05.02.1990 2/1990

Väestöluettelo - Yhteysvaatimus

LEL Työeläkekassa pyysi lupaa saada pitää hallussaan ja käyttää väestörekisterikeskukselta saamiaan väestöluetteloita vuosilta 1972 ja 1988. Tietosuojalautakunta katsoi, että hakija tarvitsi luvan poiketa yhteysvaatimuksesta. Lupa vuoden 1975 väestöluettelon hallussapitoon myönnettiin määräaikaisena. Muilta osin hakemus hylättiin.

ASIA
Henkilötietojen tallettamista ja käyttöä koskeva poikkeuslupahakemus

HAKIJA
LEL Työeläkekassa

HAKEMUS
LEL Työeläkekassa pyytää poikkeuslupaa saada pitää hallussaan ja käyttää väestörekisterikeskukselta saamiaan aakkosellisia väestöluetteloita vuosilta 1975 ja 1988.

Väestöluetteloiden käyttötarkoitus:

Tietoja on tarkoitus käyttää työntekijöiden henkilötietojen tarkistukseen LEL-palkkailmoitusten rekisteröimiseksi eläketurvaa varten.

Työnantajien kuukausittain maksamien LEL-eläkevakuutusmaksujen ns. tilitystiedot saapuvat LEL Työeläkekassan selvitystoimistoon, joka välittää ne Eläketurvakeskukselle (ETK) rekisteröitäväksi ETK:n ylläpitämään työsuhderekisteriin. Rekisteröiminen ETK:n työsuhderekisteriin tapahtuu henkilötunnuksen perusteella. LEL-työntekijöiden eläketurva perustuu työsuhderekisteriin rekisteröityihin tietoihin.

Hakijalta saadun tiedon mukaan selvittelytoimistoon saapuu kuukausittain 250.000 palkkailmoitusta, vuosittain ilmoituksia tulee alle 3 miljoonaa.

Väestöluetteloiden tietosisältö:

Hakijalta saadun selvityksen mukaan väestöluettelot sisältävät tietoja kaikista elossa olevista henkilöistä, joille on annettu henkilötunnus. Lisäksi luetteloissa on tiedot kahden viimeisen vuoden aikana kuolleista henkilöistä. Väestöluetteloissa on seuraavat tiedot henkilöstä:

1. Aktiivisuus- ja poissaolotunnus

1= Asuu vakinaisesti pohjoismaissa

2= Asuu vakinaisesti muualla ulkomailla kuin Pohjoismaissa

3= Todettu kahdessa peräkkäisessä henkikirjoituksessa
jatkuvasti tietymättömissä olevaksi

4= Syntynyt poissaolevaan väestöön, rekisteröity
poissaolevaan väestöön tai perhetietojen siirrossa
tai sitä ennen siirretty poissaolevaan väestöön

5= Ulkomaalainen poistettu väestörekisteristä
asetuttuaan vakinaisesti ulkomaille

K= Henkilö kuollut

P= Henkilötunnus on mitätöity eli passivoitu. Tällöin
on viittaus voimassa olevaan henkilötunnukseen.

2. Nimitiedot

- etu- ja sukunimi
- aikaisemmat etu- ja sukunimet

3. Henkilötunnus

4. Väestörekisteri

5. Kotikunta

6. Muuttopäivä (= päivä, jolloin henkilö on muuttanut
huoneistoon)

7. Henkikirjoituskunta

8. Edellinen henkikirjoituskunta

9. Henkikirjoitettu nykyisessä kotikunnassaan ... lähtien

10. Siviilisääty (naimaton, avioliitossa, eronnut, leski)

11. Syntymäkotikunta

12. Äidinkieli

13. Kansalaisuus ellei Suomen

14. Ulkomaille muuttaneen asuinvaltio

15. Entinen henkilötunnus

16. Kuolintieto

Väestöluetteloiden sisältämistä tiedoista hakija on suullisesti ilmoittanut tarvitsevansa lähinnä henkilötunnuksia, nimitietoja, syntymäkotikuntaa, kotipaikkaa ja muuttopäivää koskevia tietoja.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

PÄÄTÖS

Tietosuojalautakunta hylkää hakijan hakemuksen saada pitää hallussaan ja käyttää väestörekisterikeskukselta saamaansa aakkosellista väestöluetteloa vuodelta 1988.

Tietosuojalautakunta myöntää hakijalle määräaikaisen poikkeusluvan saada pitää hallussaan ja käyttää väestörekisterikeskukselta saamaansa aakkosellista väestöluetteloa vuodelta 1975 nk. TUKO-kortiston eli tunnistamattomien kortiston selvittelyä varten. Lupa on voimassa siihen asti kunnes väestöluettelo on palautettava väestörekisterikeskukselle, mutta enintään kuitenkin 31.12.1994 asti.

PERUSTELUT

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitetut väestöluettelot ovat henkilörekisterilain 2 §:n 2 kohdassa tarkoitettuja henkilörekistereitä ja LEL Työeläkekassa niiden henkilörekisterilain 2 §:n 3 kohdassa tarkoitettu rekisterinpitäjä.

Hakijan suullisen ilmoituksen mukaan LEL Työeläkekassaan tuli aikaisemmin vuosittain noin 10.000 palkkailmoitusta, joita ei voitu kohdistaa oikeille henkilöille. Tämä johtui siitä, että henkilötunnusta ei vielä oltu opittu käyttämään. Tietoja yritettiin kysellä työnantajilta ja työntekijöiltä, mutta vastauksia oli vaikea saada. Aikaisempina vuosina kertyneistä palkkailmoituksista, joita ei ole voitu puutteellisten henkilötietojen vuoksi kohdentaa oikeille henkilöille, on LEL Työeläkekassassa muodostettu nk. TUKO-kortisto eli tunnistamattomien kortisto. Kortistoon sisältyy 87.000 palkkailmoitusta, jotka koskevat vuosien 1962-1980 ansioita.

Hakijan antaman selvityksen mukaan hakijalta puuttuu TUKO-kortistossa olevien henkilöiden henkilötunnukset. TUKO-kortiston selvittely tapahtuu hakijan tiedossa olevien työnantajan osoitteen ja työntekijän suku- ja etunimen avulla. Väestöluettelosta etsitään kyseessäolevan nimiset henkilöt, jotka asuvat työnantajan paikkakunnalla tai lähettyvillä. Henkilöiden työhistorian avulla tutkitaan kuka näistä mahdollisesti on se oikea henkilö, jolle kyseinen palkka tulee rekisteröidä.

Hakijan suullisen ilmoituksen mukaan selvittämättömien palkkailmoitusten määrä ei enää nykyisin lisäänny. Joulukuussa 1989 väestöluettelon tietoihin turvauduttiin 5 kertaa ja tammikuussa 1990 niihin oli 10. päivään mennessä turvauduttu kerran.

Yhteysvaatimus

Henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentissa on säädetty henkilötietojen tallettamiselle asetetusta yhteysvaatimuksesta. Yhteysvaatimus merkitsee, että ilman rekisteröidyn suostumusta tai tietosuojalautakunnan lupaa saa henkilörekisteriin kerätä ja tallettaa tietoja vain henkilöistä, joilla on lainkohdassa tarkoitettu asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan, jollei rekisterin pitäminen johdu rekisterinpitäjälle säädetystä taikka lain tai asetuksen nojalla määrätystä tehtävästä.

Yhteysvaatimuksella on tarkoitettu suojata rekisteröidyn yksityisyyttä ja oikeusturvaa estämällä asiaankuulumattomien henkilötietojen kerääminen ja rekisteröinti. Yhteysvaatimus on katsottu tärkeäksi myös siksi, että yleisten etujen vuoksi on aiheellista mahdollisimman pitkälle estää yksityisten väestörekistereiden syntyminen.

Lyhytaikaisissa työsuhteissa olevien työntekijäin eläkelain 2 §:n mukaan mainitussa laissa säädetyn eläketurvan järjestämisestä huolehtii kullakin lain 1 §:n 1 momentissa tarkoitetulla alalla toimiva työeläkekassa. Asetuksella voidaan kuitenkin säätää, että kahta tai useampaa alaa varten muodostetaan yhteinen työeläkekassa. Työeläkekassan ohjesääntö annetaan asetuksella.

LTyöEläkelaissa säädetyn eläketurvan järjestämistä varten on perustettu kaikille LTyöEläkelain 1 §:n 1 momentissa tarkoitetuille työaloille yhteinen työeläkekassa, eli LEL Työeläkekassa (A työeläkekassan perustamisesta 7.11.1975/844). Työeläkekassan ohjesäännön sisältävän asetuksen 2 §:n mukaan työeläkekassan tehtävänä on huolehtia työntekijäin eläketurvan järjestämisestä siinä laajuudessa kuin lyhytaikaisissa työsuhteissa olevien työntekijäin eläkelaissa ja sen nojalla on säädetty tai määrätty.

Tietosuojalautakunta katsoo, että siltä osin kuin väestöluettelot sisältävät tietoja TUKO-kortistossa olevista henkilöistä tai muista henkilöistä, joiden palkkailmoitus on saapunut hakijalle, mutta jotka ovat vielä tunnistamatta, rekisterinpito johtuu hakijalle lain ja asetuksen nojalla määrätystä tehtävästä, eli hakijan tehtävästä huolehtia LTyöEläkelaissa säädetyn eläketurvan järjestämisestä.

Siltä osin kuin väestöluettelot sisältävät tietoja muista henkilöistä, tietosuojalautakunta katsoo, että yhteysvaatimus ei täyty. Asiallisen yhteyden rekisterinpitäjän toiminnan ja rekisteröitävien välillä ei voida katsoa täyttyvän sillä perusteella, että hakija mahdollisesti joutuu hakemuksessa tarkoitettua tehtävää suorittaessaan selvittämään joidenkin mainittujen henkilöiden henkilötietoja. Koska väestöluetteloiden pito ei tältä osin johdu hakijalle säädetystä tai määrätystä tehtävästä, eivätkä rekisteröidyt myöskään ole antaneet suostumustaan tietojensa tallettamiseen hakijan väestöluetteloihin, tarvitsee hakija henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitetun poikkeusluvan yhteysvaatimuksesta.

Tarpeellisuusvaatimus

Henkilörekisterilain 5 §:n 2 momentissa säädetyn tarpeellisuusvaatimuksen mukaan henkilörekisteriin saa kerätä vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. Tarpeellisuusvaatimus tähtää henkilötietojen rekisteröinnin minimointiin.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakijan väestöluetteloissa olevat tiedot ovat tarpeettomia siltä osin kuin tiedot koskevat henkilöitä, joita koskevia tietoja hakija ei tarvitse LEL-työntekijöiden eläketurvan järjestämisessä. Niiltäkin osin kuin väestöluettelot sisältävät tietoja henkilöistä, joiden henkilöllisyyden selvittäminen kuuluu hakijan tehtäviin, ainakin tiedot siviilisäädystä, äidinkielestä, kansalaisuudesta ja ulkomaille muuttaneen asuinvaltiosta ovat hakijan tehtävän hoitamisen kannalta yleensä tarpeettomia.

Edellä mainitun perusteella tietosuojalautakunta katsoo, että hakija tarvitsee henkilörekisterilain 37 §:ssä säädetyn poikkeusluvan tarpeellisuusvaatimuksesta.

Rekisterinpidon asianmukaisuusvaatimus

Henkilörekisterilain 4 §:n 1 momentin mukaan henkilörekisterin käytön tulee olla asiallisesti perusteltu rekisterinpitäjän toiminnan ja hallinnon kannalta. Tämä merkitsee sitä, että käytön tulee olla hyväksyttävää yleisen mittapuun mukaan arvosteltuna.

Asianmukaisuusvaatimus edellyttää, että henkilörekisterin pitämisen tulee olla tarpeen, jotta rekisterinpitäjä voisi hoitaa toimialaansa kuuluvia tehtäviä asianmukaisesti. Henkilötietojen käyttötarve sinänsä ei vielä oikeuta henkilörekisterin pitämiseen, jos ao. tehtävien hoito on järjestettävissä käyttämättä henkilörekisteriä.

TUKO-kortisto sisältää tietoja vuosien 1962-1980 ansioista. Vuoden 1988 väestöluettelo ei edes osittain kohdistu tälle aikavälille ja sen tiedot ovat ansiovuoteen nähden vähintään kahdeksan vuotta myöhäisemmältä ajalta. Hakija on ilmoittanut, että uusia tunnistamattomia tapauksia tulee erittäin vähän. Uudet selvittämättömät tapaukset selvitetään ETK:n avustuksella. Edellä mainitun perusteella tietosuojalautakunta katsoo, että hakijalla ei ole tarvetta vuoden 1988 väestöluettelon pitoon. Tietosuojalautakunta katsoo, että vuoden 1988 väestöluettelon osalta asianmukaisuusvaatimus ei täyty.

Sen sijaan tietosuojalautakunta katsoo, että vuoden 1975 väestöluettelon käyttö TUKO-kortiston selvittämisessä on osittain perusteltua hakijan toiminnan kannalta. Paitsi, että vuoden 1975 väestöluettelo kohdistuu aikavälille 1962-1980, ovat sen tiedot ansiovuotta ajatellen osittain tarpeeksi ajankohtaisia TUKO-kortiston selvittämisen kannalta. Laajan TUKO-kortiston selvittäminen ilman väestöluetteloa on vaikeata. Asianmukaisuusvaatimus vuoden 1975 väestöluettelon pidossa ei kuitenkaan täyty kaikilta osin, koska rekisterin tietosisältö on tarpeettoman laaja hakijan tehtävän hoitamisen kannalta.

Edellä mainitun perusteella tietosuojalautakunta katsoo, että hakija tarvitsee henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitetun poikkeusluvan myös henkilörekisterilain 4 §:ssä säädetystä asianmukaisuusvaatimuksesta.

Tietojen laatua koskevat vaatimukset

Henkilörekisterilain 9 §:n mukaan rekisterinpitäjän on käyttämällä luotettavia tietolähteitä huolehdittava siitä, ettei henkilörekisteriin merkitä virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita tietoja. Rekisterinpitäjän velvollisuutta arvioitaessa on otettava huomioon henkilörekisterin käyttötarkoitus sekä rekisterin käytön merkitys rekisteröidyn yksityisyyden suojalle sekä hänen eduilleen ja oikeuksilleen.

Henkilörekisterilain 15 §:n mukaan rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, että rekisterin käyttötarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto oikaistaan, poistetaan tai täydennetään, jos on ilmeistä, että tällainen tieto vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa taikka hänen etujaan tai oikeuksiaan.

Hakijan väestöluettelot ovat vuosilta 1975 ja 1988. Tietosuojalautakunta katsoo, että väestöluetteloiden käyttö muiden kuin vuosiin 1975 ja 1988 kohdistuneiden ansioiden selvittämisessä saattaa esim. muuttuneiden, puutteellisten tai vanhentuneiden kotipaikka- tai nimitietojen vuoksi vaarantaa rekisteröityjen oikeusturvaa siten, että eläke ohjautuu väärälle henkilölle. Tämän vuoksi lautakunta katsoo, että hakija tarvitsee poikkeusluvan myös henkilörekisterilain 9 ja 15 §:n säännöksistä.

Poikkeusluvan myöntämisen edellytykset

Poikkeuslupa yhteys-, tarpeellisuus-, asianmukaisuus- ja tietojen laatua koskevista vaatimuksista voidaan myöntää vain painavasta syystä ja edellyttäen, että rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa ja valtion turvallisuuden vaarantuminen voidaan estää.

Hakijan ilmoituksen mukaan uusia selvittämättömiä palkkailmoituksia tulee erittäin vähän. Nämäkin pystytään selvittämään ETK:ssa, jonne ilmoitukset välitetään työsuhderekisteriin merkittäviksi. Vuoden 1988 väestöluettelo ei ole tarpeellinen myöskään TUKO-kortiston selvittämisen kannalta. Tietosuojalautakunta katsoo, että ei ole painavaa syytä myöntää hakijalle poikkeuslupaa vuoden 1988 väestöluettelon hallussapitoon.

Sen sijaan tietosuojalautakunta katsoo, että poikkeusluvan myöntämiselle vuoden 1975 väestöluettelon hallussapitoon ja käyttöön on painava syy. Väestöluettelon avulla pystytään selvittämään ainakin osa TUKO-kortistoon sisältyvistä tunnistamattomista henkilöistä ja näin voidaan turvata osalle henkilöistä heidän ansaitsemansa eläke. Ilman tunnistamattomien palkkailmoitusten selvittämistä osa ansaituista eläkkeistä jäisi saamatta.

Poikkeusluvan määräaikaisuus

Hakija tarvitsee vuoden 1975 väestöluetteloa määrätyn tehtävän hoitamiseksi, eli TUKO-kortiston selvittämistä varten. Hakija on arvioinut työn kestävän ainakin 15-30 vuotta.

Poikkeuslupa myönnetään määräaikaisena, jotta asia tulisi uudelleen käsiteltäväksi kun on saatu kokemuksia selvittelytyön edistymisestä.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2 §
Henkilörekisterilaki 4 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 5 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 5 § 2 mom
Henkilörekisterilaki 9 §
Henkilörekisterilaki 15 §
Henkilörekisterilaki 37 §
Lyhytaikaisissa työsuhteissa olevien työntekijäin eläkelaki 2 §
Asetus työeläkekassan perustamisesta 7.11.1975/844
Asetus joka sisältää työeläkekassan OS:n 7.11.1975/846 2 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.