Valitusasiakirjojen katoaminen ja ratkaisun viivästyminen sekä asiakirjahallinnan puutteet
- Asiasanat
- Viivästyminen, Valitus, Asiakirja, Katoaminen, Asiakirjahallintajärjestelmä
- Tapausvuosi
- 2003
- Antopäivä
- Diaarinumero
- 629/1/02
- Ratkaisija
- Oikeuskansleri
Korkeimman hallinto-oikeuden valitusasiassa siirtämät asiakirjat olivat saapuneet sisäasiainministeriölle 27.9.1995. Ministeriö oli ratkaisut valituksen kohdaltaan 18.8.2002.
Päätöksessään oikeuskansleri on todennut, että valitusasian käsittely ja ratkaiseminen ministeriössä oli kestänyt lähes seitsemän vuotta. Asiassa ei ollut ilmennyt sellaisia seikkoja, jotka perustelisivat näin pitkää käsittelyaikaa. Asiakirjojen katoaminen tuntemattomasta syystä ei ollut, kun otettiin huomioon seuraavassa kappaleessa esitetyt seikat, sellainen seikka, jolla olisi merkitystä arvioitaessa yhtiön oikeutta saada valituksensa asianmukaisesti käsitellyksi. Oikeuskansleri on katsonut, että yhtiö ei ollut saanut valitustaan käsitellyksi ilman aiheetonta viivytystä ja että ministeriön menettely on loukannut hallitusmuodon 16 §:n 1 momentissa ja perustuslain 21 §:n 1 momentissa turvattua perusoikeutta.
Edellä lausuttuun liittyen oikeuskansleri on todennut, että ministeriössä ei valitusasiakirjojen ja valituksen käsittelyä koskevan kiirehtimiskirjeen saapumisen 12.8.1997 aikoihin ollut käytössä sellaista asiakirjojen hallinta- ja seurantajärjestelmää, josta olisi selvinnyt valitusasian käsittelijä sekä asiassa suoritetut toimenpiteet ja käsittelyvaihe. Asiassa saadun selvityksen mukaan tämä oli ollut keskeisin syy siihen, että asiakirjojen jouduttua kadoksiin niitä ei ollut pystytty jäljittämään. Järjestelmän puuttumisesta huolimatta olisi oikeuskanslerin mielestä se seikka, että ministeriön kirjaamon diaarissa oli vuosikausia vireillä asia ilman muita merkintöjä kuin valitusasiakirjoja ja asian kiirehtimiskirjettä koskevat saapumismerkinnät, antanut aihetta ryhtyä tarkemmin selvittämään, mitä asialle on tapahtunut. Ministeriön toimittamasta selvityksestä ei ilmennyt, miten ministeriössä mahdollisesti oli tältä osin menetelty. Oikeuskanslerin käsityksen mukaan ministeriön toiminta asioiden käsittelyn seurannan osalta ei tuolloin vastannut hyvälle hallintotoiminalle asetettavia vaatimuksia.
Oikeuskansleri on saattanut edellä selostetut ministeriön toimintaa koskevat havainnot ja johtopäätökset ministeriön tietoon huomautuksena.