26.04.1993 21/1993

Yhteysvaatimus - Osoiterekisteri - Henkilötunnus - Tarpeellisuusvaatimus - Massaluovutus - Valitus

Posti- ja telelaitos tarvitsi poikkeusluvan postinsaajien tietojen keräämiseen ja tallettamiseen osoiterekisteriinsä, koska yhteysvaatimus Posti-ja telelaitoksen ja postinsaajien välillä ei täyttynyt. Poikkeuslupa tarpeellisuusvaatimuksesta ei ollut tarpeen, koska lautakunta katsoi henkilötunnuksen tarpeelliseksi rekisterin hallittavuuden ja luotettavuuden varmistamiseksi. Tiedotus- ja päivityspalvelun yhteydessä tapahtuvassa muuttuneiden ja korjattujen osoitetietojen luovuttamisessa asiakkaille oli kysymys massaluovutuksesta, johon Posti- ja telelaitos sen sijaan tarvitsi lautakunnan luvan. Lupa myönnettiin määräaikaisena.

KHO 4.11.1994 T:5422: ei muutosta. Muutoksenhaku koski henkilötunnuksen tallettamista. Kysymys myös valitusoikeudesta.

ASIA
Henkilötietojen keräämistä, tallettamista, käyttöä ja luovuttamista koskeva poikkeuslupahakemus

HAKIJA
Posti- ja telelaitos

HAKEMUS
Hakija pyytää, että tietosuojalautakunta

- vahvistaa, että hakijalla on oikeus pitää postinsaajista automaattiseen tietojenkäsittelyyn perustuvaa osoiterekisteriä sekä kerätä ja tallettaa siihen tietoja;

- myöntää hakijalle luvan sisällyttää nimi- ja osoitetietoihin myös henkilötunnuksen;

- myöntää hakijalle luvan käyttää osoiterekisterin tietoja lähettäjäasiakkaiden hallussa olevien osoitetietojen päivitykseen ja toimittaa muuttuneita osoitetietoja asiakkaille vanhentuneiden tai virheellisten osoitteiden korjaamiseen.

Hakija pyytää, että luvat myönnetään olemaan voimassa toistaiseksi, kunnes valmisteilla olevan postitoimilain säännökset tai muut seikat antavat aiheen harkita asiaa uudelleen.

KUULEMINEN

Tietosuojavaltuutettu on antanut pyydetyn lausunnon (Dnro 94/43/93). Lausunnossaan tietosuojavaltuutettu on katsonut, että Postilla on kaikkiin Suomessa asuviin henkilöihin henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentissa tarkoitettu muu asiallinen yhteys, vaikka se on syntynyt tavanomaisesta asiakassuhteesta poiketen tosiasiallisesti ilman postinsaajan myötävaikutusta tai tahdonilmaisua. Lisäksi valtuutettu katsoo, että osoitetietojärjestelmää voidaan pitää henkilörekisterilain 4 §:n mukaan asiallisesti perusteltuna.

Henkilötunnuksen käytöstä hakemuksen mukaisessa osoiterekisterissä valtuutettu on todennut, ettei sitä voida pitää henkilörekisterilain 5 §:n 2 momentin mukaan tarpeellisena Postin peruspalvelua varten ylläpitämässä rekisterissä. Lisäksi valtuutettu on katsonut, ettei ole esitetty sellaista erityistä syytä, jota poikkeusluvan myöntäminen edellyttäisi, kun postilähetyksissä ei lain mukaan saa näkyvästi käyttää henkilötunnusta eikä postilähetyksiä jaeta henkilötunnuksen mukaan.

Edelleen valtuutettu on katsonut, että hakijan tiedotus- ja päivityspalvelussa on kysymys henkilörekisterilain mukaisesta massaluovutuksesta. Henkilötietojen luovutus Postin osoitetietojärjestelmästä määräytyy yleisten asiakirjain julkisuudesta annetun lain mukaan ja koska hakijalla ei ole postinsaajien suostumusta kysymyksessa oleviin luovutuksiin, hakija tarvitsee mainitun lain 18 a §:n mukaisen luvan henkilötietojen luovutukseen. Lisäksi valtuutettu esittää, että hakijalle mahdollisesti myönnettävään lupaan asetetaan ehtoja, joilla voidaan rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa vaarantuminen estää.

Tietosuojavaltuutettu katsoo lopuksi, että postinsaajilla on henkilörekisterilain 23 §:n mukaan oikeus kieltää Postia luovuttamasta tietojaan hakemuksessa mainittuihin tarkoituksiin.

Lisäksi tietosuojavaltuutettua ja Postin edustajia on kuultu kokouksessa 13.4.1993.

Kokouksessa tietosuojavaltuutettu viittasi eduskunnan oikeusasiamiehen 20.1.1993 antamaan päätökseen (Dnro 126/2/93) postinjakelua koskevassa asiassa. Lisäksi valtuutettu toi esiin samoja näkökohtia, joita hän oli esittänyt kirjallisessa lausunnossaan lautakunnalle aiemmin.

Kokouksessa kuultavina olevat Postin edustajat korostivat sitä, että Postin päätehtävä on osoitteellisten lähetysten jakelu. Tämän palvelutehtävän hoitamisessa pyritään ottamaan huomioon sekä lähettäjän että vastaanottajan tarpeet. Jakelussa pyritään mahdollisimman oikeaan, varmaan ja taloudelliseen tapaan. Ratkaisevaa tällöin on, että Postilla on mahdollisimman oikeat osoitteet.

Postin edustajien mukaan Postin rekisteriin tehdään noin miljoona muutosta vuosittain. Lähettäjäasiakkaille tarjotaan erilaisia osoitepalveluita. Tiedotuspalvelut tarkoittavat sitä, että osoitteet korjataan lähetysprosessissa ja lähettäjälle näin toimitetaan uudet osoitteet virheellisiksi havaittujen tilalle. Päivityspalvelussa taas osoitetiedot päivitetään ennen lähetystä ja virheelliset osoitteet korjataan siten etukäteen. Vuonna 1992 osoitepalvelun avulla korjattiin 30 miljoonaa osoitetta ja välitettiin 5 miljoonaa muutosta. Pääasiassa rekisterin ylläpito hoidetaan muuttoilmoituksista saaduilla tiedoilla. Lisäksi käytetään väestörekisterikeskukselta saatuja tietoja sekä esimerkiksi postinkantajilta ja uusilta asukkailta saatuja tietoja. Postin edustajat halusivat painottaa, ettei Posti myy osoitteita suoramarkkinointiin. Osoitepalveluita käyttävillä lähettäjä-asiakkailla on jo olemassa saajien osoitteet, joihin Postin osoitteita sitten verrataan.

Henkilötunnuksen tarpeen Postin edustajat kertoivat liittyvän nimenomaan jälkeenlähettämiseen. Henkilötunnus on tärkeä laajan rekisterin ylläpidon vuoksi. Henkilötunnusta ei missään tapauksessa luovuteta ulkopuolisille.

Postin edustajien mielestä ilman osoitetietorekisteriä Postin palvelun laatu heikkenisi ja kustannukset nousisivat.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Posti-ja telelaitoksen oikeus pitää postinsaajista osoiterekisteriä

Yhteysvaatimus

Henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentin mukaan henkilörekisteriin saa kerätä ja tallettaa ilman rekisteröidyn suostumusta tai tietosuojalautakunnan lupaa tietoja vain sellaisista henkilöistä, joilla asiakas- tai palvelusuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi on asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan, jollei rekisterin pitäminen johdu rekisterinpitäjälle säädetystä tai lain taikka asetuksen nojalla määrätystä tehtävästä.

Posti- ja telelaitoksesta annetun lain (748/89) 3 §:n mukaan Posti- ja telelaitoksen tulee huolehtia posti- ja teletoiminnan tarkoituksenmukaisesta kehittämisestä ja palvelutarjonnasta asiakkaille ja koko yhteiskunnan tarpeita vastaavasti siten, että sen tehtäviin kuuluvat peruspalvelut ovat koko maassa yleisesti saatavissa tasapuolisin ehdoin.

Tietosuojalautakunta katsoo, ettei hakijan osoitetietorekisterin pitäminen suoraan johdu edellä mainitusta lainkohdasta. Lisäksi tietosuojalautakunta katsoo, ettei hakijan ja postinsaajien välillä muutoinkaan vallitse sellaista asiallista yhteyttä, jota henkilörekisterilain 5 §:ssä edellytetään. Hakijalla ei myöskään ole kaikilta osin rekisteröitävien suostumusta rekisteröinnille. Tämän vuoksi hakija tarvitsee tietosuojalautakunnan poikkeusluvan postinsaajien tietojen keräämiseen ja tallettamiseen.

Poikkeusluvan edellytykset

Tietosuojalautakunta voi henkilörekisterilain 37 §:n nojalla myöntää luvan yhteysvaatimuksesta edellyttäen, että luvan myöntämiseen on painava syy ja rekisteröidyn yksityisyyden suojan sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa samoin kuin valtion turvallisuuden vaarantuminen voidaan estää.

PÄÄTÖS

Hakijan mukaan Postin osoiterekisteriä käytetään ensisijaisesti laissa säädetyn palvelutehtävän hoitamiseen. Postin tehtävänä on huolehtia siitä, että lähetykset jaetaan mahdollisimman taloudellisesti ja tehokkaasti oikeille postinsaajille. Hakijan mukaan tämän palvelun hoitamiseksi ja palvelutason ylläpitämiseksi tarvitaan kattava osoiterekisteri, josta selviävät postinsaajien kulloinkin voimassa olevat osoitteet. Ottaen huomioon saadun selvityksen postiliikenteen ja osoitemuutosten määrästä, tietosuojalautakunta katsoo, että poikkeusluvan myöntämiselle on lain edellyttämä painava syy. Tietosuojalautakunta katsoo, ettei hakemuksen mukainen rekisteröinti vaaranna rekisteröityjen yksityisyyttä tai heidän etujaan ja oikeuksiaan.

Tietosuojalautakunta myöntää hakijalle poikkeusluvan kerätä ja tallettaa postinsaajien tietoja hakemuksessa mainitulla tavalla.

Henkilötunnuksen tallettaminen osoiterekisteriin

Tarpeellisuusvaatimus

Henkilörekisteriin saa henkilörekisterilain 5 §:n 2 momentin mukaan tallettaa vain sellaisia tietoja, jotka rekisterin käyttötarkoituksen kannalta ovat tarpeellisia.

Osoiterekisteriin sisältyy yli viiden miljoonan postinsaajan tiedot. Hakijan mukaan henkilötunnusta käytetään päivitystietojen kohdentamiseen oikealle henkilölle sekä sisäisen laadun ylläpitoon ja varmennukseen.

Tietosuojalautakunta katsoo, ottaen huomioon rekisterin laajuuden, että henkilötunnus on tarpeellinen rekisterin hallittavuuden ja luotettavuuden varmistamiseksi. Hakija ei tarvitse poikkeuslupaa tarpeellisuusvaatimuksesta.

Osoiterekisterin käyttö tiedotus- ja päivityspalveluihin

Rekisterien yhdistäminen ja tietojen luovuttaminen

Henkilörekisterilain 20 §:n mukaan henkilörekistereitä saa yhdistää muun muassa, jos se tapahtuu osoitetietojen tavanomaiseksi päivittämiseksi tai moninkertaisten postilähetysten välttämiseksi. Yhdistäminen edellyttää kuitenkin, että tietojen antajalla on myös oikeus luovuttaa muuttuneet osoitetiedot.

Massaluovutuksella tarkoitetaan henkilörekisterilain 2 §:n 8 kohdan mukaan koko henkilörekisterin tai suurehkoa määrää rekisteröityjä koskevien henkilötietojen luovuttamista ja henkilötietojen luovuttamista automaattiseen tietojenkäsittelyyn soveltuvassa muodossa tai siten, että luovutuksensaaja voi käyttää henkilörekisteriä teknisen käyttöyhteyden avulla.

Hakijana oleva Posti- ja telelaitos on valtion liikelaitos, johon sovelletaan yleisten asiakirjain julkisuudesta annettua lakia. Mainitun lain 18 a §:ssä säädetään massaluovutuksesta viranomaisten automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ylläpitämistä henkilörekistereistä. Lainkohdan mukaan teknisestä tallenteesta, joka muodostaa henkilörekisterilaissa tarkoitetun henkilörekisterin, saa luovuttaa henkilötietoja mainitussa laissa tarkoitettuna massaluovutuksena vain, jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa tai tietosuojalautakunta luvan. Massaluovutus on sallittua myös, jos tietojen luovuttaminen tapahtuu muun lain tai asetuksen mukaisesti taikka tieteellistä tutkimusta tai tilastointia varten.

Hakemuksessa mainitussa tiedotuspalvelussa lähettäjälle ilmoitetaan postinsaajien muuttuneista tai korjatuista osoitetiedoista jakelun yhteydessä tuotettavalla tulosteella. Päivityspalvelussa taas verrataan asiakkaan toimittamia osoitteita Postin osoitetietojärjestelmän tietoihin ja vertailun perusteella tarjotaan asiakkaalle muutos- ja korjaustiedot.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakijan harjoittaman tiedotus- ja päivityspalvelun yhteydessä tapahtuvassa muuttuneiden ja korjattujen osoitetietojen luovuttamisessa asiakkaille on kysymys yleisten asiakirjain julkisuudesta annetun lain 18 a §:ssä tarkoitetusta massaluovutuksesta.

Postinsaajat eivät ole antaneet suostumustaan tietojensa luovuttamiseen edellä mainittuihin tarkoituksiin. Koska muutkaan yleisten asiakirjain julkisuudesta annetun lain 18 a §:ssä mainitut edellytykset, joiden vallitessa henkilötietojen massaluovutus on sallittua, eivät täyty, tarvitaan hakemuksessa tarkoitettujen henkilötietojen luovuttamiseen tiedotus- ja päivityspalvelun asiakkaille henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitettu tietosuojalautakunnan lupa.

Poikkeusluvan edellytykset

Tietosuojalautakunta voi henkilörekisterilain 37 §:n nojalla antaa luvan henkilötietojen massaluovutukseen edellyttäen, että luvan myöntämiseen on painava syy ja että rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa ja valtion turvallisuuden vaarantuminen voidaan estää.

PÄÄTÖS

Tiedotus- ja päivityspalvelut ovat täydentäviä palveluita, joilla voidaan estää postilähetysten toimittaminen virheellisiin osoitteisiin. Tietosuojalautakunta katsoo, että poikkeusluvan myöntämiselle on lain edellyttämä painava syy. Ottaen huomioon muun muassa sen, että mainittujen palveluiden yhteydessä ei luovuteta henkilötunnusta, tietosuojalautakunta katsoo, ettei luovutus vaaranna rekisteröityjen yksityisyyttä eikä heidän etujaan ja oikeuksiaan.

Tietosuojalautakunta myöntää hakijalle poikkeusluvan hakemuksen mukaiseen tietojen luovutukseen tiedotus- ja päivityspalveluiden yhteydessä.

LUVAN MÄÄRÄAIKAISUUS

Lupa on voimassa 31.8.1994 saakka. Lupa myönnetään määräaikaisena, jotta asiaa voitaisiin arvioida uudelleen senkin vuoksi, että kysymyksessä olevaan rekisterinpitoon liittyvä lainsäädäntöhanke on vireillä.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2 § 8 kohta
Henkilörekisterilaki 5 § 1mom
Henkilörekisterilaki 5 § 2 mom
Henkilörekisterilaki 20 §
Henkilörekisterilaki 37 §
Laki yleisten asiakirjain julkisuudesta 18 a §

ÄÄNESTYS

Asiassa toimitettiin äänestys. Äänet jakautuivat 5-2. Vähemmistössä olleet jäsenet katsoivat, ettei koko maan väestön kattavan rekisterin pitäminen ole perusteltua Postin peruspalveluiden hoitamiseksi. Postin on mahdollista järjestää tarvittavien tietojen saanti esimerkiksi teknisen käyttöyhteyden avulla väestörekisterikeskuksesta. Hakija ei ole esittänyt poikkeusluvan myöntämisen edellytyksenä olevaa painavaa syytä hakemuksen mukaisten tietojen keräämiselle ja tallettamiselle Postin osoiterekisteriin. Tämän vuoksi vähemmistöön jääneet jäsenet olisivat hylänneet hakemuksen.

Koska vähemmistössä olevat jäsenet olisivat hylänneet hakemuksen henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentin yhteysvaatimuksen osalta, enemmän lausunnon antaminen hakemuksen muista kohdista raukesi.

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.