21.05.1991 14/1991

Väestöluettelo - Yhteysvaatimus

Tietosuojalautakunta myönsi Kuntien eläkevakuutukselle määräaikaisen luvan pitää hallussaan väestörekisterikeskukselta saamiaan koko maan kattavia väestöluetteloita ns. palvelussuhderekisterin tietojen tarkistamista varten. Lupa oli tarpeen yhteysvaatimuksesta poikkeamiseen.

ASIA
Henkilörekisterin pitämistä ja käyttämistä koskeva poikkeuslupahakemus

HAKIJA
Kuntien eläkevakuutus

HAKEMUS
Hakija pyytää lupaa saada pitää rekisteriä koko väestön henkilötiedoista pitämällä hallussaan väestörekisterikeskuksen luovuttamia väestöluetteloita eli ns. maamme-kirjoja (5 kappaletta).

Hakemukseen on liitetty tietosuojavaltuutetun toimistolle laadittu 29.12.1989 päivätty selvitys rekisterin käytöstä ja sen pitämisen oikeudesta.

Selvityksen mukaan maamme-kirjoja käytetään hakijan ylläpitämän ns. palvelussuhderekisterin henkilötunnistuksen varmistamiseen. Hakemuksen mukaan tätä tarkoitusta varten tarvitaan tietyissä tapauksissa väestörekisterin henkilötiedot muistakin kuin vain jo ennestään eläkelaitoksen rekisterissä olevista henkilöistä.

Selvityksen mukaan rekisteröitävien henkilötietojen oikeellisuus tarkistetaan koneellisesti väestörekisterikeskuksessa siten, että henkilötiedot korjataan henkilötunnuksen avulla väestörekisteriin merkittyyn muotoon. Tilanteet, joissa maamme-kirjaa tarvitaan, liittyvät virheellisiksi havaittujen henkilötietojen selvittämiseen ja oikaisemiseen sekä ennen vuotta 1984 päättyneitä palvelussuhteita koskevien tietojen täydentämiseen henkilötunnuksella. Hakijan mukaan maamme-kirjoja käytetään henkilötietojen tarkistamiseen päivittäin useita kymmeniä kertoja.

Hakijalta saadun selvityksen mukaan kaikki viisi maamme-kirjaa perustuvat vuoden 1989 väestörekisterin tietoihin. Väestöluettelot on järjestetty laatimisajankohdan suku- ja etunimien mukaiseen aakkosjärjestykseen. Luetteloissa on myös tiedot kahden viimeisen vuoden aikana kuolleista henkilöistä. Aakkosellisen väestöluettelon tietosisältö on väestörekisterikeskuksen selosteen 1.2.1982 mukaan seuraava:

1. Aktiivisuus- ja poissaolotunnus

1= Asuu vakinaisesti pohjoismaissa

2= Asuu vakinaisesti muualla ulkomailla kuin Pohjoismaissa

3= Todettu kahdessa peräkkäisessä henkikirjoituksessa
jatkuvasti tietymättömissä olevaksi

4= Syntynyt poissaolevaan väestöön, rekisteröity
poissaolevaan väestöön tai perhetietojen siirrossa
tai sitä ennen siirretty poissaolevaan
väestöön

5= Ulkomaalainen poistettu väestörekisteristä
asetuttuaan vakinaisesti ulkomaille

K= Henkilö kuollut

P= Henkilötunnus on mitätöity eli passivoitu.
Tällöin on viittaus voimassa olevaan henkilötunnukseen.

2. Nimitiedot

- etu- ja sukunimi
- aikaisemmat etu- ja sukunimet

3. Henkilötunnus

4. Väestörekisteri

5. Kotikunta

6. Muuttopäivä (= päivä, jolloin henkilö on muuttanut huoneistoon)

7. Henkikirjoituskunta

8. Edellinen henkikirjoituskunta

9. Henkikirjoitettu nykyisessä kotikunnassaan ... lähtien

10. Siviilisääty (naimaton, avioliitossa, eronnut, leski)

11. Syntymäkotikunta

12. Äidinkieli

13. Kansalaisuus ellei Suomen

14. Ulkomaille muuttaneen asuinvaltio

15. Entinen henkilötunnus

16. Kuolintieto

Väestöluetteloiden sisältämistä tiedoista hakija on suullisesti ilmoittanut tarvitsevansa lähinnä henkilötunnuksia ja nimitietoja.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Rekisterinpitäjä

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitetut väestöluettelot ovat henkilörekisterilain 2 §:n 2 kohdassa tarkoitettuja henkilörekistereitä ja Kuntien eläkevakuutus niiden henkilörekisterilain 2 §:n 3 kohdassa tarkoitettu rekisterinpitäjä.

Yhteysvaatimus

Henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentissa on säädetty henkilötietojen tallettamiselle asetetusta yhteysvaatimuksesta. Yhteysvaatimus merkitsee, että ilman rekisteröidyn suostumusta tai tietosuojalautakunnan lupaa saa henkilörekisteriin kerätä ja tallettaa tietoja vain henkilöistä, joilla on lainkohdassa tarkoitettu asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan, jollei rekisterin pitäminen johdu rekisterinpitäjälle säädetystä taikka lain tai asetuksen nojalla määrätystä tehtävästä.

Väestöluettelot sisältävät tiedot koko väestöstä. Tietosuojalautakunta katsoo, että henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentissa tarkoitettu yhteysvaatimus ei siten kaikilta osin täyty hakijan rekisterinpidossa. Asiallisen yhteyden rekisterinpitäjän toiminnan ja rekisteröitävien välillä ei voida katsoa myöskään täyttyvän sillä perusteella, että hakija mahdollisesti joutuu henkilötietoja tarkistaessaan ja oikaistessaan selailemaan ja vertailemaan joidenkin eläketurvan piiriin kuulumattomien henkilöiden tietoja. Koska väestöluetteloiden pito ei tältä osin johdu hakijalle säädetystä tai määrätystä tehtävästä, eivätkä rekisteröidyt myöskään ole antaneet suostumustaan tietojensa tallettamiseen hakijan väestöluetteloihin, tarvitsee hakija henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitetun poikkeusluvan yhteysvaatimuksesta.

Tarpeellisuusvaatimus

Henkilörekisterilain 5 §:n 2 momentissa säädetyn tarpeellisuusvaatimuksen mukaan henkilörekisteriin saa kerätä vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakijan väestöluetteloihin sisältyy eläketurvaan piiriin kuuluvista henkilöistä sellaisia tietoja, joita voidaan pitää hakemuksessa tarkoitetun tehtävän suorittamisen kannalta yleensä tarpeettomina kuten ainakin tiedot siviilisäädystä, äidinkielestä, kansalaisuudesta ja ulkomaille muuttaneen asuinvaltiosta.

Edellä mainitun perusteella tietosuojalautakunta katsoo, että hakija tarvitsee henkilörekisterilain 37 §:ssä säädetyn poikkeusluvan tarpeellisuusvaatimuksesta.

Poikkeusluvan myöntämisen edellytykset

Poikkeuslupa yhteys- ja tarpeellisuusvaatimuksesta voidaan myöntää vain painavasta syystä ja edellyttäen, että rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa ja valtion turvallisuuden vaarantuminen voidaan estää.

PÄÄTÖS

Hakija on ryhtynyt säännöllisesti keräämään ja tallettamaan vuodesta 1984 alkaen tietoja kaikista voimassaolevista kunnallisista palvelussuhteista. Rekisteröitävät tiedot tarkistetaan ja oikaistaan henkilötunnuksen avulla väestörekisterikeskuksen toimesta.

Väestöluettelon avulla voidaan selvittää ainakin osa ennen vuotta 1984 päättyneistä palvelussuhteista ja näin voidaan tältä osin turvata ansaitun eläkkeen saaminen.Tietosuojalautakunta katsoo, että poikkeusluvan myöntämiselle väestöluettelon hallussapitoon ja käyttöön on painava syy eikä hakemuksessa tarkoitetulla rekisterinpidolla vaaranneta yksityisyyden suojaa, rekisteröidyn etuja tai oikeuksia tai valtion turvallisuutta.

Tietosuojalautakunta myöntää hakijalle luvan pitää hallussaan ja käyttää väestörekisterikeskukselta saamiaansa hakemuksen mukaisia väestöluetteloita.

Poikkeusluvan määräaikaisuus

Hakijan mukaan palvelussuhderekisteri on tarkoitus täydentää ennen vuotta 1984 päättyneitä palvelussuhteita koskevilla tiedoilla parin vuoden sisällä.

Kun poikkeusluvan edellytyksenä oleva painava syy on ajallisesti rajattu, tietosuojalautakunta myöntää luvan määräaikaisena päättymään 31.12.1993.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2 §
Henkilörekisterilaki 5 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 5 § 2 mom
Henkilörekisterilaki 37 §
Kunnallisten viranhaltijain ja työntekijäin eläkelaki 1 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.