23.08.1993 41/1993

Henkilötieto - Kuollut henkilö - Massaluovutus

Tietosuojalautakunta katsoi, että henkilötiedon määritelmä kattaa myös kuollutta henkilöä koskevat tiedot. Vainajien nimitietojen luovuttaminen teknisen käyttöyhteyden avulla seurakuntayhtymän atk:n avulla ylläpitämästä rekisteristä oli siten massaluovutus, johon hakija tarvitsi tietosuojalautakunnan luvan. Lupa myönnettiin.

ASIA
Henkilötietojen luovuttamista koskeva poikkeuslupahakemus.

HAKIJA
Helsingin seurakuntayhtymä

HAKEMUS
Hakija pyytää poikkeuslupaa saada luovuttaa hautatoimen järjestelmästään kysely-yhteyden kautta vainajien nimitietoja hautaustoimistoille.

Helsingin seurakuntayhtymällä on jo osittain, ja 1.1.1994 mennessä kokonaan, käytössä kaikki seurakuntayhtymän hautausmaat kattava atk-pohjainen hautatoimen järjestelmä. Järjestelmästä saadaan mm. kaikki kirkkolain ja Helsingin hiippakunnan tuomiokapitulin vahvistaman hautausmaaohjesäännön vaatimat tiedot Helsingin seurakuntayhtymän hautausmaiden kaikista haudoista ja niihin haudatuista vainajista. Muutamat helsinkiläiset hautaustoimistot ovat toivoneet pääteyhteyttä tähän järjestelmään. Perusteena tälle toivomukselle he ovat esittäneet pyrkimyksensä palvella hautauksien järjestäjinä mahdollisimman hyvin vainajien omaisia.

Hakija on yhteistyössä VTKK:n kanssa suunnitellut version hautatoimen sovelluksesta hautaustoimistojen käyttöön. Sovellus on rajattu vain pelkäksi kysely-yhteydeksi tietoliikenneyhteyksin Helsingin seurakuntayhtymän tarkoin yksilöimiin tietoihin. Kysely-yhteydellä ei ole mahdollista saada kuolleiden eikä elossa olevien henkilöiden osoite- eikä henkilötunnustietoja. Yhteyden avulla saadaan sen sijaan tietää, onko johonkin määrättyyn hautaan mahdollista haudata, onko asianomaisella vainajalla oikeutta tulla haudatuksi kyseessä olevaan hautaan.

Seurakuntayhtymä myöntää järjestelmän käyttäjälle henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja tunnussanan, jolla hän voi avata kysely-yhteyden. Kuvaruudulle haetun "näytön" syöttökentään kirjoitetaan yhden hautaan aikaisemmin haudatuksi tulleen vainajan nimi. Tämän avulla saadaa kuvaruudulle uusina tietoina haudan tunnus, onko arkkuhautaus mahdollinen haettuun hautaan sekä kaikkien hautaan aikaisemmin haudatuiksi tulleiden vainajien nimet.

Jos hakuavaimena on käytetty vainajan sukunimeä, saadaan näkyviin ensimmäisen hakukriteerit täyttävän vainajan ja asianomaisen haudan tiedot. Selattaessa nähdään myös kaikki muut vainajat, joilla on sama sukunimi ja heidän hautojensa tiedot, riippumatta mille hautausmaista heidät on haudattu. Selausmahdollisuus voidaan tarvittaessa poistaa sovelluksesta.

Haudan ja vainajan tiedot voidaan hakea myös haudan tunnuksella, silloin kun se on tiedossa. Yleisempää on kuitenkin, että omaiset muistavat viimeksi haudatun vainajan nimen, mutta eivät haudan tunnusta.

Nykyisin hautaustoimistojen edustajat saavat tarvitsemansa hauta- ja vainajatiedot käymällä henkilökohtaisesti tai soittamalla Helsingin ev.lut.seurakuntien keskusrekisterin hautaustoimistolle tai hautausmaan toimistoon. Ilmoittamalla määrättyyn hautaan aikaisemmin haudatun vainajan nimen tai määrätyn haudan tunnuksen he saavat tietää, onko haudassa tilaa ja halutessaan muiden siihen hautaan haudattujen vainajien nimet. Myös muille henkilöille on tähän saakka pyynnöstä aina annettu hauta-ja/tai vainajatiedot ilman lisäselvitystä. Aikaisemmin pyydetyt tiedot haettiin manuaalisesti hautakirjoista ja nyt järjestelmän tietokannasta.

Hautatoimen järjestelmän tietojen muutos- eli päivitysoikeutta hautaustoimistoille ei anneta.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Henkilörekisterilain soveltaminen ja henkilörekisteri

Henkilötiedolla tarkoitetaan henkilörekisterilain 2 §:n 1 kohdan mukaan esimerkiksi sellaista henkilön taikka henkilön ominaisuuksien kuvausta, joka voidaan tunnistaa tiettyä luonnollista yksityistä henkilöä koskevaksi. Tietosuojalautakunta katsoo, että henkilötiedon määritelmä sinänsä kattaa myös kuollutta henkilöä koskevat tiedot.

Henkilörekisterilain 2 §:n 2 kohdan mukaan henkilörekisterillä tarkoitetaan muun muassa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla. Tietosuojalautakunta katsoo, että Seurakuntayhtymän atk-pohjainen hautatoimen järjestelmä muodostaa henkilörekisterilain 2 §:ssä tarkoitetun henkilörekisterin.

Massaluovutus

Massaluovutuksella tarkoitetaan henkilörekisterilain 2 §:n 8 kohdan mukaan koko henkilörekisterin tai suurehkoa määrää rekisteröityjä koskevien henkilötietojen luovuttamista ja henkilötietojen luovuttamista automaattiseen tietojenkäsittelyyn soveltuvassa muodossa tai siten, että luovutuksensaaja voi käyttää henkilörekisteriä teknisen käyttöyhteyden avulla.

Henkilötietojen massaluovutuksista viranomaisten automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ylläpitämistä henkilörekistereistä säädetään yleisten asiakirjain julkisuudesta annetun lain 18 a §:ssä. Lainkohdan mukaan teknisestä tallenteesta, joka muodostaa henkilörekisterilaissa tarkoitetun henkilörekisterin, saa luovuttaa henkilötietoja mainitussa laissa tarkoitettuna massaluovutuksena vain, jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa tai tietosuojalautakunta luvan. Massaluovutus on sallittu myös, jos tietojen luovuttaminen tapahtuu muun lain tai asetuksen mukaisesti taikka tieteellistä tutkimusta tai tilastointia varten.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitettujen vainajien nimitietojen luovuttaminen teknisen käyttöyhteyden avulla hautaustoimistoille seurakuntayhtymän automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ylläpitämästä rekisteristä on yleisten asiakirjain julkisuudesta annetun lain 18 a §:ssä tarkoitettu massaluovutus.

Poikkeusluvan tarve

Koska yleisten asiakirjain julkisuudesta annetun lain 18 a §:ssä mainitut edellytykset, joiden vallitessa henkilötietojen massaluovutus on sallittu, eivät täyty, tarvitaan hakemuksessa tarkoitettujen henkilötietojen luovuttamiseen hautaustoimistoille seurakuntayhtymän ylläpitämästä atk-rekisteristä henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitettu tietosuojalautakunnan lupa.

Poikkeusluvan edellytykset

Tietosuojalautakunta voi henkilörekisterilain 37 §:n nojalla antaa luvan massaluovutukseen edellyttäen, että luvan myöntämiseen on painava syy. Lisäksi edellytetään, että rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa vaarantuminen voidaan estää.

Päätös

Teknisellä käyttöyhteydellä hautatoimen järjestelmään hautaustoimistot pyrkivät parantamaan vainajien omaisien palvelemista järjestäessään hautajaisia. Yhteyden avulla voidaan nopeasti selvittää muun muassa onko johonkin määrättyyn hautaan mahdollista haudata. Ottaen lisäksi huomioon luovutettavat tiedot ja sen, että ne koskevat pelkästään kuolleita henkilöitä, tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksen mukaisten tietojen luovuttamiseen on olemassa lain edellyttämä painava syy. Luovutus ei myöskään vaaranna rekisteröidyn yksityisyyttä tai hänen etujaan ja oikeuksiaan.

Tietosuojalautakunta myöntää hakijalle luvan hakemuksen mukaisten tietojen luovutukseen hautaustoimistoille teknisen käyttöyhteyden avulla hakijan ylläpitämästä hautatoimen järjestelmästä.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2 §
Henkilörekisterilaki 37 §
Laki yleisten asiakirjain julkisuudesta 18 a §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.