18.05.1993 23/1993

Tekninen käyttöyhteys - Massaluovutus - Yhteysvaatimus

Tietosuojalautakunta katsoi, että Kuka kukin on -teoksen toimittamista varten kerätyn tietokannan käytön luovuttaminen ulkopuolisille teknisen käyttöyhteyden avulla on massaluovutus, johon kustannusosakeyhtiö tarvitsi poikkeusluvan. Lupa myönnettiin luovuttamisen lisäksi henkilötietojen keräämiseen ja tallettamiseen.

ASIA
Henkilötietojen keräämistä ja tallettamista sekä massaluovutusta koskeva poikkeuslupahakemus

HAKIJA
Kustannusosakeyhtiö Otava

HAKEMUS
Hakija pyytää tietosuojalautakunnan lupaa Kuka kukin on -teoksen julkaisemisen edellyttämän tietokannan keräämiseen, ylläpitämiseen ja säilyttämiseen siten, että lupa on voimassa toistaiseksi.

KUULEMINEN

Hakijan edustajaa ja tietosuojavaltuutettua on kuultu lautakunnan kokouksessa 10.5.1993.

Hakemuksen ja muun asiassa saadun selityksen mukaan Kuka kukin on - Who's Who in Finland on Otavan julkaisema noin 1200-sivuinen kansalaishakemisto, joka sisältää artikkeleina tieteen, taiteen sekä talous- ja yhteiskuntaelämän vaikuttajien henkilötietoja. Vuonna 1990 teos ilmestyi viidennentoista kerran.

Ennen teoksen julkaisemista kirjassa aiemmin mukana olleet saavat tarkistettavakseen ja täydennettäväkseen vedoksen teoksessa olleesta artikkelistaan. Uusille henkilöille, jotka valitaan kulloinkin julkaistavaan teokseen eri alojen asiantuntijoiden ja Otavan toimituskunnan valintatyön pohjalta, lähetetään tiedustelulomake. Henkilö, joka jättää lomakkeen palauttamatta tai ilmoittaa, ettei halua olla kirjassa mukana, jätetään kokonaan teoksen ulkopuolelle.

Kirjaan valittujen henkilöiden antamien tietojen pohjalta syntyy tietokanta, josta varsinainen kirja tehdään. Hakija on liittänyt hakemukseensa vuoden 1990 teoksen hankintaan käytetyn lomakkeen. Lomakkeesta käyvät ilmi teoksessa julkaistavat tiedot. Tietokanta perustuu asianomaisen henkilön itsensä ilmoittamiin tietoihin. Tietoja ei täydennetä Otavan toimesta, jos henkilö jättää ilmoittamatta jonkin itseään koskevan tiedon. Sen sijaan tietokantaan sisällytetään asianomaisen henkilön ilmoittamat tiedot lapsista, vanhemmista, puolisosta ja puolison vanhemmista.

Tiedot pyritään myöhemmin pitämään ajan tasalla yleisesti saatavissa olevien lähteiden kuten lehtitietojen perusteella. Tällä tavoin tietokantaa täydennetään esimerkiksi eläkkeellejäämis- ja kuolintiedoilla sekä nimitystiedoilla. Mitään henkilökohtaisiin oloihin liittyviä tietoja (esim. avioerot) ei täydennetä.

Tietokannassa on henkilön nimen ja artikkelin lisäksi häntä koskevat osoitetiedot ja erilaisia ohjaustietoja tietomassan käsittelyä varten. Osoitetietoja ei kuitenkaan julkaista, vaan niitä tarvitaan lomakkeiden postittamista varten.

Kuka Kukin -kirja on vuodesta 1986 ollut myös sähköisessä muodossa tietokantana, jota on voinut käyttää TeleSampo ja Infotel-verkkojen välityksellä. Tietojen keruulomakkeen yhteydessä rekisteröitäville ilmoitetaan, että teos on saatavilla myös elektronisessa muodossa. Rekisteröitäville ei kuitenkaan ilmoiteta, että tietoja pidetään ajantasalla kirjan ilmestymisen jälkeenkin.

Hakija perustelee hakemustaan teoksen kulttuurisella merkityksellä. Asialla on lisäksi hakijayhtiölle erittäin suuri taloudellinen merkitys.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Henkilörekisteri ja henkilötieto

Henkilörekisterillä tarkoitetaan henkilörekisterilain 2 §:n 2 kohdan mukaan muun muassa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla.

Henkilötiedolla tarkoitetaan henkilörekisterilain 2 §:n 1 kohdan mukaan sellaista henkilön taikka henkilön ominaisuuksien tai elinolosuhteiden kuvausta, joka voidaan tunnistaa tiettyä luonnollista yksityistä henkilöä koskevaksi.

Henkilötiedon käsitteestä johtuu, että julkisessa virassa tai tehtävässä, elinkeinoelämässä, poliittisessa toiminnassa tai muussa näihin rinnastettavassa toiminnassa toimivista henkilöistä tässä ominaisuudessa kerätyt tiedot jäävät henkilörekisterilain soveltamisalan ulkopuolelle.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitettua teosta varten kerättävistä ja talletettavista tiedoista osa jää henkilörekisterilain soveltamisalan ulkopuolelle. Hakemuksessa tarkoitettuihin tietoihin sisältyy kuitenkin myös sellaisia tietoja, joita on pidettävä henkilötietoina (esimerkiksi syntymäaikaa ja -paikkaa sekä perhesuhteita koskevat tiedot). Henkilörekisterilaki tulee siten sovellettavaksi kerättäessä ja talletettaessa henkilötietoja hakemuksessa mainitun teoksen toimittamista varten.

Tietosuojalautakunta katsoo, että kerätessään ja tallettaessaan henkilötietoja hakemuksessa mainitun teoksen julkaisemista varten, hakija muodostaa samalla henkilörekisterin. Hakija on muodostamansa henkilörekisterin henkilörekisterilain 2 §:n 3 kohdassa tarkoitettu rekisterinpitäjä.

Yhteysvaatimus

Henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentissa säädetään rekisterinpitoa koskevasta yhteysvaatimuksesta. Mainitun lainkohdan mukaisesti henkilörekisteriin saa kerätä ja tallettaa tietoja vain sellaisista henkilöistä, joilla asiakas- tai palvelussuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi on asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan, jollei rekisterin pitäminen johdu rekisterinpitäjälle säädetystä taikka lain tai asetuksen nojalla määrätystä tehtävästä. Yhteysvaatimuksen puuttumisen voi korvata rekisteröidyn suostumus tai tietosuojalautakunnan henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitettu poikkeuslupa.

Hakijan toiminnan ja rekisteröitävien henkilöiden välillä ei vallitse henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentissa tarkoitettua asiallista yhteyttä.

Henkilöt, jotka ovat vastanneet hakijan Kuka kukin onteoksen julkaisemista varten tekemään tiedusteluun, ovat antaneet hakijalle suostumuksensa niiden itseään tai alaikäistä lastaan koskevien henkilötietojen keräämiseen ja tallettamiseen, jotka he ovat hakijalle ilmoittaneet. Näiden tietojen keräämiseen ja tallettamiseen hakija ei tarvitse poikkeuslupaa. Muiden talletettavien tietojen osalta hakija tarvitsee tietosuojalautakunnan myöntämän poikkeusluvan yhteysvaatimuksesta.

Tietojen luovutus

Henkilörekisterilain 18 §:ssä säädetään tietojen luovuttamisesta henkilörekistereistä. Kyseisen pykälän mukaan tietoja saa luovuttaa, jos se tapahtuu rekisteröidyn suostumuksella tai tietosuojalautakunnan luvalla. Tietoja saa luovuttaa myös, jos se tapahtuu lain tai asetuksen tai niiden nojalla annettujen määräysten mukaisesti. Lisäksi luovuttaminen on sallittua sellaisissa olosuhteissa, joissa henkilötietojen luovuttaminen kuuluu tavanomaisena osana sellaisen toiminnan harjoittamiseen ja rekisteröidyn voidaan olettaa tietävän tietojen tälläisesta luovuttamisesta. Luovuttaminen on sallittua myös tieteellistä tutkimusta tai tilastointia varten.

Massaluovutuksella tarkoitetaan henkilörekisterilain 2 §:n 8 kohdan mukaan koko henkilörekisterin tai suurehkoa määrää rekisteröityjä koskevien henkilötietojen luovuttamista ja henkilötietojen luovuttamista automaattiseen tietojenkäsittelyyn soveltuvassa muodossa tai siten, että luovutuksensaaja voi käyttää henkilörekisteriä teknisen käyttöyhteyden avulla.

Henkilötietojen massaluovutuksesta säädetään henkilörekisterilain 19 §:ssä. Lainkohdan mukaan henkilörekisterissä olevia tai sitä varten kerättyjä henkilötietoja saa massaluovutuksena luovuttaa vain, jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa tai se tapahtuu rekisteröidyn toimeksiannosta tai jos tietojen luovuttaminen tapahtuu 18 §:n 3 momentin taikka muun lain tai asetuksen taikka tietosuojalautakunnan antaman luvan mukaisesti. Massaluovutus on sallittua myös, jos luovutuksensaajalla on henkilörekisterilain mukainen oikeus tallettaa luovutettavat tiedot henkilörekisteriin eikä henkilötietojen luovutus ja käyttö vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka valtion turvallisuutta.

Tietosuojalautakunta katsoo, että Kuka kukin on-teoksen toimittamista varten kerätyn tietokannan käytön luovuttaminen ulkopuolisille teknisen käyttöyhteyden avulla on henkilörekisterilain 19 §:ssä tarkoitettu massaluovutus.

Jotta luovuttaminen olisi mahdollista ilman tietosuojalautakunnan poikkeuslupaa, on luovutusedellytysten täytyttävä jokaisen sellaisen henkilötiedon osalta, jonka luovuttamisesta on kysymys.

Saadun selvityksen mukaan tietokantaa täydennetään rekisteröidyn tietämättä muun muassa lehtitietojen perusteella ja tietokantaan sisältyy myös lapsia, puolisoa ja vanhempia koskevia tietoja. Tietokantaan rekisteröidyt henkilöt eivät ole antaneet kaikilta osin suostumustaan hakemuksen mukaiseen tietojensa luovuttamiseen. Koska muutkaan henkilörekisterilain 18 §:ssä ja 19 §:ssä mainitut edellytykset eivät täyty, tarvitaan hakemuksessa tarkoitettujen henkilötietojen luovuttamiseen teknisen käyttöyhteyden avulla tietosuojalautakunnan poikkeuslupa.

Poikkeusluvan edellytykset

Tietosuojalautakunta voi henkilörekisterilain 37 §:n nojalla myöntää poikkeusluvan 5 §:n 1 momentissa tarkoitetusta yhteysvaatimuksesta sekä poikkeusluvan 18 §:ssä ja 19 §:ssä tarkoitettuun luovutukseen edellyttäen, että luvan myöntämiseen on painava syy ja että rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa ja valtion turvallisuuden vaarantuminen voidaan estää.

PÄÄTÖS

Keräämällä ja tallettamalla henkilötietoja hakemuksen mukaista kansalaishakemistoa varten hakija tallettaa arvokasta elämänkerrallista tietoa yhteiskuntaelämän vaikuttajista. Teos ilmestyy neljän vuoden välein ja sillä on vakiintunut asema yleisesti käytettävänä hakuteoksena. Teoksen tarkoitus on tarjota nimenomaan ajankohtaista tietoa, minkä vuoksi se on saatavilla myös sähköisessä muodossa tietokantana, jota pidetään ajantasalla jatkuvasti. Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksen mukaisen poikkeusluvan myöntämiselle on lain edellyttämä painava syy.

Tietosuojalautakunta myöntää hakijalle poikkeusluvan hakemuksen mukaiseen tietojen keräämiseen ja tallettamiseen sekä luovuttamiseen teknisen käyttöyhteyden avulla kuitenkin seuraavin rekisteröidyn yksityisyyden suojan varmistamisesta johtuvin rajoituksin ja määräyksin:

1. Avopuolisosta ja avio/avopuolison vanhemmista saa tietoja kerätä ja tallettaa vain heidän nimenomaisella suostumuksellaan.

2. Ilman rekisteröidyn suostumusta tietokantaan saa tehdä täydennyksiä vain asianomaisen henkilön itsensä ilmoittamiin tietotyyppeihin. Täydennystietoja kerättäessä on käytettävä luotettavia tietolähteitä.

3. Kun tietoja seuraavan kerran kerätään kyselylomakkeilla tai lähettämällä jo kerättyjä tietoja tarkistettavaksi, on rekisteröidylle samalla myös ilmoitettava,

* että teos on saatavilla myös sähköisessä muodossa ja

* että tietokantaa täydennetään kirjan ilmestymisen jälkeenkin.

Henkilöllä tulee tällöin olla mahdollisuus saada tietonsa poistetuksi tietokannasta tai kieltää tietojensa täydentäminen.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2 §
Henkilörekisterilaki 5 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 18 §
Henkilörekisterilaki 19 §
Henkilörekisterilaki 37 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.