Finlex ®

Hallintomenettely - Hyvä tiedonhallintatapa - Kirjeeseen vastaaminen

Kirjeeseen vastaaminen ja huolellisuus asiakirjojen käsittelyssä

Kantelukirjoituksen mukaan verohallitus ei ollut vastannut kantelijan kirjeeseen.

Asiaa selvitettäessä kävi ilmi, ettei nyt puheena ollutta kirjettä ollut kyetty jäljittämään verohallituksesta eikä paikallisesta verotoimistosta, vaikka se diaarimerkintöjen mukaan oli asianmukaisesti kirjattu saapuneeksi. Toisaalta selvityksen mukaan kantelija oli eräissä muissa yhteyksissä jo saanut vastauksen nyt esillä olleeseen kysymykseen.

Apulaisoikeuskanslerin mukaan oli aihetta epäillä, että kirjeeseen vastaamatta jättäminen oli voinut johtua ensisijaisesti juuri siitä, että kirje oli joko kokonaan hävinnyt tai että se oli verohallituksen esittämällä tavalla voinut joutua erehdyksessä jonkin toisen asiakirja-aineiston yhteyteen niin, ettei sitä ole voitu jäljittää. Joka tapauksessa se, ettei viranomaiselle osoitettua kirjettä ollut voitu jälkikäteen löytää, oli osoitus puutteesta käytännön hallintotoiminnassa ja eritoten viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 18 §:ssä säädetyn hyvän tiedonhallintatavan käytännön toteutumisessa. Tämän vuoksi apulaisoikeuskansleri kiinnitti verohallituksen huomiota hyvän tiedonhallintatavan asettamiin vaatimuksiin ja samalla myös yleiseen huolellisuuteen asiakirjoja käsiteltäessä.

Edelleen apulaisoikeuskansleri totesi, ettei hankitusta selvityksestä ilmennyt, että juuri nyt puheena olevaan asiakirjapyyntöön olisi jossakin aikaisemmassa vaiheessa jo vastattu. Sittemmin verohallitus oli kuitenkin toimittanut kantelijalle asianmukaisen vastauksen, tosin vasta oikeuskanslerinviraston selvityspyynnön johdosta. Apulaisoikeuskansleri saattoi tältä osin verohallituksen tietoon hyvän hallinnon kirjeisiin vastaamiselle asettamista vaatimuksista esittämänsä näkökohdat.

PL 21 §
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 18 §