen ja valintaprosessin onnistumisen seurannan kannalta on oleellista (2 v).

Hakija avustaa toimeksiannon perusteella asiakasyrityksiään avainhenkilöstön hakemisessa. Jokaisen toimeksiannon yhteydessä tehdään kohderyhmäkartoitus ja muodostetaan peruskartoitusrekisteri tehtävään ammatillisesti soveltuvista henkilöistä.

Tässä nk. suorahakuvalinnassa käynnistetään rekrytointiprosessi ei-julkisesti. Peruskartoitusrekisterit muodostetaan eri muodoissa julkaistuista tiedoista.

Peruskartoitusrekisteriin kerätään seuraavat tiedot:

- henkilön nimi - nykyinen työnantaja ja tehtävä - kaksi edellistä työnantajaa - koulutus - ikä

Hakemuksen mukaan peruskartoitusrekisterin säilyttäminen ja ylläpito on tarkoituksenmukaista 2 vuoden ajan, jotta hakija pystyy seuraamaan ja kehittämään omaa työtapaansa ja menetelmiään ja seuraamaan valitun henkilön menestymistä tehtävässä ja viihtyvyyttä työympäristössä.

Hakemuksen liitteenä olevasta toimintailmoituksen täydennyksestä käy ilmi, että suorahakua tehtäessä kerätään potentiaalisia ehdokkaita erilaisista julkisista matrikkeleista, yritysten vuosikertomuksista, esitteistä jne. ja hakuprosessin pohjaksi laaditaan ns. peruskartoitusrekisteri. Rekisteri on ATK-pohjainen. Peruskartoitusrekisteristä seulotaan potentiaaleimmat henkilöt, jotka osaamiseltaan ja koulutukseltaan vastaavat asiakasyrityksen tarpeita. Hakija ottaa yhteyttä näihin henkilöihin ja tiedustelee heidän kiinnostustaan tehtävään. Nämä henkilöt kutsutaan haastatteluun.

Henkilöistä, jotka edelleen ovat kiinnostuneita tehtävästä ja yrityksestä, tehdään hakijaluettelo ja heiltä pyydetään kirjallinen suostumus heidän henkilötietojensa käyttämiseen valintaprosessin yhteydessä.

Hakijalta puhelimitse 19.2.1996 saadun tiedon mukaan peruskartoitusrekisterien tietoja ei luovuteta toimeksiantajalle tai muulle ulkopuoliselle taholle.

KUULEMINEN

Tietosuojalautakunta on henkilörekisteriasetuksen 14 :n 3 momentin nojalla varannut kansallisarkistolle tilaisuuden lausunnon antamiseen hakemuksesta siltä osin kuin siinä pyydetään lupaa peruskartoitusrekisterien säilyttämiseen.

Lausunnossaan 24.1.1996, 73/32/95 kansallisarkisto katsoo, että hakemuksessa tarkoitettu toiminta ei ole henkilörekisteriasetuksen mukaista arkistoimista, vaan että kyseessä on ainoastaan tiedoston lyhytaikainen säilyttäminen ja ylläpito toimintaa varten.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Peruskartoitusrekisterien muodostaminen

Yhteysvaatimus

Henkilörekisterilain 5 :n 1 momentissa on säädetty henkilötietojen tallettamiselle asetetusta yhteysvaatimuksesta. Yhteysvaatimus merkitsee, että ilman rekisteröidyn suostumusta tai tietosuojalautakunnan lupaa saa henkilörekisteriin kerätä ja tallettaa tietoja vain henkilöistä, joilla on lainkohdassa tarkoitettu asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan, jollei rekisterin pitäminen johdu rekisterinpitäjälle säädetystä taikka lain tai asetuksen nojalla määrätystä tehtävästä.

Tietosuojalautakunta katsoo, että henkilötietojen kerääminen ja tallettaminen peruskartoitusrekistereihin ei perustu lain edellyttämään asialliseen yhteyteen. Koska rekisteröidyt eivät ole antaneet suostumustaan tietojen keräämiseen ja tallettamiseen eivätkä muutkaan 5 :n edellytykset täyty, tarvitsee hakija tietosuojalautakunnan poikkeusluvan yhteysvaatimuksesta.

Poikkeusluvan myöntämisen edellytykset

Poikkeuslupa yhteysvaatimuksesta voidaan myöntää vain painavasta syystä ja edellyttäen, että rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa ja valtion turvallisuuden vaarantuminen voidaan estää.

Peruskartoitusrekisterien säilyttäminen

Hakija on pyytänyt poikkeuslupaa uusien peruskartoitusrekisterien säilyttämiseen ja ylläpitoon niin kauan kuin se toimeksiannon toteutuksen ja valintaprosessin onnistumisen seurannan kannalta on oleellista (2 v).

Tietosuojalautakunta on tältä osin tutkinut hakemuksen henkilörekisterien arkistointia koskevana lupahakemuksena.

Henkilörekisterilain 27 :n mukaan henkilörekisteri on hävitettävä, jos se ei ole enää rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellinen, jollei siihen talletettuja tietoja ole erikseen säädetty tai määrätty säilytettäviksi tai jollei sitä siirretä arkistoitavaksi siten kuin asetuksella tarkemmin säädetään.

Henkilörekisteriasetuksen 14 :n 1 momentissa on säädetty, että tietosuojalautakunta voi antaa yhteisölle, säätiölle ja laitokselle luvan arkistoida omassa toiminnassaan syntyneitä henkilörekistereitä, jotka ovat tieteellisen tutkimuksen kannalta tai muusta syystä merkityksellisiä.

Päätös

Hakemuksessa kuvattu toiminta on vakiintunutta ja yleisesti yritysmaailman tiedossa. Hakijan toimintaa yritysten avustajana etsittäessä nk. avainhenkilöitä yrityksiin voidaan pitää yhteiskunnallisesti tarkoituksenmukaisena ja hyödyllisenä toimintana. Tietosuojalautakunta katsoo, että on painava syy myöntää hakijalle poikkeuslupa henkilötietojen keräämiseen ja tallettamiseen hakemuksessa tarkoitettuihin peruskartoitusrekistereihin.

Ottaen huomioon peruskartoitusrekistereihin sisältyvien tietojen laatu ja suppeus sekä se seikka, että tietoja ei luovuteta toimeksiantajalle tai muulle ulkopuoliselle taholle, tietosuojalautakunta katsoo, että poikkeusluvan myöntäminen ei vaaranna rekisteröityjen yksityisyyttä eikä heidän etujaan ja oikeuksiaan tai valtion turvallisuutta.

Tietosuojalautakunta myöntää hakijalle poikkeusluvan hakemuksessa tarkoitettujen henkilötietojen keräämiseen ja tallettamiseen.

Tietosuojalautakunta katsoo, että peruskartoitusrekisterien säilyttäminen sinä aikana kuin se toimeksiannon toteutuksen ja valintaprosessin onnistumisen seurannan kannalta on oleellista ei ole rekistereiden arkistointia henkilörekisterilain ja -asetuksen tarkoittamassa mielessä, vaan että tiedot voidaan säilyttää niin kauan kuin ne ovat rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellisia. Tietosuojalautakunta hylkää hakemuksen tältä osin tarpeettomana.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 5 1 mom
Henkilörekisterilaki 27
Henkilörekisterilaki 37
Henkilörekisteriasetus 14

ÄÄNESTYS

Asiassa toimitettiin äänestys. Äänet jakautuivat 3-3 puheenjohtajan äänen ratkaistessa asian. Eri mieltä olleet jäsenet lausuivat:

"Yhdymme lautakunnan kantaan muutoin, mutta poikkeusluvan myöntämisen osalta katsomme, että lupaan tulisi liittää ehto, että rekisteröidylle on ilmoitettava rekisteröinnistä ja tarkastusoikeudesta."

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.