18.12.1989 25/1989

Väestöluettelo - Yhteysvaatimus

Tietosuojalautakunta hylkäsi Postipankki Oy:n hakemuksen saada pitää hallussaan ja käyttää väestörekisterikeskuksen väestöluetteloita henkilötunnusten tarkastamiseen. Lupa oli tarpeen muun muassa yhteysvaatimuksesta poikkeamiseen.

ASIA
Henkilötietojen tallettamista ja käyttöä koskeva poikkeuslupahakemus

HAKIJA
Postipankki Oy

HAKEMUS:
Hakija on pyytänyt poikkeuslupaa saada pitää hallussaan ja käyttää henkilötietojen tarkastamiseen kolmea kappaletta väestörekisterikeskuksen aakkosellisia väestöluetteloita eli ns. maammekirjoja.

Lisäksi hakija on pyytänyt väliaikaista lupaa väestöluetteloiden hallussapitoon ja käyttöön, kunnes tietosuojalautakunta ehtii ottaa hakemuksen varsinaisesti käsiteltäväkseen ja lupahakemus on ratkaistu.

Väestöluetteloiden käyttötarkoitukset

Hakija on ilmoittanut käyttävänsä väestöluetteloita henkilötietojen, lähinnä henkilötunnuksen tarkastamiseen

1. rakennusalan ja ravintolamuusikoiden lomarahajärjestelmän hoidossa ja lomarahojen maksatuksessa;

2. työttömyyskassojen jäsenmaksujen perintäjärjestelmän hoitamisessa ja työttömyyspäivärahojen maksatuksessa;

3. valtion toistuvaissuoritusten ja lapsilisien maksuvälityksessä.

Väestöluetteloiden tietosisältö

Hakijalta saadun selvityksen mukaan hakemuksessa tarkoitetut aakkoselliset väestöluettelot ovat vuoden 1988 tammikuulta ja sisältävät tietoja kaikista elossa olevista henkilöistä, joille on annettu henkilötunnus. Lisäksi luetteloissa on tiedot kahden viimeisen vuoden aikana kuolleista henkilöistä. Väestöluetteloissa on seuraavat tiedot henkilöstä:

1. A Aktiivisuus- ja poissaolotunnus

1= Asuu vakinaisesti pohjoismaissa

2= Asuu vakinaisesti muualla ulkomailla kuin pohjoismaissa

3= Todettu kahdessa peräkkäisessä henkikirjoituksessa
jatkuvasti tietymättömissä olevaksi

4= Syntynyt poissaolevaan väestöön, rekisteröity poissaolevaan
väestöön tai perhetietojen siirrossa tai
sitä ennen siirretty poissaolevaan väestöön

5= Ulkomaalainen poistettu väestörekisteristä asetuttuaan
vakinaisesti ulkomaille

K= Henkilö kuollut

P= Henkilötunnus on mitätöity eli passivoitu

2. Nimitiedot

- etu- ja sukunimi
- aikaisemmat etu- ja sukunimet

3. Henkilötunnus

4. Väestörekisteri

5. Kotikunta

6. Muuttopäivä (= päivä, jolloin henkilö on muuttanut kotikuntaansa)

7. Henkikirjoituskunta

8. Edellinen henkikirjoituskunta

9. Tieto siitä, mistä vuodesta lähtien henkilö on ollut henkikirjoitettu
nykyisessä kotikunnassaan

10. Siviilisääty (naimaton, avioliitossa, eronnut, leski)

11. Syntymäkotikunta

12. Äidinkieli

13. Kansalaisuus ellei Suomen

14. Ulkomaille muuttaneen asuinvaltio

15. Entinen henkilötunnus

16. Kuolintieto

Väestöluetteloiden sisältämistä tiedoista hakija on suullisesti ilmoittanut tarvitsevansa lähinnä henkilötunnuksia sekä nimi- ja kotipaikkatietoja. Hakemuksesta ja hakijalta saaduista lisäselvityksistä ei ilmene, kuinka usein oikea henkilötieto pystytään selvittämään hakemuksessa tarkoitettujen väestöluetteloiden avulla.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

PÄÄTÖS

Tietosuojalautakunta hylkää hakemuksen.

PERUSTELUT

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitetut väestöluettelot ovat henkilörekisterilain 2 §:n 2 kohdassa tarkoitettuja henkilörekistereitä ja Postipankki Oy niiden henkilörekisterilain 2 §:n 3 kohdassa tarkoitettu rekisterinpitäjä.

1. Rakennusalan ja ravintolamuusikoiden lomarahajärjestelmän hoito ja lomarahojen maksatus

Hakemuksen mukaan Suomen Rakennusteollisuusliiton ja Rakennustyöläisten Liiton välisessä rakennusalan työntekijäin vuosilomia koskevassa työehtosopimuksessa on sovittu, että työnantajat toimittavat Postipankille työntekijöiden tiedot ja tilittävät lomarahat Postipankissa olevalle tilille neljännesvuosittain. Postipankki suorittaa veronpidätyksen lomarahoista ja tilittää työeläketilityksen. Tilityksissä on verotuksen ja eläketurvan vuoksi oltava oikeat henkilötunnukset. Hakemuksen mukaan ravintolamuusikoiden osalta on olemassa vastaavanlainen järjestelmä kuin rakennusalalla.

Hakijalta saadun tiedon mukaan lomarahajärjestelmän piiriin kuuluu yhteensä noin 90.000 henkilöä, joista suurin osa on rakennusalalla. Hakijalta saadun selvityksen mukaan vuodessa on kaksi lomarahojen suurmaksatusta, toinen kesäkuun lopussa ja toinen 12.12. mennessä. Noin 80 % maksuista maksetaan suurmaksatuksissa ja loput maksuista suoritetaan pitkin vuotta.

Työnantajien hakijalle toimittamassa materiaalissa on usein virheellisiä tai puutteellisia henkilötunnuksia. Hakija katsoo, että ellei henkilötunnuksia saada tarkistettua jostain luotettavasta lähteestä, kuten väestöluettelosta, viivästyy lomarahojen toimittaminen oikeille saajille. Lisäksi on ennakonpidätyksen ja LEL-tilityksen osoittaminen oikeaan henkilöön kohdistuvaksi mahdotonta.

2. Työttömyyskassojen jäsenmaksujen perintäjärjestelmän hoitaminen ja työttömyyspäivärahojen maksatus

Hakijan hoidossa on hakemuksen mukaan lähes kaikki maamme työttömyyskassat, joiden yhteenlaskettu jäsenmäärä on noin 1,6 miljoonaa. Työnantajien maksuissa on puutteellisia ja virheellisiä henkilötunnuksia. Hakija katsoo, että kun on kysymys suuresta henkilömäärästä, on henkilötunnusten korjailu ja selvittely esimerkiksi työnantajan kanssa äärimmäisen hankalaa ja aikaavievää sekä työntekijän vaihdettua työnantajaa jopa mahdotonta.

Hakijalta 8.12.1989 saadun selvityksen mukaan väestöluetteloa käytetään henkilötietojen selvittämiseen noin 20 kertaa kuukaudessa.

3. Valtion toistuvaissuoritusten ja lapsilisien maksuvälitys

Hakijalta saadun tiedon mukaan sillä ei tällä hetkellä ole hoidettavanaan muita valtion toistuvaissuorituksia kuin lapsilisien maksut.

Kuntien hakijalle lapsilisien maksuvälitystä varten toimittamassa materiaalissa esiintyy hakemuksen mukaan virheellisiä ja puutteellisia henkilötietoja, joiden selvittelyssä käytetään väestöluetteloa. Hakija katsoo, että ellei se pystyisi nykyisessä määrin oikaisemaan lapsilisien maksatuksessa olevia virheitä, joutuisivat kunnat tällöin tekemään tarkistustoimenpiteitä eri puolilla maata, eikä maksuja pystyttäisi toimittamaan nykyisellä nopeudella maksun saajille.

Yhteysvaatimus

Henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentissa on säädetty henkilötietojen tallettamiselle asetetusta yhteysvaatimuksesta. Yhteysvaatimus merkitsee, että ilman rekisteröidyn suostumusta tai tietosuojalautakunnan lupaa saa henkilörekisteriin kerätä ja tallettaa tietoja vain henkilöistä, joilla on lainkohdassa tarkoitettu asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan, jollei rekisterin pitäminen johdu rekisterinpitäjälle säädetystä taikka lain tai asetuksen nojalla määrätystä tehtävästä.

Yhteysvaatimuksella on tarkoitettu suojata rekisteröidyn yksityisyyttä ja oikeusturvaa estämällä asiaankuulumattomien henkilötietojen kerääminen ja rekisteröinti. Yhteysvaatimus on katsottu tärkeäksi myös siksi, että yleisten etujen vuoksi on aiheellista mahdollisimman pitkälle estää yksityisten väestörekistereiden syntyminen.

Tietosuojalautakunta katsoo, että asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toiminnan ja rekisteröitävien välillä ei täyty sillä perusteella, että hakija mahdollisesti joutuu hakemuksessa tarkoitettuja tehtäviä suorittaessaan selvittämään joidenkin väestöluetteloon sisältyvien henkilöiden henkilötietoja. Koska väestöluetteloiden pito ei johdu hakijalle säädetystä tai määrätystä tehtävästä, eivätkä rekisteröidyt myöskään ole antaneet suostumustaan tietojensa tallettamiseen hakijan väestöluetteloihin, tarvitsee hakija henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitetun poikkeusluvan yhteysvaatimuksesta.

Tarpeellisuusvaatimus

Henkilörekisterilain 5 §:n 2 momentissa säädetyn tarpeellisuusvaatimuksen mukaan henkilörekisteriin saa kerätä vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. Tarpeellisuusvaatimus tähtää henkilötietojen rekisteröinnin minimointiin.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakijan väestöluetteloissa olevat tiedot ovat tarpeettomia siltä osin kuin tiedot koskevat henkilöitä, joiden henkilötietoja hakijan ei tarvitse hakemuksessa tarkoitettuja tehtäviä suorittaessaan selvittää. Niiltäkin osin kuin väestöluettelot sisältävät tietoja henkilöistä, joiden henkilötiedot on selvitettävä, valtaosa tiedoista on sellaisia, joita ei yleensä tarvita henkilötietojen selvittämisessä. Lisäksi ainakin tiedot siviilisäädystä, syntymäkotikunnasta, äidinkielestä, kansalaisuudesta ja ulkomaille muuttaneen asuinvaltiosta ovat hakijan tehtävien hoitamisen kannalta aina tarpeettomia.

Edellä mainitun perusteella tietosuojalautakunta katsoo, että hakija tarvitsee henkilörekisterilain 37 §:ssä säädetyn poikkeusluvan tarpeellisuusvaatimuksesta.

Rekisterinpidon asianmukaisuusvaatimus

Henkilörekisterilain 4 §:n 1 momentin mukaan henkilörekisterin käytön tulee olla asiallisesti perusteltu rekisterinpitäjän toiminnan ja hallinnon kannalta. Tämä merkitsee sitä, että käytön tulee olla hyväksyttävää yleisen mittapuun mukaan arvosteltuna.

Asianmukaisuusvaatimus edellyttää, että henkilörekisterin pitämisen tulee olla tarpeen, jotta rekisterinpitäjä voisi hoitaa toimialaansa kuuluvia tehtäviä asianmukaisesti. Henkilötietojen käyttötarve sinänsä ei vielä oikeuta henkilörekisterin pitämiseen, jos ao. tehtävien hoito on järjestettävissä käyttämättä henkilörekisteriä.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakija pystyy hoitamaan hakemuksessa tarkoitetut tehtävänsä asianmukaisesti ilman hakemuksessa tarkoitettuja koko Suomen väestön kattavia, tietomäärältään laajoja yksityisiä väestörekistereitä. Henkilötietojen selvittämisessä tarvittavat tiedot ovat tarvittaessa saatavissa muun muassa työnantajilta, kihlakuntien rekisterinpitäjiltä ja väestörekisterikeskukselta. Lapsilisän nostajaa koskevat henkilötiedot voidaan selvittää luotettavasti kuntien sosiaalilautakunnilta, jotka lapsilisän täytäntöönpanosta annetun asetuksen (547/1948) 7 §:n (201/1950) nojalla pitävät kortistoa lapsilisän nostamiseen oikeutetuista henkilöistä.

Edellä mainitun perusteella tietosuojalautakunta katsoo, että hakija tarvitsee henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitetun poikkeusluvan myös henkilörekisterilain 4 §:ssä säädetystä asianmukaisuusvaatimuksesta.

Tietojen laatua koskevat vaatimukset

Henkilörekisterilain 9 §:n mukaan rekisterinpitäjän on käyttämällä luotettavia tietolähteitä huolehdittava siitä, ettei henkilörekisteriin merkitä virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita tietoja. Rekisterinpitäjän velvollisuutta arvioitaessa on otettava huomioon henkilörekisterin käyttötarkoitus sekä rekisterin käytön merkitys rekisteröidyn yksityisyyden suojalle sekä hänen eduilleen ja oikeuksilleen.

Henkilörekisterilain 15 §:n mukaan rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, että rekisterin käyttötarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto oikaistaan, poistetaan tai täydennetään, jos on ilmeistä, että tällainen tieto vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa taikka hänen etujaan tai oikeuksiaan.

Hakijan väestöluettelot ovat vuoden 1988 tammikuulta, joten ne sisältävät paljon vanhentunutta tietoa, esimerkiksi rekisteröidyn nimi tai kotipaikka on voinut muuttua. Tietojen vanhentuneisuus ja niiden käyttötarkoitus huomioon ottaen tietosuojalautakunta katsoo, että tiedot saattavat vaarantaa rekisteröidyn oikeuksia siten, että vanhentuneet tiedot voivat aiheuttaa muun muassa maksun kohdistumisen väärään henkilöön. Tämän vuoksi hakija tarvitsee poikkeusluvan myös henkilörekisterilain 9 ja 15 §:n säännöksistä.

Poikkeusluvan myöntämisen edellytykset

Poikkeuslupa yhteys-, tarpeellisuus-, asianmukaisuus- ja tietojen laatua koskevasta vaatimuksesta voidaan myöntää vain painavasta syystä ja edellyttäen, että rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa ja valtion turvallisuuden vaarantuminen voidaan estää.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitetun kaltainen laajamittainen rekisterinpito ei ole tarpeen hakijan tehtävien asianmukaisen hoitamisen kannalta. Lautakunta katsoo, ettei ole painavaa syytä myöntää hakijalle poikkeuslupaa hakemuksessa tarkoitettujen laajojen yksityisten väestörekisterien hallussapitoon ja käyttöön sillä perusteella, että hakija niiden avulla mahdollisesti pystyisi selvittämään joidenkin väestöluetteloon sisältyvien henkilöiden oikeat henkilötiedot nopeammin kuin turvautumalla muihin saatavilla oleviin tietolähteisiin.

Väliaikainen poikkeuslupa

Poikkeusluvan myöntämisen edellytyksistä on säädetty henkilörekisterilain 37 §:ssä. Edellytykset koskevat myös määräaikaista poikkeuslupaa. Tietosuojalautakunta ei voi myöntää määräaikaista poikkeuslupaa ilman, että poikkeusluvan tarve ja luvan myöntämisen edellytykset on selvitetty.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2 §
Henkilörekisterilaki 4 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 5 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 5 § 2 mom
Henkilörekisterilaki 9 §
Henkilörekisterilaki 15 §
Henkilörekisterilaki 37 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.