11.09.1989 20/1989

Hyvä rekisteritapa - Osoitepalvelu

Tietosuojalautakunta ei pitänyt henkilökohtaisen kuluttajamainonnan toteuttamista rekisteröidyn työpaikalla hyvän rekisteritavan mukaisena. Mailer Oy:lle ei myönnetty lupaa saada tallettaa osoitepalveluun käytettävään Toimihenkilörekisteriin henkilörekisteriasetuksen 4 §:n 2 kohdassa mainittuja tietoja laajempia tietoja ja luovuttaa näitä tietoja ulkomaille.

ASIA
Henkilötietojen tallettamista henkilörekisteriin koskeva poikkeuslupahakemus ja henkilötietojen ulkomaille luovuttamista koskeva lupahakemus

HAKIJA
Mailer Oy

A. HENKILÖTIETOJEN TALLETTAMINEN OSOITEPALVELUUN KÄYTETTÄVÄÄN HENKILÖREKISTERIIN

Hakemus
Hakija pyytää lupaa saada tallettaa osoitepalveluun käytettävään Toimihenkilörekisteriinsä alla lueteltuja henkilörekisteriasetuksen 4 §:n 2 kohdassa mainitsemattomia tietoja, joilla hakijan mukaan on seuraava käsitevastaavuus asetuksessa mainittuihin tietoihin:

Toimihenkilörekisteri Henkilörekisteriasetus

Titteli Arvo tai ammatti Osasto Osa henkilön työaikana voimassa
olevaa osoitetta Puhuttelutitteli Arvo tai ammatti Tehtäväalue Arvo tai ammatti Vastuutaso Arvo tai ammatti Kuluttajamainonnan tarjouskielto Osoitteen käyttökielto kuluttajamainonnassa Yrityksen nimi Henkilön työaikana voimassa oleva
osoite Postiosoite Kuten edellinen Käyntiosoite Kuten edellinen Puhelin Henkilön työaikana voimassa oleva
puhelinnumero Lääni Johdettavissa postinumerosta Kunta Kuten edellinen Seutukaava-alue Kuten edellinen

Päätös

Tietosuojalautakunta hylkää poikkeuslupahakemuksen saada tallettaa hakijan osoitepalveluun käytettävään Toimihenkilörekisteriin osastoa, tehtäväaluetta, vastuutasoa, yrityksen nimeä, postiosoitetta, käyntiosoitetta, puhelinta, lääniä, kuntaa ja seutukaava-aluetta koskevia tietoja.

Perustelut

Hakemuksen mukaan tiedot Toimihenkilörekisteriin on saatu hakijan Yritystietopankista ja Toimihenkilörekisteri on olemassa osana hakijan Yritystietopankkia.

Henkilörekisterillä tarkoitetaan henkilörekisterilain 2 §:n 2 kohdan mukaan henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla, sekä sellaista luetteloa, kortistoa tai muuta näihin verrattavalla tavalla järjestettyä henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, josta tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta kustannuksitta.

Henkilötiedolla tarkoitetaan henkilörekisterilain 2 §:n 1 kohdassa muun muassa sellaista henkilön taikka henkilön ominaisuuksien tai elinolosuhteiden kuvausta, joka voidaan tunnistaa tiettyä luonnollista yksityistä henkilöä koskevaksi.

Tietosuojalautakunta katsoo, että koska Toimihenkilörekisteriä on hakijan ilmoituksen mukaan tarkoitus käyttää osoitetietojen luovuttamiseen käytettäväksi suoramarkkinoinnissa, joka kohdistuu rekisteröityihin yksityishenkilön ominaisuudessa, rekisteri on henkilörekisterilaissa tarkoitettu henkilörekisteri ja sen sisältämät tiedot henkilötietoja.

Henkilörekisteriasetuksen 4 §:n 2 kohdassa on säädetty, että pysyvään käyttöön tarkoitettuun osoitepalveluun käytettävään henkilörekisteriin saa henkilörekisterilain 5 §:n 1 momentin estämättä tallettaa henkilötietoja, jos henkilörekisteri sisältää tiedot vain rekisteröidyn nimestä, osoitteesta, puhelinnumerosta, arvosta tai ammatista, iästä, sukupuolesta ja äidinkielestä eikä rekisteri kattavuutensa ja käyttötapansa vuoksi vaaranna valtion turvallisuutta.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitetut titteliä ja puhuttelutitteliä koskevat tiedot vastaavat henkilörekisteriasetuksen 4 §:n 2 kohdassa mainittuja arvoa tai ammattia, eikä näiden tietojen tallettamiseen näin ollen tarvita tietosuojalautakunnan poikkeuslupaa. Kuluttajamainonnan tarjouskiellon osalta tietosuojalautakunta toteaa, että tämän tiedon tallettamiseen ei tarvita poikkeuslupaa, koska tiedon tallettaminen johtuu henkilörekisterilain 23 §:ssä säädetystä rekisteröidyn oikeudesta kieltää itseään koskevan tiedon käyttäminen tai luovuttaminen muun muassa suoramarkkinointiin tai osoitepalveluun.

Muiden hakemuksessa tarkoitettujen tietojen osalta tietosuojalautakunta katsoo, etteivät ne vastaa henkilörekisteriasetuksen 4 §:n 2 kohdassa tarkoitettuja tietoja. Tiedot tehtäväalueesta ja vastuutasosta kertovat tarkempaa tietoa rekisteröitävästä kuin pelkkä tieto arvosta tai ammatista. Yrityksen nimestä, osoitteesta ja puhelinnumerosta käy osoitteen ja puhelinnumeron ohella ilmi myös rekisteröidyn työpaikka ja osastosta voi käydä tarkemmin ilmi, minkälaisissa tehtävissä rekisteröitävä työskentelee. Tämän vuoksi nämä tiedot eivät vastaa henkilörekisteriasetuksen 4 §:n 2 kohdassa tarkoitettuja tietoja rekisteröidyn osoitteesta ja puhelinnumerosta. Tästä seuraa, etteivät myöskään hakemuksessa tarkoitetut työpaikkakohtaiset tiedot läänistä, kunnasta ja seutukaava-alueesta sisälly asetuksessa tarkoitettuun osoitetietoon. Hakija tarvitsee edellä mainittujen henkilörekisteriasetuksen 4 §:n 2 kohdassa mainitsemattomien tietojen tallettamiseen tietosuojalautakunnan henkilörekisterilain 37 §:n nojalla myöntämän poikkeusluvan.

Poikkeuslupa voidaan myöntää vain painavasta syystä ja jos rekisteröidyn yksityisyyden sekä hänen etujensa ja oikeuksiensa ja valtion turvallisuuden vaarantuminen voidaan estää.

Tietoja Toimihenkilörekisteristä on tarkoitus luovuttaa käytettäväksi rekisteröityihin kohdistettavassa henkilökohtaisessa kuluttajamainonnassa. Tietosuojalautakunta ei pidä henkilökohtaisen kuluttajamainonnan toteuttamista rekisteröidyn työpaikalla hyvän rekisteritavan mukaisena.

Lautakunta katsoo, ettei ole painavaa syytä myöntää poikkeuslupaa yrityksen osoitetta kuvaavien tietojen ja yrityksen puhelinnumerotietojen tallettamiseen. Mitä tulee tehtäväaluetta ja vastuutasoa kuvaaviin tietoihin lautakunta katsoo, ettei myöskään näiden tietojen tallettamiseen osoitepalveluun käytettävään Toimihenkilörekisteriin ole painavaa syytä.

B. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN ULKOMAILLE

Hakemus
Hakija hakee pysyväisluonteista lupaa luovuttaa Toimihenkilörekisteristä seuraavia tietoja ulkomaille suoramarkkinointitarkoitukseen:

Tulostuksesta näkyvät ammatti tai titteli, etu- ja sukunimi,
yritys, jossa henkilö työskentelee, yrityksen posti- ja/tai
käyntiosoite ja yrityksen puhelinnumero.

Muita rekisterissä olevia tietoja halutaan käyttää tulostuksen valintaperusteina, mutta ne eivät sisältyisi tulostettavaan aineistoon.

Hakija on suullisesti selittänyt, että lupaa haetaan tietojen luovuttamiseen käytettäväksi rekisteröityihin kohdistettavassa henkilökohtaisessa kuluttajamainonnassa.

Luovutukset tapahtuisivat osoitelipukkeina tai -tarroina sekä magneettisen tietovälineen avulla. Tietoja on tarkoitus luovuttaa Belgiaan, Hollantiin, Italiaan, Kanadaan, Sveitsiin, Tanskaan ja Yhdysvaltoihin.

Päätös

Tietosuojalautakunta hylkää lupahakemuksen.

Perustelut

Henkilötietojen luovuttamisesta ulkomaille on säädetty henkilörekisterilain 22 §:ssä ja henkilörekisteriasetuksen 13 §:ssä. Pykälien perusteella henkilörekisterissä olevien tai sitä varten kerättyjen tietojen luovuttaminen massaluovutuksena hakemuksessa tarkoitettuihin valtioihin edellyttää tietosuojalautakunnan lupaa.

Tietosuojalautakunta katsoo, että hakemuksessa tarkoitetut luovutukset ovat laadultaan henkilörekisterilaissa tarkoitettuja massaluovutuksia ja edellyttävät siten tietosuojalautakunnan lupaa.

Henkilörekisterilain 22 §:n 2 momentin mukaan lupa voidaan myöntää, jos on ilmeistä, että luovutus ei luovutettavien henkilötietojen määrä, laatu ja käyttötarkoitus sekä suoritettavat suojaustoimet huomioon ottaen vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai loukkaa hänen etujaan tai oikeuksiaan taikka vaaranna valtion turvallisuutta.

Tietosuojalautakunta on tällä päätöksellään ratkaissut myös Toimihenkilörekisterin tietosisältöä koskevan poikkeuslupahakemuksen. Koska hakijalle ei myönnetty poikkeuslupaa henkilörekisteriasetuksen 4 §:n 2 kohdassa mainitsemattomien tietojen tallettamiseen, sisältää Toimihenkilörekisteri näin ollen vain seuraavat tiedot:

- etu- ja sukunimi
- sukupuoli
- ammatti
- titteli ja puhuttelutitteli
- kuluttajamainonnan tarjouskielto

Lupaa on haettu tietojen luovuttamiseen ulkomaille käytettäväksi rekisteröityihin kohdistettavassa henkilökohtaisessa kuluttajamainonnassa. Koska Toimihenkilörekisteri ei voi sisältää rekisteröityjen henkilöiden työpaikkakohtaisia yhteystietoja tietosuojalautakunta katsoo, ettei luvan myöntämiseen ole syytä.

SOVELLETUT SÄÄNNÖKSET

Henkilörekisterilaki 2 §
Henkilörekisterilaki 5 § 1 mom
Henkilörekisterilaki 5 § 4 mom
Henkilörekisterilaki 22 §
Henkilörekisteriasetus 4 §
Henkilörekisteriasetus 13 §

Finlex ® on oikeusministeriön omistama oikeudellisen aineiston julkinen ja maksuton Internet-palvelu.
Finlexin sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää Edita Publishing Oy. Oikeusministeriö tai Edita eivät vastaa tietokantojen sisällössä mahdollisesti esiintyvistä virheistä, niiden käytöstä käyttäjälle aiheutuvista välittömistä tai välillisistä vahingoista tai Internet-tietoverkossa esiintyvistä käyttökatkoista tai muista häiriöistä.