18.06.1990 15/1990

Arkistointi - Elinkeinoelämä

Suomen elinkeinoelämän keskusarkistolle myönnettiin lupa arkistoida elinkeinoelämään ja yrityksiin liittyviä henkilörekistereitä. Koska hakija ei ollut henkilörekisteriasetuksen 14 §:ssä tarkoitettu laitos tai viranomainen eikä ollut kysymys hakijan omassa toiminnassa syntyneistä rekistereistä, hakija tarvitsi luvan poiketa henkilörekisteriasetuksen arkistointia koskevista säännöksistä.

ASIA
Arkistointilupa ja arkistointia koskeva poikkeuslupa

HAKIJA
Suomen elinkeinoelämän keskusarkisto (ELKA)

HAKEMUS
ELKA on hakenut tietosuojalautakunnalta henkilörekisteriasetuksen 14 §:n mukaista lupaa saada arkistoida elinkeinoelämään ja yrityksiin liittyviä henkilörekistereitä. Arkistoitavaksi tulisi muun muassa osakerekistereitä, palkkakortistoja, sosiaalisen toiminnan yhteydessä syntyneitä henkilöluetteloita sekä asiakasrekistereitä.

KUULEMINEN

Asiassa on hankittu valtionarkiston lausunto (Dn:o 132/33/89). Valtionarkisto on lausunnossaan puoltanut sitä, että ELKA:lle myönnetään lupa ottaa vastaan arkistoitavaksi henkilörekistereitä ja luovuttaa niistä tietoja tieteellistä tutkimusta varten.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

Henkilörekisterilain (471/88) 27 §:ssä on säädetty, että rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeeton rekisteri tulee hävittää, jollei sitä siirretä arkistoitavaksi siten kuin asetuksella tarkemmin säädetään. Säännöksen tarkoituksena on, että tutkimuskäytön kannalta tärkeitä rekistereitä voitaisiin säilyttää tutkimustoimintaa harjoittavissa laitoksissa ja viranomaisissa.

Henkilörekisterien arkistoinnista on säädetty tarkemmin henkilörekisteriasetuksen (476/88) 14 §:n 1 ja 2 momentissa seuraavasti:

Henkilörekisteri, joka on tieteellisen tutkimuksen kannalta
tai muusta syystä merkityksellinen, voidaan siirtää arkistoitavaksi
sellaiseen korkeakouluun taikka tutkimustyötä lakisääteisenä
tehtävänä suorittavaan laitokseen tai viranomaiseen,
jolle tietosuojalautakunta on antanut arkistointiin luvan.
Tietosuojalautakunta voi antaa yhteisölle, säätiölle tai
laitokselle luvan arkistoida omassa toiminnassaan syntyneitä
henkilörekistereitä, jotka täyttävät edellä mainitut vaatimukset.

Tietosuojalautakunnan on lupapäätöksessä määrättävä, miten
rekistereiden suojaus on järjestettävä sekä miten henkilötietojen
käyttöä on valvottava.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitetut henkilörekisterit ovat tieteellisen tutkimuksen kannalta merkityksellisiä. ELKA ei ole kuitenkaan henkilörekisteriasetuksen 14 §:n 1 momentin ensimmäisessä virkkeessä tarkoitettu laitos tai viranomainen eikä kysymys ole ELKA:n omassa toiminnassa syntyneistä henkilörekistereistä.

Tietosuojalautakunta on tutkinut hakemuksen myös henkilörekisterilain 37 §:n mukaisena poikkeuslupahakemuksena. Lautakunta katsoo, että ELKA:n arkistotoimintaa on pidettävä tieteellisen tutkimuksen kannalta sillä tavoin merkityksellisenä, että on olemassa lain 37 §:ssä tarkoitettu poikkeusluvan myöntämisen edellytyksenä oleva painava syy. Hakemuksessa tarkoitettu toiminta ei myöskään vaaranna rekisteröidyn yksityisyyttä tai hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka valtion turvallisuutta.

Tietosuojalautakunta myöntää ELKA:lle henkilörekisterilain 37 §:n mukaisen poikkeusluvan henkilörekisteriasetuksen 14 §:stä sekä luvan arkistoida hakemuksessa tarkoitettuja elinkeinoelämään ja yrityksiin liittyviä henkilörekistereitä.

Luvansaajan tulee noudattaa niitä ohjeita, joita tietosuojavaltuutettu mahdollisesti antaa arkistoitujen rekisterien suojauksesta ja käytön valvonnasta.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 27 §
Henkilörekisterilaki 37 §
Henkilörekisteriasetus 14 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.