06.06.1994 20/1994

Jäsenrekisteri - Asiakasrekisteri - Tarpeellisuusvaatimus - Henkilötunnus

Tietosuojalautakunta katsoi, ettei henkilötunnuksen käyttö Rautakirja Oy:n Vip-Video Clubin jäsenrekisterissä ollut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Lautakunta määräsi yhtiön lopettamaan henkilötunnuksen keräämisen ja poistamaan jäsenrekisteristä jo kerätyt henkilötunnukset. Tietosuojalautakunta katsoi kuitenkin, että henkilötunnuksen käyttö asiakasrekisterissä videovuokraustapahtuman yhteydessä oli rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista.

ASIA
Lainvastaisen rekisteritoiminnan oikaisemista koskeva hakemus

HAKIJA
Tietosuojavaltuutettu

HAKEMUS
Tietosuojavaltuutettu on tietosuojalautakunnalle osoittamassaan 25.2.1994 päivätyssä hakemuksessa pyytänyt, että tietosuojalautakunta määräisi henkilörekisterilain 35 §:n nojalla

1) Rautakirja Oy:n lopettamaan harjoittamassaan videovuokraustoiminnassa vuokraajien henkilötunnustietojen keräämisen ja tallettamisen asiakasrekisteriin, siltä osin kuin se voidaan katsoa henkilörekisteriksi, ja klubirekisteriin sekä

2) toissijaisesti rajoitettavaksi vuokraajan henkilötunnuksen käytettäväksi vain perintätehtävissä silloin kun kysymys on arvokkaiden videolaitteiden vuokrauksesta ja

3) henkilötunnuksen käytön lopetettavaksi yhtiön jakamissa klubikorteissa (Vip-Video Club-kortti).

Tietosuojavaltuutettu katsoo, että vuokraajan henkilöllisyys voidaan tarkistaa henkilöllisyystodistuksesta vuokraustapahtuman yhteydessä. Tietosuojavaltuutetun mukaan asiakkaan nimeä, osoitetta ja syntymäaikaa voidaan pitää riittävinä tietoina asiakasrekisterissä. Henkilötunnusta ei voida tallettaa asiakasrekisteriin tulevaisuudessa mahdollisesti seuraavia perintätehtäviä varten.

Tietosuojavaltuutettu katsoo lisäksi, että Rautakirja Oy:n omaksumilla käytännöillä ja rekisteritavoilla on suuri merkitys maassamme videoalalla noudatettavalle käytännölle. Tietosuojavaltuutettu toteaa, että kysymys on yksityisestä liiketoiminnasta, jonka käyttöä varten henkilötunnusta ei ole ensisijaisesti tarkoitettu.

TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMENPITEET JA ASIASSA SAATU SELVITYS

Asia on tullut tietosuojavaltuutetun toimistossa vireille vuonna 1991 yksityisen henkilön tiedusteltua, onko Rautakirja Oy:llä oikeutta käyttää henkilötunnusta Vip-Video Club-kortissa.

Tietosuojavaltuutettu lähetti 8.4.91 Rautakirja Oy:lle selvityspyynnön, jossa tiedusteltiin muun muassa miksi asiakkaan henkilötunnusta pidetään tarpeellisena ja miksi se on näkyvissä Vip-Video Club-kortissa.

Vastauksessaan 29.4.91 Rautakirja Oy viittasi 20.9.88 tietosuojavaltuutetulle antamaansa selvitykseen ja totesi, että henkilötunnus on välttämätön väärinkäytösten estämiseksi.

Rautakirja Oy:n 20.9.88 antamasta selvityksestä käy ilmi, että Rautakirja Oy harjoittaa valtakunnallista videoelokuvien vuokraustoimintaa 430:ssä R-kioskissa sekä 30:ssä Kotikatsomo-nimellä toimivassa erikoisliikkeessä. Vip-Video Club on Suomen suurin elokuvakerho, jonka jäsenmäärä on noin 140 000. Jäsenrekisteri on keskitetty Rautakirja Oy:n pääkonttoriin. Jäsenistä rekisteröidään nimi, osoite, puhelinnumero sekä henkilötunnus. Jäsen saa henkilökohtaisen klubikortin, jolla hän asioi R-kioskeilla ja osoittaa olevansa klubin jäsen. Jokaisessa Kotikatsomossa on oma mikrotietokone, jolla pidetään yllä kasettirekisteriä sekä asiakasrekisteriä.

Tietosuojavaltuutettu pyysi vielä 6.4.93 lisäselvitystä asiaan. Rautakirja Oy vastasi valtuutetun tiedusteluun 23.4.93. Vastauksessaan yhtiö painotti muun muassa sitä, että viime aikoina Rautakirja Oy:ltä on vuositasolla anastettu noin 2 000 vuokrakasettia.

Tietosuojavaltuutettu antoi 11.11.93 asiassa kannanoton, jossa hän kehotti Rautakirja Oy:tä henkilörekisterilain 34 §:n nojalla poistamaan ylläpitämästään jäsenrekisteristä jäsenten henkilötunnukset. Lisäksi tietosuojavaltuutettu kehotti yhtiötä poistamaan henkilötunnukset Vip Video Club-korteista. Edelleen tietosuojavaltuutettu kehotti Rautakirja Oy:tä lopettamaan käytännön, jonka mukaan videokasetin tai katselulaitteen vuokraajan henkilötunnus merkitään vuokraustositteeseen. Tietosuojavaltuutettu kehotti yhtiötä suorittamaan toimenpiteet 30.6.94 mennessä.

Rautakirja Oy totesi vastauksessaan 16.12.93, että sillä on tarkoitus luopua Vip-Video Clubista eikä kortteihin merkitä enää henkilötunnuksia. Asiakkailla olevien korttien poiskerääminen ja henkilötunnusten poistaminen niistä olisi käytännössä mahdotonta. Lisäksi yhtiö katsoi, että henkilötunnuksen merkitseminen vuokraustositteisiin on välttämätöntä ja tarpeellista videovuokraustoiminnan harjoittamiselle. Palauttamatta jääneen kasetin tai pelilaitteen takaisin saamiseksi on saatava viranomaistoiminnot mahdollisimman nopeasti liikkeelle.

Tämän jälkeen tietosuojavaltuutettu on saattanut asian tietosuojalautakunnan ratkaistavaksi.

KUULEMINEN LAUTAKUNNASSA

Rautakirja Oy on 6.4.94 antanut selityksensä valtuutetun hakemuksen johdosta.

Yhtiö painottaa sitä, että yhtiön oikeusministeriöstä ja poliisiviranomaisilta saamien ohjeiden mukaisesti henkilötunnuksen ilmoittaminen jo haastehakemuksessa tai rikosilmoituksessa nopeuttaa huomattavasti asian käsittelyä. Yhtiön intressissä on lisäksi saada siviilikantein tapahtuva anastettujen kasettien tai niitä koskevien vahingonkorvausten periminen mahdollisimman nopeaksi ja tehokkaaksi. Henkilötunnuksen käyttö osaltaan nopeuttaa prosessia ja on siten erityisen tarpeellinen. Yhtiö toteaa vielä, että aika, jonka kuluessa vuokrakasetti siirtyy myyntikasetiksi ja menettää huomattavan osan arvostaan, on koko ajan lyhentynyt. Maahantuojalta vuokraustoimintaa varten ostettu videoelokuva maksaa 450 mk, nintendopelien kasetti 300 mk ja keskusyksikkö 500 mk sekä vuokrattava videonauhuri 1 500-3 600 mk. Vuokraustoimintaa varten yhtiön hallussa oleva videokasetti on huomattavasti arvokkaampi kuin ostettu kasetti. Yhden asiakkaan kerralla haltuunsa saaman omaisuuden arvo voi pelkkiä videokasettejakin vuokrattaessa olla yli 2 000 mk. Yhtiölle syntyy tappiota myös siitä, että poissaolevat vuokrakasetit eivät tuota mitään.

Rautakirja Oy:ssä on kehitteillä uusi videovuokrausjärjestelmä, jossa ei nykyisiä kortteja enää käytetä. Järjestelmä saadaan käyttöön viimeistään kolmen vuoden kuluessa. Siihen asti vanhoja kortteja voidaan käyttää vuokraustoiminnassa nopeuttamaan ja yksinkertaistamaan vuokraustapahtumaa. Yhtiö katsoo, että kortit ovat asiakkaiden omaisuutta, eikä yhtiö voi yksipuoliseti ottaa kortteja pois, vaihtaa niitä tai lopettaa niiden käyttöä. Korttien uusiminen maksaisi vähintää 20 mk/kpl ja tällaisten kustannusten periminen asiakkailta on yhtiön mielestä mahdotonta. Mikäli lautakunta katsoo, että korteissa oleva henkilötunnus loukkaa yksityisyyden suojaa, yhtiö on valmis ilmoittamaan kullekin kortin käyttäjälle, että kortti ei ole vuokraustoiminnan tai siihen liittyvien etujen edellytys.

Rautakirja Oy pyytää, että lautakunta hylkää tietosuojavaltuutetun hakemuksen kokonaisuudessaan. Edelleen yhtiö pyytää, että mikäli klubikortissa ei tulisi ilmetä henkilötunnusta, lautakunta sallisi korttien käytön kolmen vuoden ajan tai varmennettuna omistajan suostumuksella siten kuin edellä on esitetty.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Asiakasrekisterin tietosisältö

Rautakirja Oy:n asiakasrekisteriin on talletettu vuokraustapahtumien lisäksi vuokraajien nimi-, osoite- puhelinnumero- ja henkilötunnustiedot. Vip-Video Clubin jäsenrekisteriin on talletettu jäsenistä edellä mainitut tiedot. Mainittujen rekisterien tietosisältöä ei ole säännelty erikseen, joten rekisterin tietosisällön lainmukaisuus määräytyy henkilörekisterilakiin sisältyvien tietojen keräämistä ja tallettamista koskevien yleisten säännösten perusteella.

Tarpeellisuusvaatimus

Henkilörekisterilain 5 §:n 2 momentin mukaan henkilörekisteriin saa tallettaa vain sellaisia henkilötietoja, jotka rekisterin käyttötarkoituksen kannalta ovat tarpeellisia.

Tarpeellisuusvaatimus määrittelee sen, millaisia tietoja rekisteriin saa tallettaa. Rekisteriin otettavien henkilötietojen tulee olla rekisterinpitäjän hallinnon ja toiminnan kannalta asiallisesti perusteltuja yleisen mittapuun mukaan arvioituna.

Lisäksi tulee ottaa huomioon, että henkilörekisterilain 1 §:n mukaan lain tarkoituksena on suojella rekisteröidyn henkilön yksityisyyttä sekä hänen etujaan ja oikeuksiaan. Merkitystä on myös henkilörekisterilain 3 §:llä, jonka mukaan rekisterinpitäjän on henkilötietoja kerättäessä, talletettaessa, käytettäessä ja luovutettaessa noudatettava huolellisuutta ja hyvää rekisteritapaa sekä toimittava muutoinkin niin, ettei rekisteröidyn yksityisyyden suojaa taikka hänen etujaan ja oikeuksiaan perusteettomasti loukata.

Henkilötunnuksen käyttötarkoitus

Videovuokraamon asiakasrekisterin käyttötarkoitukseksi on katsottava vuokrauksen valvonnan hoitaminen. Vip-Video Clubin jäsenrekisterin käyttötarkoitus on jäsensuhteen hoitaminen (mm. jäsenlehden lähettäminen). Saadun selvityksen mukaan henkilötunnustietoa käytetään asiakkaan luotettavan yksilöinnin varmistamiseksi tilanteissa, joissa asiakas jättää palauttamatta vuokraamansa videon tai laitteen.

Päätös

A. Tietosuojalautakunta katsoo, ettei henkilötunnuksen käyttö Rautakirja Oy:n Vip-Video Clubin jäsenrekisterissä ole rekisterin käyttötarkoituksen kannalta henkilörekisterilain 5 §:n 2 momentin tarkoittamalla tavalla tarpeellista.

Saadun selvityksen mukaan videoklubiin liittyviltä henkilöiltä kerätään henkilötunnus jo liittymisvaiheessa. Henkilötunnus säilyy rekisterissä, vaikkei jäsen liittymisen jälkeen vuokraisi yhtään videota tai laitetta. Tietosuojalautakunta katsoo, että vuokraajan henkilöllisyys voidaan vuokraustapahtuman yhteydessä tarkastaa henkilöllisyystodistuksesta. Henkilötunnuksen kerääminen ei ole tarpeellista ennen varsinaista vuokraustapahtumaa.

Lautakunta määrää henkilörekisterilain 35 §:n nojalla Rautakirja Oy:n

1) lopettamaan välittömästi videoklubin jäseneksi liittyvien henkilötunnustietojen keräämisen ja tallettamisen videoklubin jäsenrekisteriin ja

2) poistamaan jo rekisteröidyt henkilötunnukset videoklubin jäsenrekisteristä 31.12.1994 mennessä.

B. Lautakunta katsoo, että henkilötunnuksen käyttö asiakasrekisterissä videovuokraustapahtuman yhteydessä on rekisterin käyttötarkoituksen kannalta henkilörekisterilain 5 §:n 2 momentin tarkoittamalla tavalla tarpeellista.

Tältä osin lautakunta hylkää tietosuojavaltuutetun hakemuksen.

Henkilötunnuksen tarpeellisuutta arvioidessaan lautakunta on ottanut huomioon vuokraajien suuren määrän ja sen, että Rautakirja Oy harjoittaa vuokraustoimintaa koko maan laajuisesti. Väärinkäytöksiin syyllistyneiden lukumäärä on esitetyn selvityksen mukaan niin merkittävä, että henkilötunnuksen tallettamista ja käyttöä perimistoimenpiteiden kohdentamiseksi voidaan pitää tarpeellisena.

C. Huomioon ottaen Rautakirja Oy:n ilmoituksen siitä, että yhtiö on uusimassa vuokrausjärjestelmäänsä kolmen vuoden kuluessa ja että yhtiö luopuu henkilötunnuksellisista korteista, tietosuojalautakunta hylkää tietosuojavaltuutetun hakemuksen siltä osin kuin siinä vaaditaan henkilötunnuksen käytön lopettamista jo annetuissa Vip-Video Club-korteissa.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 1 §
Henkilörekisterilaki 3 §
Henkilörekisterilaki 5 § 2 mom
Henkilörekisterilaki 35 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.