831/1994

Denna lag gäller följande arkivbildare:

På riksdagen, riksdagens justitieombudsmans kansli, statens revisionsverk och forskningsinstitutet för internationella relationer och EU-frågor tillämpas dock endast 6 och 7 § samt 8 § 1 och 2 mom. (23.11.2007/1067)

Om republikens presidents arkiv stadgas särskilt.

Statsrådet och ministerierna utgör en arkivbildare. (19.12.2014/1138)

På den evangelisk-lutherska kyrkans arkiv tillämpas vad som stadgas i kyrkolagen.

På myndigheter i landskapet Åland tillämpas vad som stadgas i landskapslagarna och vad som stadgas eller bestäms med stöd av dem. Denna lag tillämpas dock på statliga myndigheter verksamma i landskapet Åland med de begränsningar som anges i 30 § 17 punkten självstyrelselagen för Åland (1144/91) .

Ett arkiv omfattar de handlingar som inkommit till arkivbildaren på grund av dess uppgifter eller som tillkommit genom dess verksamhet.

Med handling avses i denna lag en framställning i skrift eller bild eller en på elektronisk väg eller på annat sätt åstadkommen framställning som kan läsas, avlyssnas eller annars uppfattas med tekniska hjälpmedel.

Arkivfunktionen har till uppgift att säkerställa att handlingar hålls tillgängliga och bevaras, att sköta den informationstjänst som hänför sig till dem, att bestämma handlingars förvaringsvärde och att gallra ut onödigt material.

Arkivfunktionen skall skötas så att den stöder arkivbildaren i dess uppgifter samt tillgodoser enskilda personers och sammanslutningars rätt att få uppgifter ur offentliga handlingar och att enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd samt datasekretess har beaktats på behörig sätt och att tillgången på handlingar som ansluter sig till enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd säkerställs och att handlingarna betjänar forskningen som informationskällor.

Arkivfunktionens krav skall beaktas i arkivbildarens informations- och dokumentförvaltning.

Arkivbildaren skall bestämma hur planeringen av, ansvaret för och den praktiska skötseln av arkivfunktionen ordnas.

Arkivbildaren skall bestämma förvaringstiderna och förvaringssätten för handlingar som inkommer och uppstår till följd av skötseln av uppgifterna och ha en arkivbildningsplan över dem. När förvaringstiderna för handlingarna bestäms skall beaktas vad som särskilt stadgas och bestäms om dem.

Arkivverket bestämmer vilka handlingar och uppgifter i handlingar som skall förvaras varaktigt.

Arkivfunktionen i en kommun skall organiseras av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen skall utse den tjänsteinnehavare eller funktionär som leder kommunens arkivfunktion och arkivbildning och svarar för de handlingar som skall förvaras varaktigt.

Vad 1 mom. stadgar om kommuner gäller också samkommuner och andra motsvarande samarbetsformer.

Arkivverket har rätt att utan hinder av sekretesstadgandena få uppgifter om arkivbildarnas arkivfunktion och inspektera de i 1 § 1 mom. nämnda arkivbildarnas arkivfunktion.

Framställningen av handlingar och lagringen av information som skall förvaras varaktigt skall ske med användning av material och metoder för långtidsförvaring så som arkivverket särskilt bestämmer.

Handlingar skall förvaras så att de är skyddade mot förstörelse, skada och obehörig användning.

Handlingar som skall förvaras varaktigt skall förvaras i sådana arkivutrymmen som arkivverket särskilt bestämmer.

Handlingar som inte skall förvaras varaktigt skall efter den förvaringstid som fastställts för dem gallras ut så att datasekretessen är tryggad.

Handlingar som hör till i 1 § 1 mom. 1 punkten nämnda arkivbildare och som ska förvaras varaktigt ska överföras till riksarkivet, ett landsarkiv eller något annat arkiv så som arkivverket särskilt bestämmer. Vad som sägs i detta moment gäller dock inte utrikesförvaltningen. (23.11.2007/1067)

Den överlåtande myndigheten svarar för förvaringen av handlingarna före överföringen, för att handlingarna ställs i sådant skick att de kan överföras och för de kostnader som föranleds av överföringen till arkivverket.

Riksarkivet och landsarkiven kan på basis av ett särskilt avtal även ta emot sådana handlingar från andra arkivbildare som skall förvaras varaktigt. Om det inte särskilt stadgats om överlåtna handlingars offentlighet, iakttas 17 § 2 mom.

Riksarkivet bestämmer om förstöring av originalexemplaren av handlingar som Riksarkivet har bestämt att ska bevaras varaktigt och som överförts till elektronisk form. Originalexemplaret av en handling får förstöras om detta kan ske utan att bevarandet av, integriteten för eller konstaterandet av autenticiteten av handlingen eller av uppgifterna i den äventyras och utan att handlingens kulturhistoriska värde eller juridiska bevisvärde minskar.

Handlingar kan lånas ut endast till en annan myndighet eller till arkivverket eller någon annan inrättning där användningen av dem är övervakad och förvaringen säker.

Arkivverket kan meddela arkivbildare som avses i 1 § 1 mom. 1 punkten föreskrifter om registrering och förteckning av handlingar.

Ett privat arkiv eller handlingar som hör till det kan med stöd av ett avtal som ingås med arkivets ägare övertas för att förvaras och vårdas av riksarkivet, ett landsarkiv eller något annat arkiv som avses i denna lag.

I fråga om offentlighet för sådana privata brev och andra handlingar som hör till ett privat arkiv som avses i 1 mom. gäller vad som med överlåtaren överenskommits om offentligheten. Om offentligheten gäller dessutom i tillämpliga delar vad som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. (21.5.1999/689)

Arkivverket kan föra register över privata arkiv och därtill hörande handlingar som är av betydelse för den vetenskapliga forskningen.

Löper ett arkiv eller en därtill hörande handling som är i privat ägo och som med tanke på den vetenskapliga forskningen eller annars är av betydelse uppenbar risk att förstöras eller förkomma eller utbjuds arkivet eller handlingen till salu, har arkivverket inom till buds stående anslag rätt att till gängse pris lösa in den privata handlingen eller arkivet eller ta en kopia därav. Samtidigt skall bestämmas när det inlösta materialet blir offentligt med iakttagande i tillämpliga delar av vad som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. (21.5.1999/689)

Om utförsel ur landet av handlingar som avses i denna paragraf stadgas särskilt.

Arkivverket kan förordna att en handling, en samling eller ett arkiv som kan antas uppfylla villkoren i 19 § 1 mom. omedelbart skall överföras till riksarkivet eller till ett landsarkiv eller till någon annan säker förvaringsplats hos en myndighet för att där förvaras tills frågan om inlösning eller kopiering har blivit avgjord genom ett lagakraftvunnet beslut.

Uppgifter ur en handling, en samling eller ett arkiv som avses i 1 mom. får inte lämnas till obehöriga under förvaringstiden, inte heller senare, om anspråket på inlösning eller kopiering förkastats och beslutet härom vunnit laga kraft.

Omprövning av ett beslut av arkivverket får begäras på det sätt som anges i förvaltningslagen (434/2003) .

Det beslut som meddelas med anledning av begäran om omprövning får överklagas genom besvär hos förvaltningsdomstolen på det sätt som anges i förvaltningsprocesslagen (586/1996) . Över förvaltningsdomstolens beslut får besvär anföras endast om högsta förvaltningsdomstolen beviljar besvärstillstånd.

Ändring i ett förordnande av arkivverket om temporär förvaring enligt 20 § 1 mom. får dock inte sökas genom separata besvär.

Bestämmelser om skötseln av de uppgifter som enligt denna lag hör till arkivverket, Riksarkivet eller landsarkiven finns i 2 § 6 punkten i lagen om Riksarkivet (1145/2016) .

Riksarkivet har trots bestämmelserna i 16 § 1 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet rätt att i elektronisk form lämna ut uppgifter ur myndighetshandlingar som bevaras varaktigt i Riksarkivet.

Trots vad som föreskrivs i 14 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet ska Riksarkivet meddela ett avgörande som gäller en begäran om utlämnande av en handling som bevaras varaktigt hos Riksarkivet senast inom en månad från mottagandet av begäran. Den tidsfrist som avses ovan är dock två månader om

Närmare stadganden om verkställigheten av denna lag kan utfärdas genom förordning.

Denna lag träder i kraft den 1 oktober 1994.

Åtgärder som verkställigheten av lagen förutsätter får vidtas innan den träder i kraft.

Genom denna lag upphävs arkivlagen av den 20 februari 1981 (184/81) . Statsrådets beslut av den 27 april 1983 om distriktsindelningen för landsarkiven (392/83) som givits med stöd av den lag som upphävs samt beslut och föreskrifter vilka givits med stöd av den lag som upphävs och på basis av förordning som utfärdats med stöd av lagen och vilka gäller varaktig förvaring av handlingar, förtecknande och registrering av statliga myndigheters handlingar, framställning av handlingar som förvaras varaktigt samt arkivutrymmen för handlingar som skall förvaras varaktigt gäller dock tills vidare.