13.12.1993 59/1993

Väestöluettelo - Väestötietolaki - Massaluovutus - Yhteysvaatimus

Hakemuksessa oli kysymys mikrofilmattujen koko maan kattavien väestöluetteloiden käyttämisestä työterveyslaitoksen lakisääteisten tehtävien hoitamiseen. Lautakunta katsoi, että hakija tarvitsi väestötietolain 29 §:n mukaisen luvan tietojen massaluovutukseen väestörekisterikeskukselta ja luvan poiketa henkilörekisterilain yhteysvaatimuksesta. Lupa myönnettiin määräaikaisena.

ASIA
Henkilötietojen keräämistä ja tallettamista sekä massaluovutusta koskeva poikkeuslupahakemus

HAKIJA
Työterveyslaitos

HAKEMUS
Hakija pyytää henkilörekisterilain 37 §:n mukaista poikkeuslupaa voidakseen edelleen käyttää väestörekisterikeskuksen mikrofilmattuja väestöluetteloita (ns. maammekirjoja) lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi.

Hakemuksessaan työterveyslaitos viittaa lautakunnan päätökseen 3/10.2.1992, jolla sille myönnettiin määräaikainen lupa käyttää mikrofilmattuja väestöluetteloita lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseen.

Väestörekisterikeskus on myöntänyt työterveyslaitokselle väestörekisterin suorakäyttöoikeuden 13.3.1992 ja sen muutoksen 3.9.92. Lisäksi väestörekisterikeskus on myöntänyt 22.6.92 työterveyslaitokselle oikeuden pitää hallussaan mikrofilmattuja aakkosellisia väestöluetteloita tietosuojalautakunnan asettaman määräajan loppuun.

Suorakäytön kokeilu alkoi työterveyslaitoksessa kesäkuussa 1992. Suorakäyttöoikeutta koskevan käyttölupamuutoksen suomia mahdollisuuksia työterveyslaitos ei ole vielä voinut käyttää, koska Valtion tietokonekeskuksen sovellus ei ole valmis. Suorakäytön ja mikrofilmien rinnakkaiskäyttövertailu työterveyslaitoksen erilaisissa tutkimustehtävissä on osoittanut, että pääsääntöisesti voidaan käyttää suorakäyttöä mikrofilmien sijasta. Eräissä tehtävissä kuitenkin mikrofilmien käyttö on selvästi nopeampaa ja huokeampaa. Tällaisia tehtäviä ovat etenkin aiemmin jäljitettyjen seurantatutkimusaineistojen elossaolo-, kuolinaika- ja kuolinpaikkatietojen sekä maastamuuton selvittäminen kuolleiden ja poissaolevan väestön kokoomaluetteloiden avulla (jolloin tiedon keruu kohdistuu vain em. väestöluetteloista löytyviin henkilöihin). Tämän lisäksi suorakäytön avulla tehtävissä henkilöjäljityksissä on ilmennyt eräitä puutteita, joista tärkein liittyy korjattuihin henkilötunnuksiin. Hakija on keskustellut näiden puutteiden korjaamisesta ja väestörekisterikeskus on suhtautunut asiaan myönteisesti.

Viitaten tietosuojalautakunnan päätösasiakirjoihin (3/10.2.1992) sekä edellä esitettyyn selvitykseen työterveyslaitos pyytää lupaa väestörekisterikeskuksen mikrofilmattujen väestökirjojen hallussapitoon edelleen siten, että laitoksella olisi oikeus kuolleiden ja poissaolevan väestön kokoomaluetteloihin sekä kulloinkin uusimpiin aakkos- ja henkilötunnusjärjestyksessä oleviin väestöluetteloihin. Työterveyslaitos palauttaa marraskuun aikana väestörekisterikeskukselle vanhat väestöluettelot vuosilta 1974-1984. Tällöin laitoksessa olisivat koko väestön henkilötunnusjärjestyksessä oleva (1990/heinäkuu) ja aakkosjärjestyksessä oleva (1991/heinäkuu) luettelo sekä kuolleiden ja poissaolevan väestön henkilötunnusjärjestyksellinen (1967-86) ja aakkosjärjestyksellinen (1967-92) kokoomaluettelo, jotka voitaisiin korvata tuoreimmilla versioilla mikäli lautakunnan päätös on myönteinen.

Puhelimitse 2.12.93 saadun tiedon mukaan suorakäytön avulla ei tässä vaiheessa vielä pystytä löytämään esim. muuttuneita henkilötunnuksia. Lisäksi ongelmana on, että kaikilla aluelaitoksilla ei vielä ole suorakäytön käyttöoikeutta eikä käyttökokemusta. Puutteiden korjaamisesta on neuvoteltu väestörekisterikeskuksen kanssa. Mahdollisesti jo ensi vuoden aikana saadaan suorakäyttö muutettua sellaiseksi, ettei maammekirjoja enää tarvita. Hakija pyytää, että lupa myönnettäisiin sellaisena, että se kattaa myös nykyisin hallussa olevien maammekirjojen korvaamisen uudemmilla.

KUULEMINEN

Väestörekisterikeskus on antanut siltä pyydetyn lausunnon 1.12.1993. Lausunnossaan väestörekisterikeskus ei näe estettä sille, että työterveyslaitokselle myönnettäisiin hakemuksen mukainen poikkeuslupa siihen asti, kunnes laitoksen kannalta riittävä tietopalvelun taso on saatu järjestetyksi muulla tavoin. Väestörekisterikeskus toteaa, että tavoitteena on toteuttaa ja testata työterveyslaitoksen hakemuksessa mainittujen puutteiden edellyttämät uudistukset viimeistään syksyllä 1994.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Rekisterinpitäjä

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitetut väestöluettelot ovat henkilörekisterilain 2 §:n 2 kohdassa tarkoitettuja henkilörekistereitä ja työterveyslaitos niiden henkilörekisterilain 2 §:n 3 kohdassa tarkoitettu rekisterinpitäjä.

Yhteysvaatimus

Henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentissa on säädetty henkilötietojen tallettamiselle asetetusta yhteysvaatimuksesta. Yhteysvaatimus merkitsee, että ilman rekisteröidyn suostumusta tai tietosuojalautakunnan lupaa saa henkilörekisteriin kerätä ja tallettaa tietoja vain henkilöistä, joilla on lainkohdassa tarkoitettu asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan, jollei rekisterin pitäminen johdu rekisterinpitäjälle säädetystä taikka lain tai asetuksen nojalla määrätystä tehtävästä.

Tietojen massaluovutus väestötietojärjestelmästä

Massaluovutuksella tarkoitetaan henkilörekisterilain 2 §:n 8 kohdan mukaan muun muassa koko henkilörekisterin tai suurehkoa määrää rekisteröityjä koskevien henkilötietojen luovuttamista. Hakija pyytää lupaa saada väestörekisterikeskukselta käyttöönsä koko maan väestön tietoja sisältäviä luetteloita. Tietosuojalautakunta katsoo, että kysymyksessä on henkilörekisterilaissa tarkoitettu massaluovutus.

Henkilötietojen luovutuksesta väestötietojärjestelmästä on säädetty väestötietolaissa (507/93). Lain 29 §:n 1 momentin mukaan väestötietojärjestelmästä saa luovuttaa tietoja henkilörekisterilaissa tarkoitettuna massaluovutuksena vain:

1) jos hakijalla on henkilörekisterilain mukainen oikeus tallettaa luovutettavat tiedot henkilörekisteriin eikä niiden luovutus ja käyttö vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden suojaa, hänen etujaan ja oikeuksiaan taikka valtion turvallisuutta; tai

2) jos tietojen luovuttaminen perustuu muun lain säännökseen.

Pykälän 2 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa poikkeusluvan tietojen massaluovutukseen, vaikkei hakijalla ole henkilörekisterilain mukaista oikeutta tallettaa luovutettavia tietoja henkilörekisteriin.

Luvan tarve ja luvan myöntämisen edellytykset

Väestöluettelot sisältävät tiedot koko väestöstä. Tietosuojalautakunta katsoo, että henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentissa tarkoitettu yhteysvaatimus ei siten kaikilta osin täyty hakijan rekisterinpidossa. Asiallisen yhteyden rekisterinpitäjän toiminnan ja rekisteröitävien välillä ei voida katsoa myöskään täyttyvän sillä perusteella, että hakija mahdollisesti joutuu henkilöitä väestöluetteloista jäljittäessään selailemaan ja vertailemaan tutkimuksen tai selvityksen piiriin kuulumattomien henkilöiden tietoja. Koska väestöluetteloiden pito ei tältä osin johdu hakijalle säädetystä tai määrätystä tehtävästä, eivätkä rekisteröidyt myöskään ole antaneet suostumustaan tietojensa tallettamiseen hakijan väestöluetteloihin, tarvitsee hakija henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitetun poikkeusluvan yhteysvaatimuksesta.

Koska hakijalla ei edellä mainituilla perusteilla ole henkilörekisterilain mukaista oikeutta tallettaa väestörekisterikeskukselta pyytämiään tietoja henkilörekisteriin, hakija tarvitsee tietosuojalautakunnan poikkeusluvan myös hakemuksen mukaisten tietojen saamiselle väestörekisterikeskuksesta.

Henkilörekisterilain 37 §:n mukaan poikkeuslupa yhteysvaatimuksesta voidaan myöntää vain painavasta syystä.

Väestötietolain 29 §:n 2 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi antaa poikkeusluvan tietojen massaluovutukseen väestötietojärjestelmästä edellyttäen, että tietojen luovuttamisella voidaan merkittävästi yksinkertaistaa asioiden hallinnollista tai muuta käsittelyä.

Molemmissa tapauksissa luvan myöntämisen edellytyksenä on lisäksi se, että rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa ja valtion turvallisuuden vaarantuminen voidaan estää.

Päätös

Työterveyslaitos suorittaa lakisääteisenä tehtävänään kansanterveyden kannalta merkittävää työn ja terveyden välisen vuorovaikutuksen tutkimusta. Laitoksella oleva suorakäyttöyhteys väestörekisterikeskuksen väestötietoihin on vielä puutteellinen. Osaa hakijalle säädetyistä ja määrätyistä tutkimus- ja selvitystehtävistä ei voida vaikeuksitta suorittaa ilman hakemuksessa tarkoitettuja väestöluettelotietoja. Tietosuojalautakunta katsoo, että poikkeusluvan myöntämiselle hakemuksessa tarkoitettujen väestöluetteloiden hallussapitoon on painava syy. Hakemuksen mukaisten väestöluetteloiden saaminen väestörekisterikeskukselta yksinkertaistaa merkittävästi hakijan tutkimus- ja selvitystehtävien hoitamista.

Hakemuksen liitteistä käy ilmi, että työterveyslaitoksessa valvotaan maammekirjojen käyttöä. Väestörekisterikeskuksen lupaehtoja on noudatettu ja maammekirjojen käyttöä on seurattu koko niiden hallussapitoajan. Luetteloiden tietoja käytetään vain hakijan lakisääteisten tehtävien hoidossa. Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksen mukainen rekisteröinti ja massaluovutus eivät vaaranna rekisteröidyn yksityisyyttä, hänen etujaan ja oikeuksiaan tai valtion turvallisuutta.

Tietosuojalautakunta myöntää hakijalle poikkeusluvan pitää hallussaan hakemuksessa tarkoitettuja väestöluetteloita. Lisäksi lautakunta myöntää hakijalle luvan saada väestörekisterikeskukselta uudemmat versiot hakemuksessa mainituista väestöluetteloista. Ottaen huomioon hakijan ja väestörekisterikeskuksen esittämän selvityksen suorakäytössä esiintyneiden puutteiden korjaamismahdollisuudesta, lupa myönnetään määräaikaisena päättymään 31.8.1995.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2 §
Henkilörekisterilaki 5 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 37 §
Väestötietolaki 29 §
Laki työterveyslaitoksen toiminnasta ja rahoituksesta 1 §
Laki työterveyslaitoksen toiminnasta ja rahoituksesta 2 §
Asetus työterveyslaitoksen toiminnasta ja rahoituksesta 1 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.