10.01.1994 1/1994

Arkaluonteinen tieto - Yhteysvaatimus - Tarpeellisuusvaatimus

Majoitusliikkeen hakemuksessa oli kysymys yhtiön sisäisen manuaalisen rekisterin pitämisestä väkivaltaisista ja häiriötä aiheuttavista asukkaista. Lautakunta katsoi, että hakija tarvitsi luvan poiketa yhteysvaatimuksesta, tarpeellisuusvaatimuksesta ja arkaluonteisten tietojen rekisteröintikiellosta. Lautakunta hylkäsi hakemuksen.

ASIA
Henkilötietojen keräämistä ja tallettamista henkilörekisteriin koskeva poikkeuslupahakemus

HAKIJA
Hagman-Majoitus Oy

HAKEMUS
Helsingin uudet asuntolat Oy on 7.4.1993 päivätyllä hakemuksellaan pyytänyt lupaa pitää yhtiön sisäistä manuaalista rekisteriä väkivaltaisista ja häiriötä aiheuttavista asukkaista.

Hakemuksen tekemisen jälkeen yhtiö kuitenkin asetettiin konkurssiin ja hakemuksessa mainittua asuntolatoimintaa hoitaa nyt Hagman-Majoitus Oy, joka on 8.10.1993 ilmoittanut jatkavansa hakemusta.

ASIASSA SAATU SELVITYS

Hakemuksen mukaan rekisteriin on tarkoitus merkitä ao. henkilön henkilötiedot sekä tiedot tapahtuneesta. Rekisteriin merkittäisiin hakijayhtiön asuntoloissa (neljä asuntolaa) tapahtuneet oman henkilökunnan toteamat väkivalta- tai järjestyshäiriöt. Puhelimitse saadun selvityksen mukaan tapahtumatietojen lisäksi rekisteriin merkittäisiin henkilön nimi ja henkilötunnus.

Rekisteriä pidettäisiin kortistona, jossa yhteeen korttiin merkitään aina yhtä henkilöä koskevat tiedot. Käytännössä rekisteri koostuisi neljästä samansisältöisestä kortistosta, joita säilytetään kussakin asuntolassa. Asuntolapaikkoja asuntoloissa on yhteensä noin 360. Kortiston pitämisestä huolehtii kunkin asuntolan vastaava asuntolanhoitaja. Tiedot perustuvat asuntolanhoitajien ja vahtimestareiden antamiin tietoihin. Kortistoa säilytetään kussakin asuntolassa lukituissa tiloissa ja siitä ei luovuteta tietoja kenellekään, ellei laista muuta johdu. Oikeus kortiston käyttöön on vastaavilla asuntolanhoitajilla ja vahtimestareilla.

Hakemusta perustellaan sillä, että käytännössä on havaittu, etteivät jotkut asukkaat sovellu yhteismajoitukseen väkivaltaisen ja häiriötä aiheuttavan käytöksen vuoksi. Rekisteri on tarpeen asukkaiden ja henkilökunnan turvallisuuden ja viihtyvyyden takaamiseksi.

Puhelimitse saadun tiedon mukaan asuntoloihin tulee asukkaita lähinnä sosiaalilautakunnan kautta. Asukkaat ovat ns. asunnottomiksi luokiteltuja, joilla usein on esim. alkoholiongelmia. Asuntoloissa asuminen on tarkoitettu tilapäiseksi, kunnes jokin pysyvämpi ratkaisu löytyy.

Lautakunnalle 16.11.1993 toimitetun lisäselvityksen mukaan rekisteriin tulisi merkittäväksi seuraavan tyyppisiä väkivaltaisuuksia ja häiriöitä:

* asuntolan henkilökuntaan tai muihin asuntolan asukkaisiin
kohdistuva väkivalta,
* yksittäiset ja joukkotappelut,
* todistettu alkoholin tai huumaavien aineiden myynti
ja käyttö asuntolan tiloissa,
* toistuvista kielloista huolimatta jatkuva asuntolan
järjestyssääntöjen rikkominen,
* asuntolan omaisuuteen tai asuintoveriin kohdistuva
varkaus tai ryöstö.

Rekisterimerkinnän tekemiseen antaa aloitteen rikkomuksen tapahtumahetkellä työvuorossa ollut vuoroisäntä, joka kirjaa tapahtuman muistiin ja jättää asian edelleen asuntolanhoitajalle tai muulle nimetylle henkilölle seuraamuksista päättämistä varten. Hakija katsoo, että asukkaan oikeusturva tulee varmistetuksi, koska merkinnän rekisteriin tekee henkilö, joka ei tapahtumahetkellä ole paikalla. Rekisteri on asuntolakohtainen muuten, mutta pahat väkivaltatapaukset ilmoitetaan kaikkiin yhtiön asuntoloihin.

Rekisteriä käytetään, kun asukas tulee asumaan johonkin yhtiön asuntoloista. Silloin tarkistetaan, onko asukas aikaisemmin asunut asuntolassa ja onko hänelle rekisteröity häiriöitä. Väkivaltatapausten tietoja säilytetään rekisterissä vuoden ja muita rikkomuksia puolen vuoden ajan.

Lisäselvityksen mukaan jokaisella asukkaalla on oikeus tarkistaa häntä koskevat tiedot ja valittaa mahdollisista virheistä yhtiön johdolle, joka tarvittaessa kumoaa asuntolanhoitajan tekemän kirjauksen.

Asuntolan järjestyssääntöihin tulee maininta sääntöjen rikkomisen seurauksista. Mikäli rikkomuksia tapahtuu, asiakas saa henkilökunnalta tiedon sääntöjen vastaisen toiminnan rekisteröinnistä.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Henkilörekisteri

Henkilörekisterillä tarkoitetaan henkilörekisterilain 2 §:n 2 kohdan mukaan henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla, sekä sellaista luetteloa, kortistoa tai muuta näihin verrattavalla tavalla järjestettyä henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, josta tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta kustannuksitta.

Tietosuojalautakunta katsoo, että kerätessään hakemuksen mukaisia tietoja kortistoon hakija muodostaa samalla henkilörekisterin. Hakija on muodostamansa henkilörekisterin henkilörekisterilain 2 §:n 3 kohdassa tarkoitettu rekisterinpitäjä.

Yhteysvaatimus

Henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentissa säädetään rekisterinpitoa koskevasta yhteysvaatimuksesta. Mainitun lainkohdan mukaisesti henkilörekisteriin merkittäviksi saa kerätä ja rekisteriin tallettaa ilman rekisteröidyn suostumusta tai tietosuojalautakunnan lupaa tietoja vain sellaisista henkilöistä, joilla asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi on asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan, jollei rekisterin pitäminen johdu rekisterinpitäjälle säädetystä taikka lain tai asetuksen nojalla määrätystä tehtävästä.

Tietosuojalautakunta katsoo, että yhteysvaatimus ei täyty hakijan toiminnan ja rekisteröitävien henkilöiden välillä silloin kun rekisteröitävät henkilöt eivät enää ole asukkaina hakemuksessa mainituissa asuntoloissa. Rekisterin pitäminen hakemuksen mukaista tarkoitusta varten ei myöskään johdu hakijalle säädetystä taikka lain tai asetuksen nojalla määrätystä tehtävästä.

Koska hakijalla ei myöskään ole rekisteröitävien henkilöiden suostumusta kyseiselle rekisteröinnille, hakija tarvitsee tietosuojalautakunnan myöntämän poikkeusluvan yhteysvaatimuksesta.

Tarpeellisuusvaatimus

Henkilörekisteriin saa henkilörekisterilain 5 §:n 2 momentin mukaan tallettaa vain sellaisia tietoja, jotka rekisterin käyttötarkoituksen kannalta ovat tarpeellisia.

Tietosuojalautakunta katsoo, että henkilötunnus ei ole rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellinen. Tämän vuoksi hakija tarvitsee poikkeusluvan tarpeellisuusvaatimuksesta henkilötunnuksen tallettamiselle rekisteriinsä.

Arkaluonteisten tietojen rekisteröintikielto

Henkilörekisterilain 6 §:n 2 momentissa on lueteltu arkaluonteisina pidettävät tiedot, joiden kerääminen ja tallettaminen on kielletty, jollei kerääminen ole henkilörekisterilain 7 §:n mukaista. Arkaluonteisia tietoja ovat muun muassa rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta kuvaavat tiedot.

Hakemuksen mukaan rekisteriin on tarkoitus kerätä tietoja muun muassa asuntolan henkilökuntaan tai muihin asuntolan asukkaisiin kohdistuvasta väkivallasta, asuntolan omaisuuteen tai asuintoveriin kohdistuvasta varkaudesta tai ryöstöstä sekä alkoholin tai huumaavan aineen myynnistä tai käytöstä asuntolan tiloisssa. Kysymys on arkaluonteisista henkilötiedoista, joiden keräämiseen ja tallettamiseen hakijalla ei ole henkilörekisterilain 7 §:ssä määriteltyä oikeutta. Tämän vuoksi hakija tarvitsee poikkeusluvan arkaluonteisten tietojen rekisteröintikiellosta.

Poikkeusluvan edellytykset

Tietosuojalautakunta voi henkilörekisterilain 37 §:n nojalla myöntää luvan poiketa yhteysvaatimuksesta, tarpeellisuusvaatimuksesta ja arkaluonteisten tietojen rekisteröintikiellosta edellyttäen, että luvan myöntämiseen on painava syy ja että rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa ja valtion turvallisuuden vaarantuminen voidaan estää.

Päätös

Hakemuksen mukaiselle rekisteröinnille voidaan asuntoloiden järjestyksenpidon sekä asukkaiden ja henkilökunnan viihtyvyyden kannalta löytää perusteita. Hakemus koskee kuitenkin poikkeamista useasta henkilörekisterilain säännöksestä. Erityisesti on merkitystä sillä, että poikkeusta haetaan arkaluonteisten tietojen rekisteröintikiellosta. Arkaluonteisten tietojen rekisteröinti sisältää tavanomaista suuremman riskin kansalaisten yksityisyydelle ja oikeusturvalle. Hakemuksessa tarkoitettujen rikollista tekoa kuvaavien tietojen rekisteröinnin tulisi olla sallittua vain laissa säädetyissä viranomaistoiminnoissa. Tietosuojalautakunta katsoo, ettei hakemuksen mukaisen poikkeusluvan myöntämiselle ole henkilörekisterilain tarkoittamaa painavaa syytä.

Hakija on esittänyt toimenpiteitä, joilla rekisteröidyn oikeusturva hakemuksen mukaisessa rekisteröinnissä pyritään takaamaan. Tietosuojalautakunta katsoo kuitenkin, että rekisterinpito hakemuksessa tarkoitetussa toiminnassa on sen laatuista, ettei henkilön yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa vaarantumista voida riittävällä varmuudella estää. Tämänkään vuoksi henkilörekisterilain tarkoittamia edellytyksiä poikkeusluvan myöntämiselle ei ole.

Tietosuojalautakunta hylkää hakemuksen.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2 §
Henkilörekisterilaki 5
Henkilörekisterilaki 7 §
Henkilörekisterilaki 37 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.