10.06.1991 15/1991

Opiskelijarekisteri - Massaluovutus

Teknillinen korkeakoulu pyysi lupaa opiskelijarekisterin tietojen luovutukseen ammatillisille yhdistyksille, jotka pyrkivät toiminnallaan edistämään ammattiin valmistuvien etuja, yhdistyksille ja säätiöille, jotka pyrkivät tukemaan opiskelijoita edustamillaan aloilla sekä sellaisille viranomaisille, jotka omalla toimialallaan tehtävän työn edistämiseksi haluavat luoda yhteyden opiskelijoihin. Lupa massaluovutukseen myönnettiin.

Vastaavanlaisia tapauksia 4/13.2.1989, 14/22.5.1989 ja 21/11.9.1989.

ASIA
Henkilötietojen massaluovutusta koskeva poikkeuslupahakemus

HAKIJA
Teknillinen korkeakoulu

HAKEMUS
Hakija on pyytänyt toistaiseksi voimassaolevaa lupaa saada luovuttaa opiskelijoiden nimi- ja osoitetietoja massaluovutuksena korkeakoulun teknisinä tallenteina olevista opiskelijarekistereistä seuraavasti:

1) ammatillisille yhdistyksille, jotka pyrkivät toiminnallaan
edistämään myös ammattiin valmistuvien etuja,

2) yhdistyksille ja säätiöille, jotka apurahoin, opiskelija-asuntoja
ylläpitämällä ja muin sen kaltaisin keinoin
pyrkivät tukemaan opiskelijoita edustamillaan aloilla
ja

3) sellaisille viranomaisille, jotka omalla toimialallaan
tehtävän työn edistämiseksi haluavat luoda yhteyden
omaa aluettaan lähellä oleviin opiskelijoihin.

Luovutuksen tarkoitus:

Tietoja tultaisiin luovuttamaan sellaisen informaation postitusta varten, joka

- liittyy rekisteröidyn tehtäviin tai oikeuksiin korkeakouluyhteisön
jäsenenä tai

- on tarkoitettu edistämään opintoja, ammattitaitoa tai
ammattiin sijoittumista taikka

- on tarkoitettu parantamaan opiskelu- tai työolosuhteita.

Otantaperusteet:

Luovutettaessa tietoja opiskelijarekisteristä käytettäisiin otantaperusteena tietoa opiskelijan

- nimestä, - syntymäajasta, - osoitteesta, - opiskeluoikeudesta (tutkinto / koulutusohjelma / suuntautumisvaihtoehto
/ syventymiskohde / pääaine), - suoritetusta tutkinnosta päivämäärineen, - opinnäytteen (tutkielman, lisensiaattitutkimuksen tai
väitöskirjan) alasta, - kirjoihintulovuodesta, - tietyn tutkinnon aloittamisajankohdasta, - sukupuolesta, - äidinkielestä, - kotikunnasta.

Tiedot luovutettaisiin nimi- ja osoitelistoina, tarroina tai sähköisinä tallenteina.

Hakija on pyydetyssä lisäselvityksessään 31.5.1991 todennut, että luovutuksensaajia ovat Suomen Teknillinen Seura STS ry, Korkeakouluinsinöörien ja Arkkitehtien Keskusliitto KAL ry, Suomen Arkkitehtiliitto-Finlands Arkitektsförbund SAFA, Suomen Tekniikan Opiskelijoiden Liitto STOL ry, kunnat ja kuntainliitot sekä koulut ja opistot. Luovutettuja tietoja tultaisiin käyttämään jäsenmatrikkelia varten, diplomityöaiheiden tarjoamiseksi sekä työpaikkojen tarjoamiseksi omapaikkakuntalaisille.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Henkilörekisterilain 2 §:n mukaan henkilörekisterillä tarkoitetaan muun muassa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla. Massaluovutuksella tarkoitetaan saman pykälän mukaan muun muassa koko henkilörekisterin tai suurehkoa määrää rekisteröityjä koskevien henkilötietojen luovuttamista.

Henkilötietojen massaluovutusta viranomaisten teknisistä tallenteista on rajoitettu yleisten asiakirjain julkisuudesta annetun lain 18 a §:ssä, jonka mukaan massaluovutus on sallittu vain:

1) jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa tai
tietosuojalautakunta luvan;

2) jos massaluovutus tapahtuu muun lain tai asetuksen mukaisesti,
ei kuitenkaan henkilörekisterilain 19 §:ssä
säädetyillä perusteilla; tai

3) jos tietojen luovuttaminen tapahtuu tieteellistä tutkimusta
tai tilastointia varten ja luovutus täyttää henkilörekisterilain
19 §:n 1 momentin 3 kohdan vaatimukset.

Rekisteröidyt eivät ole antaneet suostumustaan hakemuksessa tarkoitettuihin luovutuksiin eivätkä muutkaan 18 a §:ssä säädetyt edellytykset täyty. Tämän vuoksi hakija tarvitsee tietosuojalautakunnan henkilörekisterilain 37 §:n nojalla myöntämän poikkeusluvan.

Poikkeuslupa voidaan myöntää vain painavasta syystä ja jos rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa ja valtion turvallisuuden vaarantuminen voidaan estää.

1. Tietojen luovuttaminen ammatillisille yhdistyksille, jotka pyrkivät toiminnallaan edistämään myös ammattiin valmistuvien etuja

Tietosuojalautakunta myöntää hakijalle poikkeusluvan opiskelijoiden nimi- ja osoitetietojen luovuttamiseen massaluovutuksena ammatillisille yhdistyksille, jotka pyrkivät toiminnallaan edistämään myös ammattiin valmistuvien etuja, sellaisen informaation postittamista varten, joka

- liittyy opiskelijan tehtäviin tai oikeuksiin korkeakouluyhteisön
jäsenenä tai - on tarkoitettu edistämään opintoja, ammattitaitoa tai
ammattiin sijoittumista taikka - on tarkoitettu parantamaan opiskelu- ja työolosuhteita.

Tietojen edellä mainittu käyttötarkoitus huomioon ottaen tietosuojalautakunta katsoo, että poikkeusluvan myöntämisen edellytyksenä oleva painava syy on olemassa.

Jotta rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa vaarantuminen voitaisiin estää, tietosuojalautakunta määrää, että tietoja ei saa luovuttaa, jos rekisteröity on kieltänyt tietojensa luovuttamisen. Hakijan tulee ennen tietojen luovuttamista tiedottaa rekisteröidyille tietojen luovuttamisesta sekä rekisteröidyn oikeudesta kieltää tietojensa luovuttaminen.

2. Yhdistykset ja säätiöt, jotka apurahoin, opiskelija-asuntoja ylläpitämällä ja muin sen kaltaisin keinoin pyrkivät tukemaan opiskelijoita edustamillaan aloilla

Tietosuojalautakunta katsoo, että on olemassa painava syy myöntää hakijalle poikkeuslupa luovuttaa opiskelijoiden nimi- ja osoitetietoja massaluovutuksena sellaisille yhdistyksille ja säätiöille, jotka apurahoin ja opiskelija-asuntoja ylläpitämällä ja muin sen kaltaisin keinoin pyrkivät tukemaan opiskelijoita. Ilman opiskelijoiden nimi- ja osoitetietoja näiden yhdistysten ja säätiöiden olisi vaikeata löytää tuettavaa kohderyhmäänsä ja informaatio tuen mahdollisuudesta saattaisi jäädä opiskelijalta saamatta.

Tietosuojalautakunta myöntää hakijalle poikkeusluvan luovuttaa opiskelijoiden nimi- ja osoitetietoja massaluovutuksena edellä mainituille yhdistyksille ja säätiöille sellaisen informaation postittamista varten, joka

- liittyy opiskelijan tehtäviin ja oikeuksiin korkeakouluyhteisön
jäsenenä tai - on tarkoitettu edistämään opintoja, ammattitaitoa tai
ammattiin sijoittumista taikka - on tarkoitettu parantamaan opiskelu- ja työolosuhteita.

Tietosuojalautakunta katsoo, ettei poikkeusluvan myöntäminen vaaranna rekisteröidyn yksityisyyttä eikä hänen etujaan ja oikeuksiaan.

3. Viranomaiset, jotka omalla toimialallaan tehtävän työn edistämiseksi haluavat luoda yhteyden omaa aluettaan lähellä oleviin opiskelijoihin

Niissä tapauksissa, joissa tietojen luovuttaminen liittyy opiskelijan opintoalaan tai hänen yhteyksiinsä kotiseutuunsa taikka on tarkoitettu edistämään opintoja, ammattitaitoa tai ammattiin sijoittumista taikka parantamaan opiskelu- tai työolosuhteita, tietosuojalautakunta katsoo, että on painava syy myöntää poikkeuslupa opiskelijoiden nimi- ja osoitetietojen luovuttamiseen massaluovutuksena hakemuksessa tarkoitetuille viranomaisille informaation postittamista varten.

Tietosuojalautakunta myöntää hakijalle poikkeusluvan mainitunlaiseen tietojen luovuttamiseen.

Tietosuojalautakunta katsoo, ettei poikkeusluvan myöntäminen vaaranna rekisteröidyn yksityisyyttä eikä hänen etujaan ja oikeuksiaan.

OTANTAPERUSTEET

Tietoja luovutettaessa otantaperusteena saadaan käyttää tietoa opiskelijan

- nimestä, - syntymäajasta, - osoitteesta, - opiskeluoikeudesta (tutkinto / koulutusohjelma / suuntautumisvaihtoehto
/ syventymiskohde / pääaine), - suoritetusta tutkinnosta päivämäärineen, - opinnäytteen (tutkielman, lisensiaattitutkimuksen tai
väitöskirjan) alasta, - kirjoihintulovuodesta, - tietyn tutkinnon aloittamisajankohdasta, - sukupuolesta, - äidinkielestä, - kotikunnasta.

LUPAEHTO

Luovutettaessa tietoja on luovutuksensaajalta hankittava sitoumus siitä, ettei luovutettavia henkilötietoja käytetä muuhun kuin niitä luovutettaessa määriteltyihin lupapäätöksessä mainittuihin käyttötarkoituksiin ja että käyttämättömät tiedostot hävitetään asianmukaisesti.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2 §
Henkilörekisterilaki 37 §
Laki yleisten asiakirjain julkisuudesta 18 a §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.