14.11.1994 35/1994

Osoiterekisteri - Henkilötunnus - Tarpeellisuusvaatimus - Luovuttaminen

Suomen Posti Oy ei tarvinnut poikkeuslupaa henkilötunnuksen tallettamiselle osoiterekisteriinsä, koska lautakunta katsoi henkilötunnuksen tarpeelliseksi rekisterin hallittavuuden ja luotettavuuden varmistamiseksi. Lautakunta myönsi määräaikaisen luvan muuttuneiden ja korjattujen osoitetietojen luovutukseen osoitepalveluiden yhteydessä.

Ks. myös 21/26.4.93 ja KHO 4.11.1994 t 5422.

ASIA
Henkilötunnuksen tallettamista ja henkilötietojen luovuttamista koskeva poikkeuslupahakemus

HAKIJA
Suomen Posti Oy

HAKEMUS
Hakija pyytää, että tietosuojalautakunta vahvistaa Postille oikeuden sisällyttää postitoimintalain 25 §:n perusteella ylläpitämäänsä osoiterekisteriin nimi- ja osoitetietojen lisäksi myös henkilötunnuksen sekä käyttää tietoja postilähetysten perilletoimittamisen lisäksi automaattiseen tietojenkäsittelyyn perustuviin osoitepalveluihin ja yksittäisten nimi- ja osoitetietojen tarkistamiseen.

Hakemus koskee vain ennen 1.1.94 kerättyjen tietojen käyttöä, koska Posti katsoo, että sillä on tämän jälkeen kerättyjen tietojen luovutukseen asianomaisen henkilön suostumus.

Mikäli pyydettyyn vahvistamiseen ei ole riittäviä perusteita, Posti pyytää, että lautakunta myöntää sille poikkeusluvan edellä esitetyssä laajuudessa. Hakija pyytää, että luvat olisivat voimassa toistaiseksi, kunnes postitoimintalain säännöksiä on muutettu niin, että eduskunnan liikennevaliokunnan mietinnössä sanottu voidaan pysyvästi toteuttaa.

KUULEMINEN

Tietosuojavaltuutettu on antanut pyydetyn lausunnon (31.8.1994, Dnro 376/43/94).

Suomen Posti Oy on antanut 19.9.1994 päivätyn selityksen tietosuojavaltuutetun lausunnon johdosta.

KORKEIMMAN HALLINTO-OIKEUDEN PÄÄTÖS

Korkein hallinto-oikeus on katsonut päätöksessään 4.11.1994, taltio n:o 5422, joka koski nyt käsiteltävänä olevaa rekisteritoimintaa, ettei ollut syytä muuttaa tietosuojalautakunnan päätöstä 21/26.4.1993 sikäli kuin lautakunta oli katsonut, ettei poikkeuslupa henkilörekisterilain 5 §:n 2 momentissa säädetystä tarpeellisuusvaatimuksesta henkilötunnusten tallettamiseen osoiterekisteriin ollut tarpeen.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Hakijan oikeus pitää osoiterekisteriä ja yhteysvaatimus

Postitoimintalain 25 §:ssä säädetään, että postilaitoksella on oikeus ylläpitää postitoiminnan hoitamiseksi postin lähettäjiä ja saajia koskevaa osoiterekisteriä.

Henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentin mukaan henkilörekisteriin saa kerätä ja tallettaa ilman rekisteröidyn suostumusta tai tietosuojalautakunnan lupaa tietoja vain sellaisista henkilöistä, joilla asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi on asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan, jollei rekisterin pitäminen johdu rekisterinpitäjälle säädetystä tai lain taikka asetuksen nojalla määrätystä tehtävästä.

Henkilörekisterilain 1 §:n 1 momentin mukaan henkilörekisterilakia noudatetaan, jollei laissa ole toisin säädetty.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakijalla on postitoimintalain 25 §:n nojalla oikeus pitää osoiterekisteriä. Postitoimintalain 25 § on erityissäännös, jota tältä osin sovelletaan henkilörekisterilain estämättä. Koska postitoimintalaissa postilaitokselle on säädetty oikeus osoiterekisterin pitämiseen postin lähettäjistä ja saajista, hakija ei tarvitse poikkeuslupaa yhteysvaatimuksesta.

Henkilötunnuksen tallettaminen osoiterekisteriin

Tarpeellisuusvaatimus

Postitoimintalaissa ja sen nojalla annetussa asetuksessa ei ole tarkempia säännöksiä osoiterekisteristä. Tämän vuoksi osoiterekisterin tarkempi tietosisältö määräytyy henkilörekisterilain säännösten nojalla.

Henkilörekisteriin saa henkilörekisterilain 5 §:n 2 momentin mukaan tallettaa vain sellaisia henkilötietoja, jotka rekisterin käyttötarkoituksen kannalta ovat tarpeellisia.

Hakijalla on oikeus toimilupansa nojalla harjoittaa rajoituksetonta postitoimintaa koko maassa lukuunottamatta Ahvenanmaan maakuntaa. Posti on velvollinen turvaamaan postin peruspalvelujen yleisen saatavuuden koko maassa.

Osoiterekisteriin sisältyy yli viiden miljoonan postinsaajan tiedot. Henkilötunnusta käytetään päivitystietojen kohdentamiseen oikealle henkilölle sekä sisäisen laadun ylläpitoon ja varmennukseen.

Tietosuojalautakunta katsoo, ottaen huomioon rekisterin laajuuden, että henkilötunnus on tarpeellinen rekisterin hallittavuuden ja luotettavuuden varmistamiseksi. Hakija ei tarvitse poikkeuslupaa tarpeellisuusvaatimuksesta.

Osoiterekisterin käyttö osoitepalveluihin

Osoitepalvelut

Hakemuksen mukaan Postin osoitetietojärjestelmää käytetään lähetysten perilletoimittamisen lisäksi Postin osoitepalveluihin. Posti välittää osoitteiden muutos- ja korjaustietoja postin kanssa sopimuksen tehneiden postin lähettäjien osoitteistoihin (tiedotus-, päivitys- ja ylläpitopalvelut). Lisäksi jokaisella on mahdollisuus tarkistaa yksittäisen osoitetiedon oikeellisuus.

Rekisterien yhdistäminen

Verrattaessa hakijan osoiterekisteriä hakijan sopimusasiakkaiden osoitteistoihin tapahtuu henkilörekisterilain 20 §:ssä tarkoitettu henkilörekistereiden yhdistäminen.

Henkilörekisterilain 20 §:n mukaan henkilörekistereitä saa yhdistää muun muassa, jos se tapahtuu osoitetietojen tavanomaiseksi päivittämiseksi tai moninkertaisten postilähetysten välttämiseksi. Näin ollen hakija ei tarvitse lupaa rekistereiden yhdistämiseen.

Tietojen luovuttaminen

Henkilörekisterilain 18 §:n 1 momentin mukaan henkilörekisterissä olevia tai sitä varten kerättyjä henkilötietoja saa luovuttaa rekisteröidyn suostumuksella tai toimeksiannosta sekä lain tai asetuksen taikka niiden nojalla annetun määräyksen mukaisesti. Lisäksi luovuttaminen on sallittua sellaisissa olosuhteissa, joissa henkilötiedon luovuttaminen kuuluu tavanomaisena osana sellaisen toiminnan harjoittamiseen ja rekisteröidyn voidaan olettaa tietävän tällaisesta luovuttamisesta. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös tieteellistä tutkimusta ja tilastointia varten.

Tietosuojalautakunta katsoo, että tietojen luovuttaminen Suomen Posti Oy:n osoiterekisteristä ei tapahdu rekisteröityjen suostumuksella. Lautakunta katsoo myös, että rekisteröityjen ei voida olettaa tietävän henkilötietojensa luovuttamisesta osoiterekisteristä. Koska muutkaan henkilörekisterilain 18 §:ssä säädetyt edellytykset tietojen luovuttamiselle eivät täyty, tarvitsee hakija tietosuojalautakunnan luvan poiketa henkilörekisterilain 18 §:n säännöksistä.

Massaluovutuksella tarkoitetaan henkilörekisterilain 2 §:n 8 kohdan mukaan koko henkilörekisterin tai suurehkoa määrää rekisteröityjä koskevien henkilötietojen luovuttamista ja henkilötietojen luovuttamista automaattiseen tietojenkäsittelyyn soveltuvassa muodossa tai siten, että luovutuksensaaja voi käyttää henkilörekisteriä teknisen käyttöyhteyden avulla.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakijan harjoittaman tiedotus-, päivitys- ja ylläpitopalvelun yhteydessä tapahtuvassa muuttuneiden ja korjattujen osoitetietojen luovuttamisessa asiakkaille on kysymys henkilörekisterilain 2 §:n 8 kohdassa tarkoitetusta massaluovutuksesta. Massaluovutuksen ollessa kyseessä on henkilörekisterilain 18 §:n edellytysten lisäksi myös lain 19 §:ssä säädettyjen edellytysten täytyttävä.

Henkilörekisterilain 19 §:n 1 momentissa on säädetty, että henkilörekisterissä olevia tai sitä varten kerättyjä henkilötietoja saa massaluovutuksena luovuttaa vain:

1) jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa tai jos se tapahtuu rekisteröidyn toimeksiannosta;

2) jos tietojen tällainen luovuttaminen tapahtuu 18 §:n 3 momentin taikka muun lain tai asetuksen taikka tietosuojalautakunnan antaman luvan mukaisesta; tai

3) jos luovutuksensaajalla on tämän lain mukainen oikeus tallettaa luovutettavat henkilötiedot henkilörekisteriin eikä henkilötietojen luovutus ja käyttö vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka valtion turvallisuutta.

Postinsaajat eivät ole antaneet suostumustaan tietojensa luovuttamiseen. Tietojen luovuttaminen ei myöskään tapahdu henkilörekisterilain 18 §:n 3 momentin taikka muun lain tai asetuksen mukaisesti.

Posti Oy:n asiassa esittämän selvityksen mukaan Posti Oy ei luovuta osoitteita eikä niiden osia ilman olemassaolevan osoitteen tarkistamis- tai muutospohjaa. Osoitepalveluiden käyttäjät antavat Posti Oy:lle hallussaan olevat tiedot, jotka Posti luovuttaa korjattuina ja täydennettyinä asiakkaille. Asiassa ei ole ilmennyt, että luovutuksensaajilla ei olisi henkilörekisterilain 19 §:n 1 momentin 3 kohdassa tarkoitettua oikeutta tallettaa luovutettavat nimi- ja osoitetiedot henkilörekisteriinsä. Koska osoitetietojen luovutus ja käyttö eivät muutenkaan vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen etujaan tai oikeuksiaan, tietosuojalautakunta katsoo, ettei hakija tarvitse henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitettua lupaa poiketa henkilörekisterilain massaluovutusta koskevista säännöksistä.

Poikkeusluvan edellytykset

Tietosuojalautakunta voi henkilörekisterilain 37 §:n nojalla antaa luvan poiketa henkilörekisterilain 18 §:n henkilötietojen luovutusta koskevista säännöksistä, edellyttäen, että luvan myöntämiseen on painava syy ja että rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa ja valtion turvallisuuden vaarantuminen voidaan estää.

Päätös

Osoitepalvelut ovat täydentäviä palveluita, joilla voidaan estää postilähetysten toimittaminen virheellisiin osoitteisiin. Tietosuojalautakunta katsoo, että poikkeusluvan myöntämiselle on lain edellyttämä painava syy. Ottaen huomioon muun muassa sen, että mainittujen palveluiden yhteydessä ei luovuteta henkilötunnusta ja että hakija ei luovuta sellaisen rekisteröidyn tietoja, joka on kieltänyt tietojensa luovutuksen, tietosuojalautakunta katsoo, ettei luovutus vaaranna rekisteröityjen yksityisyyttä eikä heidän etujaan ja oikeuksiaan.

Tietosuojalautakunta myöntää hakijalle poikkeusluvan hakemuksen mukaiseen tietojen luovutukseen osoitepalveluiden yhteydessä.

LUVAN MÄÄRÄAIKAISUUS

Lupa on voimassa 31.12.1997 saakka. Lupa myönnetään määräaikaisena, jotta asiaa voitaisiin arvioida uudelleen osoiterekisterin ja lainsäädännön mahdollisen kehityksen johdosta.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Postitoimintalaki 1 § 1 mom
Postitoimintalaki 2 § 1 mom
Postitoimintalaki 3 §
Postitoimintalaki 4 § 2 mom
Postitoimintalaki 9 § 2 mom
Postitoimintalaki 25 §
Henkilörekisterilaki 1 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 2 § 8 kohta
Henkilörekisterilaki 5 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 5 § 2 mom
Henkilörekisterilaki 18 §
Henkilörekisterilaki 19 §
Henkilörekisterilaki 20 §
Henkilörekisterilaki 37 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.