29.03.1993 17/1993

Kansaneläkelaitos - Arkistointi - Tutkimus

Tietosuojalautakunta katsoi, että Kansaneläkelaitoksen toiminnan tuloksena syntyneillä, mutta etuustoiminnan kannalta tarpeettomilla aineistoilla sekä tutkimustoimminnan tuloksena syntyneellä aineistolla oli merkitystä tieteellisen tutkimuksen kannalta. Lautakunta myönsi Kansaneläkelaitokselle määräaikaisen luvan hakemuksen mukaisten henkilörekistereiden arkistoimiseen.

Kelan arkistoinnista ks. myös 11/7.5.1990.

ASIA
Arkistointilupa

HAKIJA
Kansaneläkelaitos

HAKEMUS
Hakija on hakenut tietosuojalautakunnalta henkilörekisteriasetuksen 14 §:n mukaista lupaa saada arkistoida sen oman toiminnan tuloksena syntyneet, mutta Kansaneläkelaitoksen etuustoiminnan kannalta tarpeettomat aineistot sekä tutkimustoiminnan tuloksena syntyneet aineistot, jotka muodostavat henkilörekistereitä.

Arkistoitavat tiedot ovat sellaisia etuusasioiden käsittelystä siirrettyjä tietoja tai tutkimustarkoituksia varten kerättyjä tietoja, joilla on pysyvä säilytysarvo Kansaneläkelaitoksen toimialaan liittyvän tieteellisen ja tilastollisen tutkimuksen lähdeaineistona. Etuusjärjestelmien henkilörekisterit sisältävät eri etuuksien hakemuksia liitteineen ja niihin liittyviä päätöksiä. Tutkimuksia varten kerätyt rekisterit koostuvat etupäässä sosiaaliturvan tutkimuslaitoksen ja laskenta- ja tilasto-osaston tekemien tutkimusten aineistoista.

Tietosuojalautakunta on päätöksellään 7.5.1990 nro 11 myöntänyt hakijalle luvan hakemuksessa mainittujen rekisteritietojen arkistoimiseen 31.12.1991 saakka.

KUULEMINEN

Asiassa on hankittu lausunto valtionarkistolta (Dnro 4/32/92). Valtionarkisto on lausunnossaan puoltanut arkistointiluvan myöntämistä ja katsonut, että Kansaneläkelaitoksen arkistotoimi on asianmukaisesti järjestetty.

Tietosuojavaltuutetulta on pyydetty lausunto sen selvittämiseksi, onko hakija esittänyt tietosuojavaltuutetulle suunnitelman siitä, miten hakijan arkistoitavaksi tulevat rekisterit tullaan järjestämään henkilörekisterilainsäädännössä säädettyjen velvoitteiden mukaisesti.

Tietosuojavaltuutetun 5.2.1993 päivätyn lausunnon mukaan Kansaneläkelaitoksen edustajat ovat kesällä 1991 käytyjen neuvottelujen yhteydessä esittäneet tietosuojavaltuutetulle alustavan suunnitelman henkilörekisterinsä arkistoimisesta. Lausunnossaan tietosuojavaltuutettu esittää, että arkistointilupa tulisi edelleen myöntää määräaikaisena, koska Kansaneläkelaitoksen arkistointivelvoitteesta tulisi säätää lailla.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Henkilörekisterilain 27 §:ssä on säädetty, että rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeeton rekisteri tulee hävittää, jollei sitä siirretä arkistoitavaksi siten kuin asetuksella tarkemmin säädetään. Säännöksen tarkoituksena on, että tutkimuskäytön kannalta tärkeitä rekistereitä voitaisiin säilyttää tutkimustoimintaa harjoittavissa laitoksissa ja viranomaisissa.

Henkilörekisteriasetuksen 14 §:n 1 momentin mukaan tietosuojalautakunta voi myöntää yhteisölle, säätiölle tai laitokselle luvan arkistoida omassa toiminnassa syntyneitä henkilörekistereitä, jos ne ovat tieteellisen tutkimuksen kannalta tai muusta syystä merkityksellisiä.

Tietosuojalautakunnan on lupapäätöksessä määrättävä, miten rekistereiden suojaus on järjestettävä sekä miten henkilötietojen käyttöä on valvottava.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksen kohteena olevat henkilörekisterit sisältävät tietoja, joilla on merkitystä tieteellisen tutkimuksen kannalta.

PÄÄTÖS

Tietosuojalautakunta myöntää Kansaneläkelaitokselle luvan arkistoida hakemuksessa tarkoitetut henkilörekisterit seuraavin lupamääräyksin.

1. Arkistoitaessa hakemuksessa tarkoitettuja rekistereitä tunnistetiedot tulee poistaa sikäli kuin niitä ei tarvita tutkimustoiminnassa.

2. Salassapidettäviksi säädettyjä tietoja saa luovuttaa vain silloin kun se salassapitosäännösten mukaan on mahdollista.

3. Hakijan tulee kiinnittää erityistä huomiota henkilöstönsä jatkuvaan tietosuojakoulutukseen ja arkistoitujen rekisterien valvontaan käytännössä.

4. Hakijan tulee esittää tietosuojavaltuutetulle 30.11.1993 mennessä perusteltu suunnitelma arkistoitaviksi tarkoitetuista rekistereistä. Arkistointiperiaatteet on esitettävä myös hakijalle siirtyneiden uusien tehtävien (mm. lapsilisän ja kotihoidontuen toimeenpano) osalta. Suunnitelmasta on käytävä ilmi ainakin arkistoitavien rekistereiden tietotyypit, niiden arkistointitarve ja merkitys sekä tunnistetietojen säilyttämisajat.

Määräaikaisuus

Lupa on voimassa 31.5.1994 saakka. Lupa myönnetään määräaikaisena, koska kyseessä on laajamittainen ja paljon arkaluonteisia tietoja sisältävä henkilötietojen rekisteröinti. Pysyvän luvan myöntämistä voidaan harkita yksityiskohtaisen suunnitelman pohjalta, jollaisen laatimista on edellytetty jo lautakunnan 7.5.1990 myöntämässä luvassa.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 27 §
Henkilörekisteriasetus 14 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.