13.04.1993 19/1993

Yhteysvaatimus - Tarkoitussidonnaisuus

Tietosuojalautakunta hylkäsi Lakimiesliiton hakemuksen lakimiesmatrikkelista saatavien syntymäpäivätietojen julkaisemiseksi lakimieskalenterissa. Kyseessä oli matrikkelista erillinen rekisterinpito, jonka osalta lain edellyttämä yhteysvaatimus ei täyttynyt. Lisäksi liitto tarvitsi luvan tarkoitussidonnaisuudesta poikkeamiseen.

ASIA
Henkilötietojen keräämistä, tallettamista ja käyttöä koskeva poikkeuslupahakemus

HAKIJA
Suomen Lakimiesliitto - Finlands Juristförbund r.y.

HAKEMUS
Hakija pyytää lupaa saada julkaista Lakimieskalenterissa merkkipäiviään viettävien lakimiesten tiedot (nimi, ikä, syntymäpäivä). Tiedot kerätään Kauppakaari-yhtymä Oy:n/ Lakimiesliiton kustannuksen julkaisemasta lakimiesmatrikkelista.

Vuoden 1993 kalenteria varten julkaistiin Lakimiesuutisissa kaksi kertaa ilmoitus siitä, että mikäli joku ei halua tietoa merkkipäivästään kalenteriin, hän voi ilmoittaa siitä Lakimiesliittoon. Merkkipäiviä viettää tänä vuonna 765 lakimiestä, joista 95 ilmoitti, ettei tietoa saa julkaista.

Hakemuksen mukaan julkaistavaksi haluttuja merkkipäiviä viettää vuodessa niin moni lakimies, että henkilökohtaisen suostumuksen kysyminen jokaiselta erikseen vaatisi kohtuuttomasti työaikaa. Jäsenistään Lakimiesliitolla on osoitetiedot, mutta liittoon kuulumattomista osoitteita ei ole.

Lakimieskalenteria on kohta julkaistu 50 vuotta. Hakija perustelee hakemustaan sillä, että syntymäpäivätiedot kalenterissa ovat perinteisesti kaikkien tiedossa. Lakimiehet arvostavat näiden tietojen saamista, koska se on helppo tapa muistaa opiskelutovereita, ystäviä ym. heidän merkkipäivänään.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Henkilörekisterilain 1 §:n 3 momentin mukaan henkilörekisterilaki ei aiheuta muutosta oikeuteen julkaista painokirjoituksia. Tämän vuoksi tietosuojalautakunnan toimivaltaan ei kuulu luvan antaminen kalenteria varten kerättyjen tietojen julkaisemiseen.

Henkilörekisteri

Henkilörekisterillä tarkoitetaan henkilörekisterilain 2 §:n 2 kohdan mukaan henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä sellaista luetteloa, kortistoa tai muuta näihin verrattavalla tavalla järjestettyä henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, josta tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta kustannuksitta. Tietosuojalautakunta katsoo, että kerättäessä ja talletettaessa henkilötietoja kalenterin julkaisemista varten, hakija muodostaa samalla henkilörekisterin, jonka rekisterinpitäjä hakija on.

Yhteysvaatimus

Henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentissa säädetään rekisterinpitoa koskevasta yhteysvaatimuksesta. Mainitun lainkohdan mukaan henkilörekisteriin saa kerätä ja tallettaa ilman rekisteröidyn suostumusta tai tietosuojalautakunnan lupaa tietoja vain sellaisista henkilöistä, joilla asiakas- tai palvelusuhteen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi on asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan, jollei rekisterin pitäminen johdu rekisterinpitäjälle säädetystä taikka lain tai asetuksen nojalla määrätystä tehtävästä.

Käyttötarkoitussidonnaisuus

Henkilörekisterilain 16 §:n mukaan rekisteriä saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, joka on määritelty ennen tietojen keräämistä.

Luvanvaraisuus

Tietosuojalautakunta katsoo, että henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentissa tarkoitettu yhteysvaatimus ei täyty hakijan toiminnan ja rekisteröitävien henkilöiden välillä. Hakijan kalenterin julkaisemista varten pitämä henkilörekisteri on siten itsenäinen, ettei lain tarkoittama yhteysvaatimus täyty silläkään perusteella, että rekisteröitävä henkilö on Suomen Lakimiesliiton jäsen. Hakijalla ei myöskään ole rekisteröitävien suostumusta syntymäpäivätietojen julkaisemiselle lakimeskalenterissa.

Hakija aikoo käyttää hakemuksen mukaiseen syntymäpäivätietojen julkaisemiseen lakimiesmatrikkelia varten kerättyjä tietoja. Tiedot matrikkeliin on saatu osittain rekisteröidyltä itseltään ja osittain keräämällä muista lähteistä tietosuojalautakunnan poikkeusluvan nojalla. Matrikkelia varten kerätyistä tiedoista muodostuneen rekisterin käyttötarkoituksena ei ole hakemuksessa tarkoitettujen syntymäpäivätietojen julkaiseminen. Henkilöt ovat antaneet tiedot nimenomaan matrikkelissa käytettäväksi, eikä voida katsoa suostumuksen kattavan myös tietojen käytön merkkipäivätietojen julkaisemiseen Lakimieskalenterissa.

Edellä mainitut seikat huomioon ottaen hakija tarvitsee tietosuojalautakunnan poikkeusluvan henkilörekisterilain 5 §:n yhteysvaatimuksesta. Lisäksi hakemuksessa tarkoitettu henkilötietojen käyttö edellyttää tietosuojalautakunnan lupaa saada poiketa henkilörekisterilain 16 §:n tarkoitussidonnaisuudesta.

Poikkeusluvan edellytykset

Tietosuojalautakunta voi henkilörekisterilain 37 §:n nojalla myöntää luvan poiketa yhteysvaatimuksesta ja tarkoitussidonnaisuudesta edellyttäen, että luvan myöntämiseen on painava syy ja rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa ja valtion turvallisuuden vaarantuminen voidaan estää.

PÄÄTÖS

Tietosuojalautakunta katsoo, että merkkipäiviä viettävien lakimiesten määrä ei vuodessa ole niin suuri, etteikö olisi mahdollista hankkia heidän suostumustaan merkkipäivätiedon julkaisemiselle. Ottaen lisäksi huomioon merkkipäivätietojensa julkaisemisen kieltäneiden henkilöiden määrän ja sen, että tiedot julkaistaan myös Lakimiesliittoon kuulumattomista henkilöistä, tietosuojalautakunta katsoo, ettei ole esitetty luvan myöntämisen edellytyksenä olevaa painavaa syytä. Tämän vuoksi tietosuojalautakunta hylkää hakemuksen.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 5 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 16 §
Henkilörekisterilaki 37 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.