02.06.2009

Hallintotehtävä - Vastaus - Hyvä hallinto - Arkisto

Arkistotoimen asianmukainen hoitaminen

Kantelija oli halunnut tutustua opiskelijavalinnan hakemusasiakirjoihin. Hänen ottaessaan tästä syystä sähköpostitse yhteyttä yliopistoon, pyydetyt hakemusasiakirjat oli jo hävitetty eikä asiakirjoja siten voitu toimittaa. Hävittäminen oli tapahtunut muualla kuin voimassa olleen arkistotoimen johtosäännön määräämässä paikassa. Kantelija oli tiedustellut asiakirjoja usealta virkamieheltä. Hän oli joutunut lähettämään kymmenkunta tiedustelua ennen kuin sai varman tiedon asiakirjojen kohtalosta, koska tiedusteluihin vastattiin yleisellä tasolla ja vastaukset olivat myös keskenään ristiriitaisia.

Arkistolain 7 §:n 2 momentin mukaan arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä hallinnon asiakkaiden oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista.

Apulaisoikeuskansleri totesi päätöksessään, että arkistotoimen hoito on julkinen hallintotehtävä, jossa on varsinaisten arkistotointa koskevien lakien ja muiden säädösten ohella noudatettava myös perustuslain 21 §:n 2 momentissa taattua ja hallintolain säätelemää hyvää hallintoa. Hallintolain 7, 8 ja 9 §:ssä säädetään viranomaisen palvelu-, neuvonta- ja vastausvelvollisuudesta. Nämä hyvän hallinnon perusteet edellyttävät, että viranomainen antaa tietyn toimintakokonaisuuden hoidosta asianmukaisen asiakaspalvelun ja viranomaisen tehokkaan sisäisen toiminnan mahdollistavat ohjeet ja määräykset sekä myös valvoo antamiensa määräysten noudattamista. Yksittäisiltä virkamiehiltä kyseiset säännökset edellyttävät tiedustellun asian riittävää selvittämistä ja mahdollisimman kattavaa ja sisällöltään oikeaa vastausta.

Saadun selvityksen mukaan yliopisto oli säilyttänyt pyydettyjä asiakirjoja kauemminkin kuin voimassa ollut arkistosuunnitelma ja vakiintunut käytäntö edellyttivät. Koska asiakirjojen hävittämisessä oli noudatettu niiden hävittämisajankohdasta annettuja määräyksiä, niiden tosiasiallisella hävittämispaikalla ei ollut kantelijan oikeusturvan kannalta merkitystä. Asiakirjojen säilyttämisestä ja hävittämisestä oli annettu sinänsä riittävät määräykset. Kantelijan tiedusteluihin annetuista vastauksista kuitenkin ilmeni, että määräysten yhtenäinen noudattaminen kaikkialla yliopiston hallinnossa oli epävarmaa ja tietoisuus oikeista toimintatavoista vaihteli eri viranhaltijoiden välillä. Henkilökunnan epätietoisuus asiakirjojen hävittämistavoista ja -paikoista heikensi osaltaan asiakkaan saamaa palvelua.

Apulaisoikeuskansleri lausui yliopiston tietoon saattamanaan käsityksenä, että arkistolain ja hallintolain edellyttämän hyvän hallinnon mukainen arkistotoiminta vaatii riittävien määräysten lisäksi myös niiden tehokasta saattamista koko henkilökunnan tietoon. Hallintotehtävän asianmukainen hoito edellyttää myös seurantaan perustuvaa varmistumista siitä, että annettuja määräyksiä säännönmukaisesti noudatetaan.

Perustuslaki 21 § 2 mom

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.