26.02.1990 4/1990

Työnvälitys - Arkistointi - Valitus

Lupa henkilörekisterien arkistointiin voitiin myöntää vain sellaiseen rekisterinpitoon, joka muuutoin on lainmukaista. Työministeriön lausunnon mukaan yhtiön työnvälitystoiminta oli työnvälityslainsäädännön vastaista. Tämän vuoksi tietosuojalautakunta jätti asian tutkimatta.

KHO 6.3.1992 T:0801 Korkein hallinto-oikeus kumosi ja poisti lautakunnan päätöksen siltä osin kuin yhtiön hakemus oli jätetty tutkimatta sen perusteella mitä työministeriö oli asiassa esittänyt.

Lautakunnan uusi päätös 12/13.4.1992.

ASIA
Arkistointia koskeva lupahakemus

HAKIJA
M.P.S.- Enterprises Oy

HAKEMUS
Yhtiö hakee lupaa toiminnassaan vuodesta 1975 lähtien muodostuneiden henkilörekisterien arkistoimiseen nykyisessä muodossaan toistaiseksi.

Yhtiön toimialana on asiakkaiden toimeksiannosta etsiä ja valita sopiva ehdokas toimihenkilöksi. Rekisterien tietosisältö muodostuu n. 50 000 henkilöä koskevista seuraavista tiedoista:

- henkilötiedot
- arviointitiedot ja testiraportit
- haastattelumuistiinpanot
- referenssitarkistukset
- maksuhäiriötarkistukset

Yhtiö on perustellut hakemustaan erityisesti rekisterinpidon tarpeellisuudella henkilövalinnan ja sen menetelmien seurannassa ja kehittämisessä sekä päällekkäisen työn välttämisellä, kun jo arvioitujen henkilöiden testausta ei tarvitse tehdä uudelleen. Haastatelluilla on itselläänkin mahdollista saada testipalautteensa tarvittaessa milloin tahansa myöhemmin käyttöönsä tai pyytää niiden tuhoamista. Koska rekisteritietoja luovutetaan vain toimeksiantajalle, ei rekisteröidyn yksityisyys tai hänen etunsa ja oikeutensa kärsi henkilötietojen arkistoimisesta. Rekisteröidyt ovat allekirjoittaessaan henkilötietolomakkeen antaneet suostumuksen heitä koskevien tietojen säilyttämiseen ja niiden arkistoimiseen toistaiseksi.

Kuuleminen

Yhtiö on 31.3.1989 antanut tietosuojalautakunnan pyytämän lisäselvityksen. Tämän lisäksi tietosuojalautakunta on kuullut yhtiön edustajia 22.1.1990 pitämässään kokouksessa. Yhtiö on tällöin muun muassa kertonut, että kerättyjä tietoja käytetään 2-5 vuoden ajan yhtiön toiminnassa.

Tietosuojalautakunta on henkilörekisteriasetuksen 14 §:n 3 momentin nojalla varannut valtionarkistolle tilaisuuden lausunnon antamiseen.

Valtionarkiston 17.5.1989 antaman lausunnon mukaan yhtiön toiminnassa ei ole kysymys henkilörekisteriasetuksen tarkoittamasta arkistoimisesta, vaan tiedoston ylläpidosta toimintaa varten. Aineistolla ei valtionarkiston mukaan ole tutkimuksellista merkitystä, eikä tietoja tarvitse näin ollen säilyttää pysyvästi.

Tietosuojalautakunta on pyytänyt työministeriöltä lausuntoa yhtiön toiminnan suhteesta työnvälityslain 246/59 tarkoittamaan luvanvaraiseen toimintaan, erityisesti toiminnassa syntyvien rekisterien osalta.

Työministeriö katsoo 29.12.1989 antamassaan lausunnossa, että yhtiön poikkeuslupahakemuksessa kuvattua toimintaa on pidettävä työnvälityslain vastaisena. Lain 1 §:n mukaan työnvälitystoiminnan harjoittaminen kuuluu valtiolle. Vain yhdistykset voivat lain 2 §:n mukaan saada työnvälitykseen luvan työministeriöltä. Työministeriön lausunnon mukaan erityisesti se, että toiminnassa syntyy työnhakijakortistoja / rekistereitä, tekee yhtiön toiminnasta lain tarkoittamaa työnvälitystä.

Työministeriö on liittänyt antamansa lausunnon oheen jäljennöksen yhtiölle 20.12.1989 lähettämästään kirjeestä. Työministeriö on kehottanut yhtiötä hävittämään toiminnassaan syntyneet työnhakijarekisterit.

Tietosuojalautakunta on kuullut työministeriön edustajaa 26.2.1990 pitämässään kokouksessa. Työministeriön puolesta on tällöin todettu muun muassa, että nimenomaan rekisterien käyttämistä yhtiön toiminnassa on pidettävä työnvälityslain vastaisena.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA SEN PERUSTELUT

Henkilörekisterilain 27 §:n mukaan rekisteri on hävitettävä, jos se ei ole enää rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellinen, jollei siihen talletettuja tietoja ole erikseen säädetty tai määrätty säilytettäviksi tai jollei sitä siirretä arkistoitavaksi siten kuin asetuksella tarkemmin säädetään. Henkilörekisteriasetuksen 14 §:n 1 momentin perusteella tietosuojalautakunta voi antaa yhteisölle, säätiölle ja laitokselle luvan arkistoida omassa toiminnassaan syntyneitä henkilörekistereitä, jotka täyttävät asetuksen kohdassa mainitut vaatimukset. Yhtiö tarvitsee tietosuojalautakunnan luvan, jotta rekistereitä ei tulisi hävittää sen jälkeen kun niitä ei käytetä yhtiön toiminnassa.

Tietosuojalautakunta katsoo, että lupa voidaan myöntää vain sellaiseen rekisterinpitoon, joka muutoin on lainmukaista. Työministeriön esittämän mukaan rekisterinpito on työnvälityslain vastaista. Tämän vuoksi tietosuojalautakunta jättää asian tässä vaiheessa tutkimatta.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 1 §
Henkilörekisterilaki 27 §
Henkilörekisterilaki 37 §
Henkilörekisteriasetus 14 §
Työnvälityslaki 1 §
Työnvälityslaki 2 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.