26.01.1990 3/1990

Työnvälitys - Arkistointi - Valitus

Henkilörekisterilain mukainen poikkeuslupa ja arkistointilupa voitiin myöntää vain sellaiseen rekisterinpitoon, joka jo muutoin on lainmukaista. Työministeriön lausunnon mukaan European Executive Search Oy:n työnvälitystoiminnassa tapahtuva rekisterinpito oli työnvälityslain vastaista. Tämän vuoksi tietosuojalautakunta jätti hakemuksen tutkimatta.

KHO 6.3.1992 T:0803: Korkein hallinto-oikeus kumosi ja poisti lautakunnan päätöksen siltä osin kuin yhtiön hakemus oli jätetty tutkimatta sen perusteella mitä työministeriö oli asiassa esittänyt.

Lautakunnan uusi päätös 11/13.4.1992.

ASIA
Arkistointia ja poikkeuslupaa koskeva hakemus

HAKIJA
European Executive Search Oy

HAKEMUS
Yhtiö hakee poikkeuslupaa yritysten avainhenkilöiden suorahaussa syntyneiden peruskartoitusrekisterien arkistoimiseen toistaiseksi sekä lupaa jatkaa tätä rekisteröintiä ja arkistointia toistaiseksi. Ilman rekisteröitävien suostumusta laadittavien rekisterien tietosisältö muodostuu rekisteröidyn nimestä, iästä, koulutuksesta ja työnantajasta sekä nykyisestä ja kahdesta aikaisemmasta tehtävästä. Yhtiö saa tiedot eri lähteistä, kuten alan julkaisuista, matrikkeleista ja vuosikertomuksista.

Yhtiö on perustellut hakemustaan erityisesti rekisterinpidon tarpeellisuudella henkilövalinnan ja sen menetelmien seuran nassa ja kehittämisessä sekä päällekkäisen työn välttämisellä.

Kuuleminen

Yhtiö on 31.3.1989 antanut tietosuojalautakunnan pyytämän lisäselvityksen.Tämän lisäksi tietosuojalautakunta on kuullut yhtiön edustajia 22.1.1990 pitämässään kokouksessa. Yhtiö on tällöin muun muassa kertonut, että kerättyjä tietoja käytetään 2-5 vuoden ajan yhtiön toiminnassa.

Tietosuojalautakunta on henkilörekisteriasetuksen 14 §:n 3 momentin nojalla varannut valtionarkistolle tilaisuuden lausunnon antamiseen.

Valtionarkiston 17.5.1989 antaman lausunnon mukaan yhtiön toiminnassa ei ole kysymys henkilörekisteriasetuksen tarkoittamasta arkistoimisesta, vaan tiedoston ylläpidosta toimintaa varten. Aineistolla ei valtionarkiston mukaan ole tutkimuksellista merkitystä, eikä tietoja tarvitse näin ollen säilyttää pysyvästi.

Tietosuojalautakunta on pyytänyt työministeriöltä lausuntoa yhtiön toiminnan suhteesta työnvälityslain 246/59 tarkoittamaan luvanvaraiseen toimintaan, erityisesti toiminnassa syntyvien rekisterien osalta.

Työministeriö katsoo 29.12.1989 antamassaan lausunnossa, että yhtiön poikkeuslupa hakemuksessa kuvattua toimintaa on pidettävä työnvälityslain vastaisena. Lain 1 §:n mukaan työnvälitystoiminnan harjoittaminen kuuluu valtiolle. Vain yhdistykset voivat lain 2 §:n mukaan saada työnvälitykseen luvan työministeriöltä. Työministeriön lausunnon mukaan erityisesti se, että toiminnassa syntyy työnhakijakortistoja/ rekistereitä, tekee yhtiön toiminnasta lain tarkoittamaa työnvälitystä.

Työministeriö on liittänyt antamansa lausunnon oheen jäljennöksen yhtiölle 20.12.-1989 lähettämästään kirjeestä. Työministeriö on kehottanut yhtiötä hävittämään toiminnassaan syntyneet työnhakijarekisterit.

Tietosuojalautakunta on kuullut työministeriön edustajaa 26.2.1990 pitämässään kokouksessa. Työministeriön puolesta on tällöin todettu muun muassa, että nimenomaan rekisterien käyttämistä yhtiön toiminnassa on pidettävä työnvälityslain vastaisena.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA SEN PERUSTELUT

Henkilörekisterilain 27 §:n mukaan rekisteri on hävitettävä, jos se ei ole enää rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellinen, jollei siihen talletettuja tietoja ole erikseen säädetty tai määrätty säilytettäviksi tai jollei sitä siirre tä arkistoitavaksi siten kuin asetuksella tarkemmin sääde tään. Henkilörekisteriasetuksen 14 §:n 1 momentin perusteella tietosuojalautakunta voi antaa yhteisölle, säätiölle ja laitokselle luvan arkistoida omassa toiminnassaan syntyneitä henkilörekistereitä, jotka täyttävät asetuksenkohdassa maini tut vaatimukset. Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuk sessa ei ole kysymys yhtiön omassa toiminnassa syntyneiden henkilörekisterien arkistoimisesta, koska tietoja käytetään edelleen yhtiön toiminnassa.

Henkilörekisteriin merkittäviksi saa henkilörekisterilain 5 §:n mukaan kerätä ja rekisteriin tallettaa ilman rekiste röidyn suostumusta tai tietosuojalautakunnan lupaa tietoja vain sellaisista henkilöistä, joilla asiakas- tai palvelusuh teen, jäsenyyden tai muun niihin verrattavan suhteen vuoksi on asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan, jollei rekisterin pitäminen johdu rekisterinpitäjälle säädetystä taikka lain tai asetuksen nojalla määrätystä tehtävästä.

Tietosuojalautakunta katsoo, että tietojen kerääminen ja tallettaminen ei perustu lain edellyttämään asialliseen yhteyteen. Koska rekisteröidyt eivät ole antaneet suostumus taan tietojen keräämiseen ja tallettamiseen eivätkä muutkaan 5 §:n edellytykset täyty, yhtiö tarvitsee tietosuojalautakun nan poikkeusluvan.

Tietosuojalautakunta katsoo, että poikkeuslupa voidaan myön tää vain sellaiseen rekisterinpitoon, joka jo muutoin on lainmukaista. Työministeriön esittämän mukaan rekisterinpito on työnvälityslain vastaista. Tämän vuoksi tietosuojalauta kunta jättää lupahakemuksen tässä vaiheessa tutkimatta.

Sovelletut säännökset

Henkilörekisterilaki 1 §
Henkilörekisterilaki 5 §
Henkilörekisterilaki 27 §
Henkilörekisterilaki 37 §
Henkilörekisteriasetus 14 §
Työnvälityslaki 1 §
Työnvälityslaki 2 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.