21.11.2019

Arkistointi - Huomautus - Ministeriö - Salassapitovelvollisuus

Sisäministeriössä puutteita salassa pidettävien asiakirjojen käsittelyssä

Sisäministeriössä oli menetelty säännösten ja määräysten vastaisesti salassa pidettävien asiakirjojen rekisteröinnissä ja arkistoinnissa. Lisäksi ilmeni, että kyseisiä asiakirjoja näytti jääneen ministeriössä pysyvästi kadoksiin. Apulaisoikeuskansleri antoi tämän vuoksi sisäministeriölle huomautuksen.

Apulaisoikeuskansleri oli tapauksessa pyytänyt sisäministeriötä toimittamaan hänelle tiettyjä ministeriön käsittelemään asiaan liittyneitä salaista tiedonhankintaa koskeneita asiakirjoja. Kaikkia pyydettyjä asiakirjoja ei kuitenkaan löytynyt sisäministeriöstä. Apulaisoikeuskansleri ryhtyi omana aloitteenaan selvittämään sisäministeriön menettelyä pyyntönsä käsittelyssä ja syitä asiakirjojen siellä katoamiseen.

Sisäministeriö myönsi selvityksessään, että eräitä apulaisoikeuskanslerin pyytämiä salassa pidettäviä asiakirjoja ei löytynyt ministeriön arkistosta tai muualtakaan ministeriöstä. Asiakirjojen kohtaloon ei saatu asiassa mitään selvyyttä. Asiakirjojen säilyttämisessä oli ministeriön mukaan mitä luultavimmin tapahtunut inhimillinen virhe. Kyseisiä asiakirjoja ei myöskään ollut lainkaan rekisteröity säännösten ja määräysten mukaisesti ministeriön salaisten asioiden rekisteriin.

Apulaisoikeuskansleri piti erityisen huolestuttavana sitä, että kadoksiin jääneet asiakirjat oli luokiteltu ns. suojaustasoon II. Kyseistä suojaustasoa käytetään säännösten mukaan silloin, jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa merkittävää vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle. Apulaisoikeuskansleri korosti kuitenkin, ettei tapauksessa ollut aihetta epäillä, että asiakirjoihin sisältyneitä tietoja olisi katoamisen myötä oikeudettomasti paljastettu tai käytetty. Toisaalta tällaista mahdollisuutta ei voinut myöskään poissulkea.

Asiassa selvityksen myös antanut valtioneuvoston kanslian tiedonhallintayksikkö totesi tarkastaneensa tapaukseen liittyviä asiakirjoja koskeneita rekistereitä ja arkistoja. Yksikön mukaan salassa pidettävien asiakirjojen rekisteriin ja arkistoon on tullut rekisteröidyksi useina vuosina vain yksittäisiä asiakirjoja koko sisäministeriössä ja olisi erikseen paikallaan selvittää, ovatko kaikki sisäministeriön virkamiesten hallussa olevat suojaustasoon II luokitellut asiakirjat tulleet rekisteröidyiksi ja arkistoiduiksi. Apulaisoikeuskansleri piti perusteltuna, että sisäministeriö suorittaisi mainitunlaisen selvitystyön.

Sisäministeriö myönsi, että apulaisoikeuskanslerin pyyntöön vastaaminen oli useistakin eri syistä viivästynyt useita viikkoja. Apulaisoikeuskansleri yhtyi lisäksi tiedonhallintayksikön ja sisäministeriön esittämiin näkemyksiin siitä, miten hänen pyyntönsä olisi tullut käsitellä ministeriössä. Apulaisoikeuskansleri saattoi sisäministeriön tietoon päätöksessään esittämänsä näkemykset hänen pyyntönsä käsittelystä ministeriössä. 

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.