04.12.1989 24/1989

Väestöluettelo - Yhteysvaatimus

Tietosuojalautakunta hylkäsi Keski-Suomen lääninhallituksen oikeushallintotoimiston hakemuksen saada pitää hallussaan ja käyttää väestörekisterikeskuksen väestöluetteloita. Lupa oli tarpeen yhteysvaatimuksesta poikkeamiseen.

ASIA
Henkilötietojen tallettamista ja käyttöä koskeva poikkeuslupahakemus

HAKIJA
Keski-Suomen lääninhallituksen oikeushallintotoimisto

HAKEMUS
Hakija pyytää poikkeuslupaa henkilörekisterilain ja -asetuksen säännöksistä saada pitää hallussaan ja käyttää aakkosellista väestöluetteloa (ns. maammekirjaa) toistaiseksi.

Hakijalta saadun tiedon mukaan väestöluettelo on vuoden 1988 tammikuulta ja sisältää seuraavat tiedot:

- nimi
- henkilötunnus
- nykyinen henkikirjoituskunta
- entinen henkikirjoituskunta
- muuttopäivä
- siviilisääty
- äidinkieli

Hakija ilmoittaa käyttävänsä väestöluetteloa vankeusrangaistukseen, sakkoon tai valtiolle muita seuraamuksia maksamaan tuomittujen olinpaikan selvittämisessä, kun asiakirjat palaavat tuntemattomuusesteellä alitäytäntöönpanijoilta.

TIETOSUOJALAUTAKUNNAN PÄÄTÖS JA PERUSTELUT

PÄÄTÖS

Tietosuojalautakunta hylkää hakemuksen.

PERUSTELUT

Lääninhallitusasetuksen 9 §:n mukaan lääninhallituksen oikeushallinto-osasto käsittelee mm. asiat, jotka koskevat valtion saatavien valvontaa ja rangaistusten täytäntöönpanoa. Milloin lääninhallituksessa on oikeushallintotoimisto, se käsittelee mainitut asiat.

Vankeusrangaistuksen täytäntöönpanosta annetun asetuksen 13 §:n mukaan silloin kun täytäntöönpantavaan vankeusrangaistukseen tuomitun oleskelupaikka ei ole tiedossa, maistraatin tai nimismiehen on palautettava täytäntöönpanoasiakirja lääninhallitukselle, jonka on selvitettävä tuomitun oleskelupaikka. Jos oleskelupaikkaa ei saada selville, lääninhallituksen on annettava etsintäkuulutus.

Hakijalta saadun tiedon mukaan tuntemattomuusesteellä hakijalle palautuu alitäytäntöönpanijoilta vuodessa noin 300 henkilön asiakirjat. Näistä noin joka neljännen oleskelupaikka pystytään selvittämään väestöluettelon avulla.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitettu väestöluettelo on henkilörekisterilain 2 §:n 2 kohdassa tarkoitettu henkilörekisteri ja Keski-Suomen lääninhallitus sen henkilörekisterilain 2 §:n 3 kohdassa tarkoitettu rekisterinpitäjä.

Yhteysvaatimus

Henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentissa on säädetty henkilötietojen tallettamiselle asetetusta yhteysvaatimuksesta. Yhteysvaatimus merkitsee, että ilman rekisteröidyn suostumusta tai tietosuojalautakunnan lupaa saa henkilörekisteriin kerätä ja tallettaa tietoja vain henkilöistä, joilla on lainkohdassa tarkoitettu asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan, jollei rekisterin pitäminen johdu rekisterinpitäjälle säädetystä taikka lain tai asetuksen nojalla määrätystä tehtävästä.

Tietosuojalautakunta katsoo, että asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toiminnan ja rekisteröitävien välillä ei täyty sillä perusteella, että joidenkin väestöluetteloon sisältyvien henkilöiden oleskelupaikka mahdollisesti myöhemmin joudutaan selvittämään. Koska tällainen rekisterinpito ei johdu hakijalle säädetystä tai määrätystä tehtävästä, eivätkä rekisteröidyt myöskään ole antaneet suostumustaan tietojensa tallettamiseen, tarvitsee hakija henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitetun poikkeusluvan yhteysvaatimuksesta.

Tarpeellisuusvaatimus

Henkilörekisterilain 5 §:n 2 momentin mukaan henkilörekisteriin saa kerätä vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakijan väestöluettelossa olevat tiedot ovat tarpeettomia siltä osin kuin tiedot koskevat henkilöitä, joita koskevia tietoja hakija ei tarvitse hakemuksessa tarkoitettujen tehtäviensä suorittamisessa. Niiltäkin osin kuin väestöluettelo sisältää tietoja henkilöistä, joiden oleskelupaikka hakijan on selvitettävä, eivät äidinkieltä ja siviilisäätyä koskevat tiedot ole yleensä tarpeellisia.

Edellä mainitun perusteella tietosuojalautakunta katsoo, että hakija tarvitsee henkilörekisterilain 37 §:ssä säädetyn poikkeusluvan tarpeellisuusvaatimuksesta.

Rekisterinpidon asianmukaisuusvaatimus

Henkilörekisterilain 4 §:n 1 momentin mukaan henkilörekisterin käytön tulee olla asiallisesti perusteltu rekisterinpitäjän toiminnan ja hallinnon kannalta. Tämä merkitsee sitä, että käytön tulee olla hyväksyttävää yleisen mittapuun mukaan arvosteltuna.

Asianmukaisuusvaatimus edellyttää, että henkilörekisterin pitämisen tulee olla tarpeen, jotta rekisterinpitäjä voisi hoitaa toimialaansa kuuluvia tehtäviä asianmukaisesti. Henkilötietojen käyttötarve sinänsä ei vielä oikeuta henkilörekisterin pitämiseen, jos ao. tehtävien hoito on järjestettävissä käyttämättä henkilörekisteriä.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakija pystyisi hoitamaan hakemuksessa tarkoitetut tehtävänsä asianmukaisesti ilman hakemuksessa tarkoitettua koko Suomen väestön kattavaa henkilörekisteriä. Henkilön oleskelupaikan selvittämisessä tarvittavat tiedot ovat tarvittaessa saatavissa kihlakuntien rekisterinpitäjiltä ja väestörekisterikeskukselta.

Edellä mainitun perusteella tietosuojalautakunta katsoo, että hakija tarvitsee henkilörekisterilain 37 §:ssä tarkoitetun poikkeusluvan myös henkilörekisterilain 4 §:ssä säädetystä asianmukaisuusvaatimuksesta.

Poikkeusluvan myöntämisen edellytykset

Poikkeuslupa yhteys-, tarpeellisuus, ja -asianmukaisuusvaatimuksesta voidaan myöntää vain painavasta syystä ja edellyttäen, että rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa ja valtion turvallisuuden vaarantuminen voidaan estää.

Rekisteröintiä puoltavan syyn painavuutta arvioitaessa on kiinnitettävä huomiota rekisterinpidon tarpeellisuuteen. Tällöin on selvitettävä muun ohella, voidaanko haluttuun lopputulokseen päästä muutoinkin kuin henkilörekisteriä käyttämällä.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitettu rekisterinpito ei ole tarpeellista hakijalle säädettyjen tehtävien asianmukaisen hoitamisen kannalta. Lautakunta katsoo, ettei ole painavaa syytä myöntää hakijalle poikkeuslupaa koko Suomen kansan käsittävän väestöluettelon hallussapitoon ja käyttöön sillä perusteella, että hakija sen avulla pystyisi selvittämään vuodessa ilmoituksensa mukaan noin 75 henkilön oleskelupaikat turvautumatta muihin saatavilla oleviin tietolähteisiin.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2 §
Henkilörekisterilaki 4 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 5 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 5 § 2 mom
Henkilörekisterilaki 37 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.